Sisu

• Astuda
• 1. meetod 3-st: loendi kasutamine
• 2. meetod 3-st: ajakava kasutamine
• 3. meetod 3-st: häirivate tegurite kõrvaldamine

Võib-olla olete üliõpilane, kellel on täielik õppekoormuse ajakava ja üritate oma aega paremini juhtida, või olete tööandja, kes soovib veenduda, et tema töötajad lõpetaksid aja raiskamise. Sõltumata sellest, mis teie roll on, soovite tõenäoliselt keskenduda sellele, kuidas luua igapäevane rutiin, mis tagab, et te ei raiska aega ja võtate oma päevast maksimaalselt kasu. Organisatsioonistrateegiad, nagu loendid ja ajakavad, võivad olla kasulikud, samuti võib olla abiks sammude kõrvaldamine, mis teie väärtuslikku aega kulutavad.

Astuda

1. meetod 3-st: loendi kasutamine

1. Koostage oma päeva ülesannete loend. Alustage paberitükist ja pliiatsist. Mõelge ülesannetele, mille soovite päevale ajastada, või kohustustele, mis teil on, ja kirjutage need kõik üles. See võib olla näiteks "toidukaubad, pesupesemine, koristamine, kodutööd" või "kliendi olekuaruanded, e-kirjad, koosolekud, paberimajandus".
   • Lisage loendisse nii palju ülesandeid, kui võite välja mõelda, alates väiksematest kuni suuremate ülesanneteni. Proovige mõelda välja iga päeva kohustus või ülesanne, veendumaks, et see jõuaks teie prioriteetide nimekirja.
2. Korraldage ülesandeid kõrgeimast madalama prioriteedini. Üks võimalus targemaks töötada on keskenduda kõigepealt kõige kõrgemale prioriteedile ja seejärel liikuda läbi loendi madalaima prioriteediga punktidesse. Seda nimetatakse reegliks 80/20, mille kohaselt peaksid teile suurimat kasu pakkuvad tegevused võtma 80% teie ajast. Tegevused, mis annavad teile kõige vähem kasu, peaksid kulutama umbes 20% teie ajast.
   • Sirvige oma loendit ja andke igale ülesandele number kõrgeimast madalamani. Seejärel peaksite need järjestama, nii et need oleksid järjestatud kõige kõrgemast madalamale, neile oleks antud prioriteet ja see, mida iga ülesanne teile toob.
3. Looge seotud ülesannete rühmad. Kui teil on nummerdatud ja järjestatud prioriteetide loend, looge väiksemad ülesannete rühmad, mis moodustavad konkreetse protsessi. Näiteks looge rühm ülesandeid, näiteks vastamine meilidele ja klientidele helistamine, mis moodustavad ühe tunni pikkuse protsessi, ja nimetage seda "kliendikontaktiks". Seejärel saate sujuvalt ja hõlpsalt täita mis tahes ülesande selle aja jooksul.
   • Proovige seda teha kõigi oma ülesannete jaoks, nii et te ei peaks erinevate protsesside vahel ümber lülitama ega raiskama oma aega, et välja mõelda, milline ülesanne järgmisena täita. Seotud ülesannete rühmitamine aitab teil parandada ajakulu ja vähendada stressi prioriteetide loendi koostamisel.
4. Andke endale iga ülesande jaoks vähem aega. Parkinsoni seaduse kohaselt vähendab ülesande täitmiseks vähem aega see, kui teil selle ülesande täitmiseks kulub. Aja jaotamise asemel piirake iga ülesande jaoks vabanevat aega, nii et olete sunnitud selle ülesande kiiremini täitma. Võite seda tegema hakata ettevaatlikult, võttes iga ülesande jaoks järk-järgult vähem aega, kuni jõuate ideaalsesse punkti, kus te ei tunne, et peaksite kiirustama, kuid teil pole ka aega pikutada või raisata.
   • Aja jooksul on teil tekkinud hea ajaplaneerimise tunne, eriti kui olete sunnitud kulutama iga ülesande jaoks maksimaalselt piiratud aja. Sellest on abi, kui kipute kinni pidama samast rutiinist või kui tegelete iga päev sarnase ülesannete loendiga.
5. Premeeri ennast, kui loend on valmis. Kui olete kõik oma loendis olevad ülesanded ära märkinud, tavaliselt tööpäeva lõpus, peaksite andma endale väikese preemia. See võib olla mõnus õhtusöök, klaas veini või aeg lõbutsemiseks ja lõõgastumiseks. Enda premeerimine tagab, et teil on motivatsioon iga päev oma ülesandeid täita.
   • Enne päeva alustamist saate ka kindlaks määrata, milline on teie preemia, et saaksite preemiat kasutada motivatsioonina oma ülesannete täitmisel. Oletame näiteks, et peate testi jaoks õppima ja teil on plaan minna sõpradega õhtust sööma. Seejärel kasutage neid õhtusöögi plaane põhjuseks õppimise jätkamiseks ja selle ülesande täitmiseks täna, et te ei jääks õhtusöögist ilma.

2. meetod 3-st: ajakava kasutamine

1. Tehke oma päeva igaks tunniks ajakava. Kirjutage see paberile või kasutage arvutis kalendrit, et luua lahtrid iga tööpäeva tunni või ärkveloleku tunni jaoks. See võib olla üheksast viieni või kümnest seitsmeni. Ehkki te ei pea iga ajaperioodi täpsusega minutite kaupa täitma, võib olla kasulik veenduda, et teie iga tund oleks teie ajakavas kirjas.
   • Alustuseks täitke iga tunni tund päevas selleks päevaks vajaliku ülesandega. Võite alustada kõige olulisemate ülesannetega ja seejärel jätkata tööd, kuni jõuate kõige vähem oluliste ülesanneteni. Kui peate end hommikuinimeseks, võite raskemate ülesannete ajakava planeerida päeva varem, kuid kui teate, et alustate tavaliselt alles pärast lõunasööki, võite otsustada teha keerulisemad ülesanded veidi hiljem päeval päev. Proovige oma ajakava vastavalt oma vajadustele ja tööharjumustele kohandada, sest nii on graafiku õnnestumise tõenäosus suurem, kui hakkate seda kasutama.
   • Saate luua oma ajakava malli tahvlile või kalendrisse (oma mobiilseadmes), et saaksite seda iga päev värskendada, olenevalt selle päeva ajakavast.
2. Andke endale 10-minutiline paus iga kahe tunni tagant. Üle 1-2 tunni jooksul võib olla keeruline keskenduda ülesandele või ülesannete rühmale. Pange kindlasti iga tund või iga kahe tunni tagant 10-minutiline paus, et te ei tunneks end ületöötanud ega ületöötanud. Selle minipausi ajal peaksite püsti tõusma ja kontoris ringi liikuma või kohvikus kolleegiga rääkima. Võite haarata tassi kohvi või teha väikese jalutuskäigu väljas. Püüdke teha vaheaegu mitte kauem kui 10 minutit või vähem, et teie ajakava ei häiriks.
   • Mõistuse puhastamiseks ja pausi tegemiseks võite iga tund teha ka 10 sügavat hingetõmmet. See võib aidata teil saada teistsuguse vaatenurga ülesandele, mida teete või kavatsete teha, ja hoida teid mõnda aega, hoolimata tihedast tööpäevast, iseendale keskendunud.
3. Proovige iga ülesanne esimest korda õigesti täita. Parem on võtta aega ja saada iga ülesanne kohe õigesti tehtud, kui tormata läbi kalendri ja jätta igale ülesandele pilk vahele. E-kirjade kiire läbimine võib kaasa tuua püsiva meilivahetuse, eriti kui saadate klientidele krüptilisi või segadust tekitavaid kirju. Astuge piduritele ja leidke aega selgete e-kirjade kirjutamiseks või kooli märkmete lugemiseks. Esimesel korral ülesande õigeks saamine võib pikas perspektiivis kokku hoida palju raisatud aega.
4. Paluge sõbral või kolleegil hoida teid iga natukese aja tagant keskendununa. Mõnikord vajame teiste tuge, et keskenduda tehtavatele ülesannetele. Paluge lähedasel sõbral, vanemal, õel-vennal või töökaaslasel aeg-ajalt teie ajakava kontrollida.
   • Seejärel võivad nad tuua teile tassi kohvi või öelda midagi toredat, et saaksite hetke naeratada või naerda ja siis naasta oma igapäevaste ülesannete juurde. Kuigi võite olla hõivatud, võib lihtsalt sõbraga suhtlemine parandada teie meeleolu ja viia ajakorralduseni.

3. meetod 3-st: häirivate tegurite kõrvaldamine

1. Vältige oma meilide juhuslikku kontrollimist. Teie e-posti juhuslik kontrollimine võib teie tööpäevaks luua stardi-stopp-alguse-mustri ja viia aja raiskamiseni. Vältige kogu päeva jooksul oma e-posti programmi avamist, eriti kui peaksite keskenduma hoopis teisele ülesandele. Planeerige oma e-posti kontrollimiseks päeva jooksul 3 korda: varahommikul, pärast lõunat ja pärastlõuna keskel. See tagab, et kogu päeva vältel ei häiri teid pidev e-kirjade voog ja olete varunud aega, et kulutada oma e-kirjade töötlemisele.
   • Sama põhimõtet saab rakendada ka muude suhtlusvormide puhul, näiteks kõneposti, tekstsõnumite või telefonikõnede puhul. Ärge proovige olla kogu aeg kättesaadav, kui te ei oota olulist sõnumit või telefonikõnet. See piirab teie töövoo katkestusi ja aitab teil oma ajakavast kinni pidada.
2. Lülitage telefon ja Interneti-ühendus välja. Kui võimalik, valige vähemalt tund oma tööpäevast, et telefon ja Interneti-ühendus oleks välja lülitatud. Nii saate vajadusel täielikult oma tööle keskenduda, ilma et häiriksite telefoni või internetti.
   • Selle tähelepanu kõrvale juhtimise salvestamine võib aidata kirjutada ka lõputöö või põhjaliku aruande. Telefoni summutades veendute, et teil pole vabandust telefoni iga viie minuti tagant kontrollida ega lasta end sotsiaalmeedias sirvida.
3. Andke teistele enda ümber teada, et te ei soovi, et teid häiritaks. Püüdke mitte julgustada teisi teid häirima ega teiste tähelepanu hajutama, andes kõigile oma ümbruses teada, et te töötate.See võib tähendada ukse sulgemist või sildi ülespanekut, et te ei soovi, et teid segatakse. Võite ka kontoris ringi saata, et kõigile meelde tuletada, et teatud kellaajad on vaiksed kontoritunnid.
4. Püüdke mitte segada oma rutiini. Kui olete koostanud ülesannete (või töögraafiku) loetelu, sealhulgas ohutusmeetmed, et vältida segadust, tuginege oma tahtejõule ja keskendumisele, et oma rutiinist kinni pidada. Enamik inimesi teab erinevust hästi kasutatud ja raisatud aja vahel, seega olge ettevaatlik ja ärge sattuge aega raiskavasse lõksu. Kasutage oma ajakava toetuseks ja päeva lõpus naudite saavutustunnet ja hästi veedetud aega.