Sisu

• Sammud

Varude arvestuse täpsus mõjutab ettevõtte tegevuse erinevaid aspekte. Ostuosakond tugineb materjalide regulaarse ostmise alustamiseks varude andmetele. Tootmis- ja planeerimisosakonnad vajavad tootmisprotsessi planeerimiseks täpseid inventuuriandmeid. Ebatäpsed varude andmed võivad põhjustada teatud materjalide puudujääki, mille tulemuseks on viivitused toodete tarnimisel klientidele ja potentsiaalselt äritegevuse katkestamine. Ettevõtted saavad oma varude andmebaaside täpsust parandada, töötades välja konkreetsed raamatupidamismenetlused ja jälgides töötajate vastavust.

Sammud

1. 1 Töötada välja materjalide käitlemise protseduurid organisatsioonis. Need peaksid sisaldama üksikasjalikku kirjeldust sammudest, mida töötajad peavad järgima, kui materjalid saabuvad ettevõttesse ja need tootmisse lastakse.
   • Protseduurid peaksid kirjeldama ka töötajate tegevust juhul, kui nad leiavad kahjustatud varusid, defekte ja puudujääke.
2. 2 Koolitage töötajad protseduuride kohaselt tööle. Ettevõtte töötajad peavad kõiki protseduure põhjalikult tundma.
   • Iga töötaja peab mõistma täpse varude kontrolli tähtsust ja selle mõju ettevõttele tervikuna.
   • Üksikute personaligruppide jaoks saab korraldada eraldi koolitusi, keskendudes konkreetselt nende töövaldkonnale. Näiteks on tootmispersonalil oma protseduurid materjalide käitlemiseks, mis erinevad ostuosakonna omadest.
3. 3 Jälgige töötajate tööd ja viige läbi auditeid. Inventeerimisprotseduurid on väärtuslikud ainult siis, kui töötajad neid järgivad. Veenduge, et töötajad järgiksid kehtestatud protseduure.
   • Esmaste kirjete ja arvete auditi abil saab kontrollida, kas töötajad järgivad varude haldamise protseduure.
4. 4 Koostage varude vahepealsete kontrollide tsükkel. Nende sagedus sõltub käibe kiirusest või vastavate varude rühmade väärtusest.
   • Varude ajakava väljatöötamiseks võib aktsiad jagada erineva ümberarvutamise sagedusega rühmadesse. Näiteks võib ettevõte otsustada inventeerida suure käibega osade kättesaadavust iga kuu, kuid varustada väikese käibega osi kaks korda aastas.
   • Ettevõte peab koolitama töötajaid pidevalt laovarusid pidama. Sel juhul tunnevad varude raamatupidajad hästi lao nimekirja, nendega tehtavaid toiminguid ja puuduse korral toiminguid.
   • Varude pidev arvestus hõlmab ka puuduse põhjuste väljaselgitamist nende avastamisel. See võib heita valgust varude arvestuse protseduuride olemasolevatele probleemidele.
5. 5 Töötada välja menetlus puudustega toimetulekuks. Mõnes organisatsioonis peab puudujäägi mahakandmise fakt juhtkonna poolt kinnitama. Puuduse tuvastamisel peab varude raamatupidaja viima raamatupidamisandmed vastavusse varude tegeliku kättesaadavusega.
6. 6 Planeerige iga -aastased varud. Iga-aastaseid invente võib läbi viia 1–2 korda aastas, et kõik varud üle lugeda ja raamatupidamisandmed vastavusse viia tegeliku olukorraga.
   • Varude tegeliku koguse ja inventuuri käigus leitud raamatupidamisandmete erinevused võimaldavad hinnata ka varude arvestuse korraldamise ja raamatupidamisprotseduuride endi tõhusust.