Sisu

• Astuda
• 1. osa 2: Ärikirja koostamine
• 2. osa 2: Ärikirja kirjutamine
• Näpunäited

Ettevõtet juhtides peate tõenäoliselt oma klientidele kirju kirjutama. Võimalik, et peate neile rääkima uutest sündmustest või eripakkumistest või peate vastama kliendile, kellel on kaebus teie ettevõtte nimel. Sõltumata teie kirja põhjusest, kasutage alati professionaalset tooni.

Astuda

1. osa 2: Ärikirja koostamine

1. Kasutage professionaalset kirjaplanki. Ärikiri tähistab teie ettevõtet. Nii et see peab välja nägema omanäoline ja kvaliteetne. Sellel peab olema ka ettevõtte logo või kaubamärk.
   • Kirjavormi saate teha Microsoft Wordi paigutustega. Kasutage kirjaplangil kindlasti oma olemasolevat logo või kaubamärki.
2. Avage tekstitöötlusprogramm. Ärikiri tuleks alati luua arvutis.
   • Looge uus dokument ja määrake dokumendi veeristele 1 toll.
   • Kasutage serififti, näiteks Times New Roman, Georgia või Ariel. Kasutage kindlasti fondi suurust, mis pole suurem kui 12, kuid mitte väiksem kui 10. Tähte ei tohiks vale fondi või suuruse tõttu raskesti lugeda.
   • Kasutage kindlasti ühte tühikut.
3. Kasutage ploki kuju. Blokeerimisvorm on ärikirjade kõige levinum vorming. Sellega on ka kõige lihtsam töötada. Iga pealkiri peab olema vasaku veerise vastas ja iga pealkirja järel on tühik. Alustades ülalt alla, peaks teie ärikiri sisaldama järgmisi pealkirju:
   • Praegune kuupäev või kirja saatmise kuupäev. Kuupäev on oluline, kuna seda saab kasutada teie ja adressaadi dokumentide jaoks. Seejärel saab seda ka seaduslikult kasutada. Seega veenduge, et kuupäev oleks õige.
   • Saatja aadress. See on teie aadress, mis on vormindatud standardses aadressivormingus. Kui teie aadress on juba kirjaplangil, võite selle sammu vahele jätta.
   • Adressaadi aadress. See koosneb selle isiku nimest ja aadressist, kellele kirja kirjutate. Hr / proua kasutamine pole kohustuslik. Nii et kui kirjutate näiteks Nina de Vriesile, võite Mevrouw osa välja jätta.
   • Preambul. See võib olla "Kallis proua de Vries" või "Kallis Nina de Vries". Kui te pole kindel, kes kirja loeb, kasutage sõna "Lugupeetud härra või proua". Võite kasutada ka "L.S." -i, kuid ainult viimase abinõuna, kui teil pole aimugi, kes teie kirja loeb.
   • Kirja põhiosa. Keskendume sellele lähemalt hiljem käesolevas artiklis.
   • Kirja sulgemine allkirjaga. See võib olla "Lugupidamisega" või "Lugupidamisega".

2. osa 2: Ärikirja kirjutamine

1. Tehke kindlaks, kes on teie sihtrühm. Kirja toon peaks olema alati professionaalne, olenemata teie sihtrühmast. Kuid peate võib-olla oma keelt või sõnavalikut muutma sõltuvalt saajast. Kui kirjutate teise ettevõtte personaliosakonda, peaksite olema oma keeles ametlikum. Kuid kui kirjutate konkreetsele kliendile, võite kasutada natuke vabamat või vabamat keelt.
   • Sihtrühma kindlaksmääramine tähendab ka seda, et saate oma sihtgrupi suhtes selge olla. Vältige terminoloogia kasutamist, millest teie lugeja aru ei saa. Näiteks ei tea klient tõenäoliselt teie ettevõtte kosmoseprogrammis kasutatud lühendeid, nii et ärge kasutage kirjas olevaid.
   • Hea ärikirja kirjutamise kuldreegel on olla selge, kokkuvõtlik ja viisakas.
2. Esimeses lauses märkige kirja eesmärk. Mõelge kirja eesmärgile. Kas selleks, et teavitada kliente oma uuest asukohast? Kas selleks, et tuletada kliendile meelde maksmata arvet või tasumata jääki? Või vastata kliendi kaebusele? Seda eesmärki silmas pidades looge esimese lause mustand, mis annab teie lugejale kohe teada, milles kiri seisneb. Ärge olge oma kirja eesmärgi osas ebamäärane. Ole otsekohene.
   • Alustage sõnaga "Mina", kui soovite ettevõtte kui omaniku arvamust avaldada. Kasutage ettevõtte või organisatsiooni nimel kirjutades märget „Meie”.
   • Keskenduge otsesele avaldusele, näiteks: "Selle kirjaga tahame teid teavitada" või "Selle kirjaga soovime teid paluda". Kui kirjutate kirja ettevõtte omanikuna, võite kasutada ka lauset "I". Näiteks: "Ma võtan teiega ühendust" või "Kuulsin hiljuti seda ... ja tahaksin rohkem teada ..."
   • Näiteks kui kirjutate (ettevõtte omanikuna) Nina de Vriesile eelmise kuu tasumata konto kohta kirja, võiksite alustada järgmisega: "Ma võtan teiega selle kirja kaudu ühendust, kuna teie kontol on 2015. aasta märtsist tasumata saldot. . "
   • Või kui ettevõtte töötajana vastate kliendi kaebusele ettevõtte kosmoseprogrammi kohta, võite alustada kirjaga: "Saime teie kaebuse meie kosmoseprogrammi kohta Marsile."
   • Võib-olla kirjutate kirja, et kliendile teada anda, et ta on võitnud konkursi või koha koolituskursusel. Alustage lausega nagu: "Mul on hea meel teile teatada ..." või "Soovime teile teatada, et ..."
   • Kui peate edastama halbu uudiseid, alustage lausega: "Meil on kahju teile teatada, et ..." või "Pärast põhjalikku kaalumist otsustasin mitte ..."
3. Kasutage passiivse hääle asemel aktiivset häält. Üldkeeles kasutame sageli passiivset vormi. Kuid passiivne vorm muudab teie kirjutatu igavaks ja segaseks. Aktiivne vorm on ärikirjas palju tõhusam, kuna see annab enesekehtestava tooni.
   • Passiivse vormi näide on näiteks: "Milliseid konkreetseid kaebusi saan teie jaoks lahendada?" Lause teema klient ("sina") on lause lõpus, mitte alguses. lauseosa.
   • Aktiivse vormi näide on näiteks: "Mida ma saan teie kaebuste lahendamiseks teha?" See lause versioon aktiivses vormis on lugeja jaoks palju selgem ja hõlpsamini mõistetav.
   • Passiivse vormi kasutamine võib olla suurepärane viis oma sõnumi edastamiseks, pööramata tähelepanu veale või küsitavale punktile. Kuid kasutage seda ainult siis. Üldiselt on aktiivne vorm ärikirjades palju tõhusam.
4. Juhi tähelepanu varasemale sündmusele või vestlusele lugejaga, kui see on asjakohane. Võib-olla olete selle kuu alguses pöördunud Nina de Vriesiga hoiatusega tema tasumata arve eest. Või avaldas klient eelmisel kuul toimunud konverentsil pettumust kosmoseprogrammi üle. Kui olete lugejaga juba suhelnud, siis tunnistage seda. See tuletab lugejale meelde teie varasemat kontakti ja muudab ärikirja kiireloomulisemaks ja olulisemaks.
   • Kasutage fraasi nagu: "Jätkates minu kirja teie tasumata arve kohta" või "Täname teid märtsis tehtud makse eest". Või "Mais konverentsil oli väga kasulik kuulda oma seisukohta kosmoseprogrammis."
5. Esitage taotlus või pakkuge abi. Pange lugejaga positiivne toon, tehes viisaka taotluse või pakkudes neile abi koostöösuhete näol.
   • Oletame, et olete ettevõtte omanik, kes palub kliendil arve tasuda. Kasutage sellist fraasi nagu: "Ma hindan, kui tasute arve võimalikult kiiresti."
   • Oletame, et kirjutate oma ettevõtte nimel. Kasutage sellist lauset: "Meil oleks hea meel korraldada teie ja meie personaliametniku näost näkku kohtumine."
   • Võite pakkuda ka vastust kõigile lugejate küsimustele või muredele. Kasutage fraasi nagu: "Vastan meeleldi teie kontoga seotud küsimustele või muredele." Või "Kas soovite, et annaksime teile programmi kohta rohkem üksikasju?"
6. Sulgege kiri. Lisage kutse tegevusele nii endale kui ka lugejale. See võib olla maksetaotlus enne kindlat kuupäeva või märkus lugejaga ametliku kohtumise kokkuleppimise kohta.
   • Lisage lause, kus pöördute edaspidi adressaadi poole. "Ootan teid järgmisel nädalal eelarvekoosolekul." Või "ootan, et saaksin seda teiega peakorteri visiidi ajal veelgi arutada."
   • Pöörake tähelepanu kõigile dokumentidele, mille soovite oma kirjale lisada. Lisage lause nagu "Manustest leiate tasumata arve" või "Lisatud leiate meie kosmoseprogrammi koopia".
   • Lõpeta kiri lõpulausega. Kasutage klientide või klientide jaoks lugupidamist.
   • Kasutage "Lugupidamisega" ametlikes kirjades inimestele, keda te ei tunne.
   • Kasutage "Parimate soovidega" või "Parimate soovidega" ainult siis, kui kirjutate kellelegi, keda te hästi tunnete või kellega teete koostööd.
7. Loe kiri uuesti läbi. Kogu teie täpne vormindus ja sõnad on asjata, kui kiri on täis õigekirjavigu!
   • Pange tähele passiivse vormi mis tahes kasutamist ja proovige muuta lause aktiivseks vormiks.
   • Pöörake tähelepanu kõigile pikkadele, ebaselgetele ja keerukatele lausetele. Ärikirjas on vähem tavaliselt rohkem, seega lühendage võimalusel oma lause pikkust.

Näpunäited

• Kirja printimisel kasutage tühja A4-formaati. Kirja saatmisel klappige see kolmandikena ja saatke see tavalisse ümbrikku.