Sisu

• Sammud
• Meetod 1: 1: valmistuge kohtumiseks
• Näpunäiteid
• Hoiatused

Et kohtumine õnnestuks, on väga oluline selleks põhjalikult valmistuda.Kohtumistel on enamikus professionaalsetes tööstusharudes suur roll. Järgmise kohtumise õnnestumiseks järgige neid samme.

Sammud

Meetod 1: 1: valmistuge kohtumiseks

1. 1 Koosolekuks valmistumise teadmine on kõigile töötajatele ja eriti igale juhile või juhendajale väga oluline. Sama oluline on teadmine, millal koosolekut mitte pidada.
2. 2 Otsustage, millist tüüpi kohtumisi korraldate:
   • Informatiivne
   • Loominguline
   • Otsuse tegemiseks
   • Motiveeriv
3. 3 Määrake rollid ja määrake liikmed. Rollid võivad olla järgmised:
   • Juhinduge
   • Assistent / korraldaja
   • Sekretär (arvestus)
   • Ajakava (jälgib aega)
   • Osalejad
4. 4 Valmistage ette teated, mis sisaldavad koosoleku kuupäeva, kellaaega, päevakorda ja asukohta. Saatke eelnevalt kõikidele osalejatele märguanded.
5. 5 Võtke aega, et arutada eelmist koosolekut (kui see oli). Seega saavad osalejad selgitada arusaamatuid punkte või väljendada mittenõustumist.
6. 6 Asetage vajalikud asjad kohtadesse. Korraldage lauad ja toolid ette. Andke igale inimesele pliiats ja paber. Asetage vee keskele sõna keskele ja korraldage klaasid.
7. 7 Kutsuge kõiki tellima. See on hetk, mil juhataja kutsub kõiki üles rääkimise lõpetama ja teatab koosoleku algusest. Määratlege eesmärgid. Päevakorras on loetelu teemadest, mis on seotud mõne teemaga, ja igale neist eraldatud aja. Näiteks: "1. Hinnake eelmiste eesmärkide täitmist (15 minutit), 2. Arutage edasisi eesmärke järjekorras (20 minutit), 3. Valige 5 peamist eesmärki (10 minutit).
8. 8 Enne koosolekut andke ringis spetsiaalne pearaamat või lihtsalt paber, et kohalviibijad saaksid oma nimed kirja panna. Need nimed ajastatakse minutite kaupa.
9. 9 Paluge sekretäril koosoleku tipphetked kirja panna, et neid hiljem kajastada.
10. 10 Koosoleku lõpus küsige, kas kellelgi on muid teemasid puudutavaid küsimusi. Määrake järgmise koosoleku kuupäev ja kuulutage lõpp.

Näpunäiteid

• Esimees nimetatakse sageli aastakoosolekul. Juhataja juhib koosolekut, hoiab korda ja hoolitseb selle eest, et kõik peavad päevakorrast kinni.
• Kui esimeest ei ole valitud, leidke keegi, kes on valmis seda rolli täitma.
• Isegi kui kohtumine on mitteametlik, peaksite siiski saatma inimestele kuupäeva ja kellaaja ette. Näiteks saate saata meile kõigile.
• Sama kehtib ka sekretäri kohta, kes teeb märkmeid.
• Need juhised kehtivad ka ametlike koosolekute puhul.
  • Päevakava hoiab koosoleku joones ja takistab inimestel liiga kaua ühte teemat arutamast.
• On väga oluline jälgida aega, et tulevikus ei tekiks vaidlusi.

Hoiatused

• Koosoleku pädevaks läbiviimiseks peab esimees olema lugupeetud ja õiglane inimene.