Kuidas luua rutiini, et lõpetada aja raiskamine

Videot: You Bet Your Life: Secret Word - Floor / Door / Table

Sisu

Sammud
Meetod 1 /3: kasutage loendit
Meetod 2/3: kasutage graafikut
3. meetod 3 -st: kõrvaldage tähelepanu kõrvalejuhtimine
Sarnased artiklid

Võite olla täiskoormusega üliõpilane, kes püüab oma aega paremini juhtida, või tööandja, kes püüab leida väljapääsu, et nende töötajad lõpetaksid aja raiskamise. Ükskõik, milline on teie roll, olete tõenäoliselt keskendunud sellele, kuidas luua igapäevane rutiin, mis võimaldab teil aja raiskamise lõpetada ja oma päevast maksimumi võtta. Abiks võivad olla organisatsioonilised strateegiad, nagu nimekirjad ja ajakavad, samuti meetmed, mis vähendavad väärtuslikku aega kulutavaid segajaid.

Sammud

Meetod 1 /3: kasutage loendit

1 Loetlege päeva ehitised. Võtke paberitükk ja pliiats. Mõelge ülesannetele, mida kavatsete sel päeval teha või vastutustele päevaks, ja kirjutage need kõik paberile. Loend võib olla sarnane ühele järgmistest: „Ostlemine, pesu, koristamine, kodutööd” või „Aruanded klientidele, posti kontrollimine ja kirjade saatmine, koosolek, dokumentidega töötamine”.
- Lisage loendisse nii palju ülesandeid, kui võite mõelda, väikestest kuni suurteni. Peate meeles pidama kõik päeva kohustused ja ülesanded, et need kindlasti prioriteetide nimekirja panna.
2 Seadke ülesanded prioriteediks. Üks viis tõhusaks tööks on kõigepealt keskenduda kõrgeima prioriteediga ülesannetele ja seejärel liikuda loendis madalaima prioriteediga ülesannete juurde. Seda nimetatakse reegliks 80/20, kus kõige rohkem kasu toovad tegevused peaksid võtma 80% teie ajast ja tegevused, mis toovad kõige vähem kasu, 20%.
- Sirvige loendit ja määrake igale ülesandele number, mis vastab selle tähtsusele. Seejärel korraldage need nii, et nimekiri algab kõrgeima prioriteediga ja kõige kasulikumate ülesannetega ning lõpeb kõige vähem tähtsate ja kasumlike ülesannetega.
3 Rühmitage seotud ülesanded kokku. Kui olete ülesannete loendi loonud ja tähtsuse järjekorda seadnud, peate väikesed ülesanded rühmitama, et need moodustaksid ühe protsessi. Näiteks saate rühmitada ülesanded, nagu meilidele vastamine ja klientidele helistamine, ühte rühma, eraldada neile tund ja nimetada neid „klientidega rääkimiseks”. Siis saate hõlpsalt ja rahulikult iga ülesandega tegeleda määratud aja jooksul.
- Proovige kõiki ülesandeid sel viisil rühmitada, et te ei peaks üle minema erinevatele protsessidele ja kulutama aega, et välja mõelda, millise ülesandega edasi töötada. Seotud ülesannete rühmitamine aitab teil oma aega tõhusamalt korraldada ja vähendada stressi, kui töötate loendist pärit ülesannete kallal.
4 Andke endale iga ülesande jaoks vähem aega. Vastavalt Parkinsoni seadusele vähendab ülesande täitmiseks vähem aega, et vähendada ülesande täitmiseks kuluvat aega. Selle asemel, et varuks aega varuda, piirake iga ülesande jaoks eraldatud aega, et saaksite selle kiiremini teha. Saate seda teha aeglaselt, vähendades järk -järgult igale ülesandele pühendatud aega, kuni jõuate selle kuldse keskmiseni, kus te ei tunne suurt survet ja kiirustamist, kuid teil pole aega venitada ega aega raisata.
- Mingil hetkel areneb teil hea ajajuhtimise tunne, eriti kui peate iga ülesande jaoks kulutama ainult piiratud aja. See võib olla väga kasulik, kui teil on tavaliselt iga päev sama rutiin või sarnane ülesannete loend.
5 Premeerige ennast pärast kõigi loendis olevate ülesannete täitmist. Pärast kõigi ülesannete ületamist loendist, tavaliselt päeva lõpus, peaksite end pisut komplimenteerima ja hellitama. See võib olla maitsev õhtusöök, klaas veini või vaba aeg, kui saate teha midagi lõbusat ja nauditavat. Väike tasu on stiimuliks kõigi päeva ülesannete täitmiseks.
- Saate juba enne oma päeva alustamist kindlaks määrata, milline on teie tasu, et saaksite tasu kasutada ülesannete täitmiseks. Oletame näiteks, et peate valmistuma eksamiks ja plaanima sõpradega õhtusööki. Kasutage oma õhtuplaane ettekäändena kogu päeva õppimiseks ja ülesannete täitmiseks, et te ei peaks hiljem õhtusöögist ilma jääma.

Meetod 2/3: kasutage graafikut

1 Tehke ajakava oma iga tunni jaoks. Võtke paberitükk või kasutage arvutikalendrit, et luua lahtreid igaks tööpäeva või ärkveloleku tunniks. See võib olla üheksa kuni viis või kümme kuni seitse. Kuigi te ei pea iga ajavahemikku minutini täitma, oleks kasulik veenduda, et teie iga päev on teie ajakavasse arvestatud.
- Alustage iga tunni täitmist ülesannetega, mida peate täitma. Võite alustada kõige olulisemate ülesannetega ja liikuda vähem tähtsate ülesannete juurde. Lisaks, kui pead end hommikuinimeseks, siis püüa päeva esimene pool võtta raskemate ülesannete jaoks. Aga kui teate, et pärast lõunat puhub teine tuul, võite selleks päevaks olulised ülesanded kõrvale jätta. Proovige koostada oma ajakava vastavalt teie vajadustele ja tööharjumustele. See võimaldab teil edu saavutada ja ajakava tõhusamaks muuta.
- Tahvlile või kalendrile saate oma ajakava jaoks malli luua, et saaksite seda iga päev vastavalt konkreetse päeva ülesannetele värskendada.
2 Tehke iga tunni või kahe tagant kümneminutiline paus. Ühele ülesandele või ülesannete rühmale võib keskenduda kauem kui kaks tundi. Planeerige kindlasti iga tunni või kahe tagant kümneminutiline paus, et te ei tunneks tööst stressi ega ülekoormust. Selle minipausi ajal saate oma töökohalt välja tulla ja kontoris ringi jalutada või kontoriköögis töökaaslasega vestelda. Võite teha endale tassi kohvi või jalutada värskes õhus. Ajakavaga kursis hoidmiseks proovige kinni pidada 10 minutist.
- Samuti saate iga tund teha 10 pikka, aeglast ja sügavat hingetõmmet, et oma meelt värskendada ja teha väike paus. See võib aidata teil saada uut perspektiivi ülesannetele, mida teete või mida kavatsete täita, ning tagab, et te ei unusta ennast hoolimata kiirest päevast.
3 Proovige esimest korda ülesanne õigesti täita. Selle asemel, et kiirustada ja püüda kõiki ülesandeid võimalikult kiiresti lahendada, võtke aega, mida vajate, et iga ülesanne esmakordselt õigesti täita. Posti kaudu kiirustamine võib teie meilivahetuse venitada, eriti kui saadate kliendile arusaamatuid või varjatud sõnumeid. Aeglustage ja võtke piisavalt aega selgete e-kirjade koostamiseks või lugege hoolikalt oma õppemärkmeid uuesti. Kui teete seda esmakordselt õigesti, säästate pikas perspektiivis palju raisatud aega.
4 Paluge sõbral või töökaaslasel aeg -ajalt teie edusamme kontrollida, et saaksite õigel teel püsida. Mõnikord vajame teiste tuge, et keskenduda oma ülesandele. Paluge lähedasel sõbral, vanemal, töökaaslasel, vennal või õel end iga paari tunni tagant kontrollida, et veenduda ajakava järgimises.
- Teie kaaslane võib tuua teile tassi kohvi või rõõmustada teid ilusate sõnadega, et saaksite veidi häirida, naerda või naeratada ja naasta oma igapäevaste ülesannete juurde. Kuigi võite olla hõivatud, rõõmustab paar minutit koos sõbraga teid ja aitab teil oma aega tõhusamalt hallata.

3. meetod 3 -st: kõrvaldage tähelepanu kõrvalejuhtimine

1 Te ei pea oma kirju pidevalt kontrollima. See võib teie tööpäeval luua algus-stopp-algusmustri ja raisata aega. Püüdke päeva jooksul oma kirju mitte avada, eriti kui peate keskenduma mõnele muule ülesandele. Eraldage oma ajakavas oma kirjade kontrollimiseks kolm ajavahemikku: varahommikul, vahetult pärast lõunat ja päeva lõpus. See hoiab teid pideva e -kirjade voolu eest kogu päeva vältel segamatuna ja tagab teile pühendatud aja e -kirjadega töötamiseks.
- Samu põhimõtteid saab rakendada ka muude sidevahendite puhul, nagu kõnepost, tekstisõnumid ja telefonikõned. Püüdke mitte kogu aeg oma telefoni ümber rippuda, kui te muidugi ei oota olulist tekstisõnumit või telefonikõnet. See aitab piirata töövoo vaheaegu ja aitab teil graafikus püsida.
2 Lülitage telefon välja ja lülitage Internet välja. Kui võimalik, valige oma tööpäeval vähemalt tund, millal saate telefoni vaigistada ja Interneti -ühenduse välja lülitada. See võimaldab teil keskenduda tööle, mis nõuab täielikku keskendumist ja häirete puudumist, nagu telefon või Internet.
- Nende tegurite kõrvaldamine, mis võivad teid kergesti häirida, on eriti kasulik, kui töötate kooliprojekti või suure aruande kallal. Ühendage telefon vooluvõrgust lahti, nii et teil poleks põhjust seda iga viie minuti tagant kontrollida või sotsiaalvõrgustikes uudiste vaatamisest vaimustuda.
3 Hoiata teisi, et nad ei segaks sind. Püüdke mitte julgustada teisi teie tähelepanu kõrvale juhtima ja mitte ise teisi tähelepanu kõrvale juhtima. Andke neile lihtsalt teada, et töötate. Võite ukse sulgeda või üles panna hõivatud märgi.Samuti võite saata oma kontorisse meili, mis tuletab teile meelde, et teatud aeg kontoris on vaikne tööaeg.
4 Püüa mitte oma rutiinist kõrvale kalduda. Kui olete koostanud tööloendi või ajakava ja kaitsnud end tähelepanu kõrvalejuhtimise eest, kasutage oma tahtejõudu ja keskendumist oma rutiinist kinni pidamiseks. Enamik inimesi mõistab hästi kulutatud aja ja raisatud aja erinevust, seega proovige mitte sattuda aja raiskamise lõksu. Tuginege oma ajakavale ja päeva lõpus saate nautida saavutustunnet ja hästi veedetud aega.