Sisu

• Sammud
• Meetod 1/9: Koostage tegevuskava
• Meetod 2/9: saatke kutsed välja
• Meetod 3/9: valmistage ette koosoleku asukoht
• Meetod 4/9: Pakkuge koosoleku jaoks vajalikke tööriistu
• Meetod 5/9: valmistage ette küsimustik või küsimustik
• Meetod 6/9: saatke koosoleku meeldetuletus
• Meetod 7/9: alustage koosolekut ajakava järgi
• Meetod 8/9: jääge koosoleku teema juurde
• Meetod 9/9: vastake võimalikult paljudele küsimustele

Igaüks, kes vahendab või korraldab koosolekut, saab nendest näpunäidetest kasu. Korraldaja kohustuste hulka kuulub osalejate kutsumine ja neile võimalikult tõhusa töö tegemiseks vajaliku varustamine.Võõrustaja vastutab ka koosoleku käigu eest. Ta peaks tagama maksimaalse keskendumise koosoleku teemale, hoides osalejaid isiklikuks saamast ja arutades koosoleku reegleid. See materjal hõlbustab koosoleku korraldamist ja läbiviimist nii, et see oleks edukas.

Sammud

Meetod 1/9: Koostage tegevuskava

1. 1 Määrake koosoleku algus- ja lõpuaeg ning iga küsimuse arutamise tähtajad. Koosolekul osalejad võtavad seda teie viisakalt.
2. 2 Küsige oma organisatsiooni inimestelt või koosoleku kokkukutsujalt, millised teemad tuleb päevakorda lisada, ja paluge ka iga teema lühikirjeldust.

Meetod 2/9: saatke kutsed välja

1. 1 Parim viis kutsete saatmiseks on e -posti teel, eriti kui teie töötajatel on programm, mis ühendab meilifunktsioonid kalendri ja meeldetuletustega.
2. 2 Määrake kohtade reserveerimise tähtaeg. See võimaldab teil ette valmistada vajaliku hulga ressursse, nii et te ei katkestaks koosolekut puuduvate materjalide ettevalmistamiseks.

Meetod 3/9: valmistage ette koosoleku asukoht

1. 1 Sujuva kohtumise jaoks peate ruumi korralikult ette valmistama. Kui üürite ruumi, mida sageli kasutatakse koosolekuteks (näiteks hotellitoa või spetsiaalse teeninduse jaoks), võite loota, et kohalikud töötajad on teadlikud ja tunnevad ruumi ettevalmistamise nüansse.
   • Loengu paigutus - toolid on joondatud nii, et õppejõud on tähelepanu keskpunktis. Selline paigutus on eriti tõhus, kui selle peamine eesmärk on teatud teabe edastamine.
   • Teatrikorraldus - ruumi ette on paigaldatud presiidium (laud, mille juures istuvad kõnelejad ja eksperdid). Teiste osalejate toolide paigutus meenutab loengusaali.
   • Koolipaigutus - tabelid on asetatud tooliridade ette, et koosolekul osalejad saaksid rääkimise ajal märkmeid teha. Keskendutakse kõlarile.
   • Ümarlaud. Valige see korraldus, kui osalejad peavad tegutsema eraldi meeskondadena ja stimuleerima ideede vahetust rühmade või üksikute osalejate vahel.
   • Seadke üles U-kujuline laud. See on nõupidamisstiil, mis võimaldab osalejatel üksteist näha ja vastavalt vajadusele suhelda.
   • Kui plaanite avalikku koosolekut, mis hõlmab publikuga suhtlemist, asetage toolid ringiga, kus kõneleja on keskel.

Meetod 4/9: Pakkuge koosoleku jaoks vajalikke tööriistu

1. 1 Täielik koosoleku ettevalmistamine sisaldab pliiatsikomplekti, märkmikke, töövahendeid, jaotusmaterjale ja kõike muud, mida koosoleku ajal vaja läheb.
2. 2 Varuge küsimustele ruumi. See võib olla plakat või tahvel, millele osalejad saavad oma küsimused kirja panna või kleeppaberkleebiste abil kinnitada. Koosolekul osalejad teavad, et teatud aja jooksul saavad nad oma küsimustele vastuse ja koosolek kulgeb sujuvamalt.
3. 3 Valmistage pikal koosolekul osalejatele jooke ja suupisteid. Lühikesteks kohtumisteks piisab, kui panna igale lauale pudelid vett ja kauss kommidega.

Meetod 5/9: valmistage ette küsimustik või küsimustik

1. 1 Koosolekul osalejad saavad hinnata selle kvaliteeti kohe pärast koosolekut või täita küsimustik ja saata see e-postiga 1-2 päeva jooksul.
2. 2 Hindamislehed ja küsimustikud võimaldavad teil kindlaks teha, kuidas osalejad kohtumist tajusid.

Meetod 6/9: saatke koosoleku meeldetuletus

1. 1 Meeldetuletused saadetakse osalejate registreerimise viimasel päeval või 1-2 päeva enne seda.
2. 2 Paluge teatada, kui keegi on plaane muutnud ja ta on sunnitud osalemisest loobuma.

Meetod 7/9: alustage koosolekut ajakava järgi

1. 1 Kohtumise hilinejad on võimelised "järele jõudma", kuid teiste ootamist pannakse ebaviisakaks.
2. 2 Koosoleku alguses tehke organisatsioonilisi teadaandeid, sealhulgas vaheaja- ja lõunasöögiaegu, tualettruumi asukohti ning seda, kus ja kuidas koosolekul osalejad saavad küsimusi esitada.

Meetod 8/9: jääge koosoleku teema juurde

1. 1 Koosoleku korraldaja peaks juhendama osalejaid koosoleku teema juurde. Kui lubate teil seotud teemadel tutvuda, võib töögraafik katkeda.
2. 2 Pidage kinni määratud pausi- ja lõunaaegadest.

Meetod 9/9: vastake võimalikult paljudele küsimustele

1. 1 Koguge koosolekul osalejatelt küsimusi. Andke vastustele piisavalt aega, et rahuldada võimalikult paljude inimeste huvi.
2. 2 Pärast kohtumist jääge käeulatusse, et teie poole saaksid pöörduda koosolekul osalejad, kellel on piinlik teiste inimeste ees rääkida, või need, kellel on konkreetseid küsimusi, mis nõuavad silmast silma arutelu.
3. 3 Tuletage koosolekul osalejatele meelde küsimustiku või kontrollnimekirja täitmist ja tänage neid koosolekul osalemise eest.