Sisu

• Sammud
• Nõuanne
• Hoiatus

Kas peate kirjutama professionaalse ja viisaka töökirja? Enamik töösõnumeid on eelvormindatud ja neid on lihtne kopeerida, peate lihtsalt muutma sõnumi sisu. Ettevõtte postitus peab alati sisaldama kuupäeva, teavet saatja, saaja kohta ja mõningaid lõike sõnumi põhiosas. Kui soovite kirjutada pilti, järgige palun allolevaid samme ja parandage vajalikud punktid, et need vastaksid teie ettevõtte standarditele.

Sammud

1. osa 4: avamissõnum

1. 

   Mõistke vormingut. Sõltumata sellest, mis on teie kiri, on kirja välimusele mõned standardid, mida peate järgima. Ärikirjad tuleks kirjutada ja kirjutada populaarses kirjas nagu Arial või Times New Roman. Lõigud tuleb sõnumites käsitsi esile tõsta. See tähendab, et alustate uut lõiku, sisestades kaks korda klahvi "tagasi". Lõigude esiletõstmiseks ärge kasutage käsku taane.
   • Jätke veeriserv kõigile servadele umbes 2 cm.
   • E-post tuleks kirjutada ka populaarsete fontidega. Ärge kasutage fonte, mis jäljendavad käekirja või on värvilised, välja arvatud must-valge tööpostis.

2. 

   
   
   Valige õige paberitüüp. Töötäht tuleks printida 22 cm x 28 cm suurusele paberile (“tähesuurus”). Kui te pole USA-s, võite kasutada A4-formaadis paberit. Mõned pikad lepingud saab printida 22 cm x 36 cm ("seadusliku suurusega") paberile.
   • Kui prindite välja saatmiseks, peaksite selle printima ettevõtte kirjaplangile. See annab kirjale professionaalsema ilme ning annab ka teie ettevõtte logo ja kontaktandmed.

3. 

   
   
   Andke teavet oma ettevõtte kohta. Sisestage ettevõtte nimi ja aadress, kuhu aadressi iga osa on kirjutatud erinevale reale. Kui olete omanik või füüsilisest isikust ettevõtja, asendage ettevõtte nimi oma nimega või kirjutage oma nimi selle kohale.
   • Kui teie ettevõttel on eelnevalt kujundatud kirjaplank, saate seda ettevõtte nime ja aadressi sisestamise asemel kasutada.
   • Kui sisestate aadressi ise, peaksite lehe ülaosas joondama paremale või vasakule, sõltuvalt teie ja teie ettevõtte eelistustest.
   • Kui saadate kirju rahvusvaheliselt, sisestage riigi nimi suurtähtedega.

4. 

   
   
   Lisage kuupäev. Täiskasvanud kuupäevade kirjutamine on kõige professionaalsem valik. Näiteks võite kirjutada "1. aprill 2012" või "1. aprill 2012". Kuupäev tuleks jätta põhjendatuks, paar rida saatja aadressist allpool.
   • Kui teie kiri on kirjutatud mõne päeva jooksul, laske kuupäeval, millal olete kirja valmis.

5. 

   Esitage saaja teavet. Kirjutage saaja täielik nimi, ametinimetus (kui see on olemas), ettevõtte nimi ja postiaadress ning jagage see teave eraldi ridadeks. Vajadusel lisage viitenumber. Teavet saaja kohta tuleks jätta mõne kuupäeva all oleva reaga.
   • Parim on saata kiri tuvastatud isikule. Nii saab inimene, kellele sõnumi saadate, teie sõnumile vastata. Kui te ei tea selle inimese nime, kellele peaksite postitama, tehke väike kontroll. Võite helistada tema ettevõttele, et küsida inimese täpset nime ja ametinimetust.

6. 

   Valige tervitus. Tervitus on kirja saajale lugupidamise punkt ja see, millist tervitust kasutatakse, sõltub sellest, kas tunnete inimest, kellele sõnumit saadate, kui palju te teda tunnete ja kui kirjas pühalik on. . Võite kaaluda järgmisi võimalusi.
   • "Kellele see võib muret tekitada" (asjaosalistele) ainult kui Te ei tea, kellele, eriti kellele soovite sõnumi saata.
   • Kui te ei tea oma kirja saajat, on turvaline valik algusega "Lugupeetud härra / proua" (Lugupeetud härra / proua).
   • Võite kasutada ka saaja pealkirja ja nime, näiteks "Lugupeetud dr Smith" (Lugupeetud professor Smith).
   • Kui tunnete kirja saajat hästi ja teil on nendega lähedased suhted, võite talle helistada nimepidi, näiteks "Kallis Susan".
   • Kui te pole kindel sõnumi saaja soo osas, sisestage lihtsalt täisnimi, nt "Kallis Kris Smith" (Tere Kris Smith).
   • Ärge unustage kirjutada koma tervituse järele või koolon pärast "Kellele see võib muret tekitada".
   reklaam

2. osa 4-st: Sõnumi sisu koostamine

1. 

   Otse probleemi juurde. Aeg on raha, nagu ütleb maksimum, enamik ettevõtjaid vihkab aja raiskamist. Seetõttu tuleks kirja sisu esitada lühidalt ja asjatundlikult. Kirjutage kiri, kus saaja saab seda kiiresti lugeda, jõudes otse asja juurde ja võttes oma arvamuse kokku esimeses lõigus. Näiteks võiksite alati alustada sõnaga "Ma kirjutan teile seoses ..." (kirjutan talle ...) ja alustada sealt.
   • Ärge kasutage tekstureeritud keelt, suuri jaburusi ega pikki ümmargusi lauseid - peaksite oma öeldut edastama võimalikult lühidalt ja selgelt.
   • Väljendage seda veenvalt. Tundub, et kirja kirjutamise eesmärk on peamiselt veenda lugejat midagi tegema: mõtlema ümber, parandama viga, saatma raha või võtma midagi ette. Püüdke veenda sõnumi saajat tegema seda, mida soovite.

2. 

   Kasutage isiku asesõna. Ideaalis peaksite oma kirjas kasutama isiku asesõnu "I" (I), "meie" (me) ja "teie" (sina). Kirjeldage seda kui "mina" (mina) ja kutsuge lugejat "teie" (sõber / vanaisa / vanaema / vend / õde).
   • Pange tähele, kui kirjutate organisatsiooni nimel. Kui annate oma ettevõttele väljavaateid kasvuks, peaksite kasutama "meie" (meid), et anda lugejatele teada, et räägite ettevõtte nimel. Kui kirjutate oma isiklikust arvamusest, kasutage sõna „mina” (mina).

3. 

   
   
   Kirjutage selgelt, lühidalt ja lühidalt. Andke oma lugejatele täpselt teada, mida soovite öelda. Lugejad vastavad teie sõnumile kiiresti ainult siis, kui sõnumi sisu on selge. Eriti kui soovite, et lugejad teeksid teie kirjale vastuseks järeldusi või tegutseksid, siis öelge neile. Selgitage oma väitekirja võimalikult lühikese aja jooksul.

4. 

   
   
   Kasutage aktiivseid lauseid. Olukorra kirjeldamisel või taotluse esitamisel kasutage pigem aktiivset kui passiivset. Passiivsed laused võivad muuta teie kirja ebaselgeks või ei täpsusta osalist. Lisaks on aktiivne lause sujuvam ja arusaadavam. Näiteks:
   • Passiivne lause: Päikeseprille ei ole kavandatud ega valmistatud nende vastupidavuse tõttu.
   • Ennetav avaldus: teie ettevõte kujundab ja toodab päikeseprille, pidades silmas nende vastupidavust.

5. 

   
   
   Ole sobivalt avatud. Kirjad on kirjutatud inimeste poolt ja adresseeritud inimestele, nii et kui võimalik, vältige jäikaid kirju. Uut suhet ei saa luua mitte-isikliku kirja ja avatuse puudumisega. Vältige siiski kõnekeele või slängi kasutamist, näiteks fraasid "sa tead" (sa tead), "ma mõtlen" (ma mõtlen) või "tahan" (tahan teha - lühendage "tahan"). suur '). Hoidke oma toon tõsiselt, kuid sõbralikult ja entusiastlikult.
   • Kui tunnete saajat hästi, peaks teil olema rida toredaid soove neile mitteametlikult.
   • Kasutage oma otsust, kui otsustate, mil määral ennast väljendada. Mõnikord võib väike huumor aidata teil edukalt kokku leppida, kuid olge ettevaatlik, kui selle kiusamine võib olla viga.

6. 

   Viisakas ja viisakas. Isegi kui kirjutate kaebamiseks kirja või väljendate muret, võite siiski viisakas olla. Pange end vastuvõtja kingadesse ja mõelge välja ideed, mis teil on, mõistlikul viisil, et lugejad näeksid, et olete alati entusiastlik ja valmis aitama.
   • Näiteks võite esitada sellise karmikaebuse: „Ma arvan, et teie päikeseprillid on halvad ja ma ei osta neid enam kunagi.” Võite siiski kirjutada viisakamalt: „ Olen teie ettevõtte päikeseprillide tootes pettunud ja kavatsen tulevikus prille osta mujalt.

7. 

   Lisalehtede jaoks kasutage päise malli „teine ​​leht“. Enamik ärikirju peaks olema ühel lehel lühike. Kuid kui teie räägitav teema on pikem, näiteks leping või juriidiline probleem, võite vajada veel mõnda lehte. Kasutage kirjaplangi malli "teine ​​leht", millel on tavaliselt lühendatud aadress ja sama paberitüüp nagu esimese lehe kirjaplangil.
   • Lehe nummerdamine lehe ülaosas koos teise ja järgnevate lehtedega. Samuti saate lisada saajate nimed ja kuupäevad.

8. 

   Sisu kokkuvõte. Viimases lõigus tehke kokkuvõte peamistest punktidest ja öelge selgelt välja oma tegevuskava etapid või sõnumi saajalt oodata. Pange tähele, et saaja võib teiega ühendust võtta, et küsida või rääkida, tänada huvi kirja ja teie probleemi vastu. reklaam

3. osa 4-st: Tähtede lõpp

1. 

   Valige lõpplause. Kokkuvõte, nagu tervitus, näitab saaja austust ja kirja pidulikkuse astet. "Lugupidamisega" või "Lugupidamisega" on tavaliselt ohutu valik; võite kaaluda muid võimalusi, nagu "südamlikult", "lugupidavalt" (Parimate soovidega), "Regards" ja "Teie südamest" (Lugupidamisega). Võite valida ka veidi vähem ametliku, kuid samas professionaalse lõpu, nagu "Parimat", "Parimad soovid". , "Soe soov" ja "Aitäh" ja "Aitäh". Kasutage lause järel komasid.

2. 

   Märk. Jätke umbes neli rida tühjaks ja kirjutage sellele alla. Pärast kirja printimist kirjutage oma allkirja alla või kui saadate selle e-kirjaga, skannige oma allkirja pilt ja kleepige see sellesse osa sõnumist. Allkirjaks peaksite valima sinise või musta tindi.
   • Kui kirjutate kellegi nimel kirja alla, kirjutage oma allkirja ette „pp:”. "Pp" tähendab "per procurationem" (näiteks "agentuuri poolt" või "nimel").

3. 

   Sisestage oma nimi ja kontaktandmed. Sisestage allkirja alla oma täisnimi, ametinimetus, telefoninumber, e-posti aadress ja kõik võimalikud kontaktimeetodid. Iga teave kirjutatakse eraldi real.

4. 

   Lisage kirjutusmasina lühend. Kui keegi teine ​​kui teie sisestas kirja, peaksite selle isiku initsiaalid lisama allkirja alla. Mõnikord lisati kirja kirjutaja initsiaalid. Seetõttu on oluline eristada kirja kirjutanud ja kirja kirjutanud isikut.
   • Näiteks kui lisasite just masinakirja initsiaalid, kirjutage need väikeste tähtedega: mj
   • Kui lisate kirjutaja lühendid, kirjutage need suurtähtedega ja masinakirjutaja lühend väiketähtedega: RW: mj. Võite kasutada ka kaldkriipsu kahe lühendi vahel: RW / mj.

5. 

   Märkige lisatud dokumendid. Kui lisate dokumendi adressaadile vaatamiseks, märkige see mõne rea võrra oma kontaktandmete alla, märkides dokumendi numbri ja tüübi. Näiteks võite kirjutada: "Karbid (2): jätkake, voldik" ("Manus (2): jätkake, voldik").
   • Samuti saate lühendi “ümbrised” lühenditeks “ümbrised”. või "kodeering".

6. 

   Lisage saajad. Kui saadate kirja koopia teisele isikule, peaksite kirja lisama selle inimese nime. Kommentaari saate kirjutada, kirjutades reale "Karbid" "cc:", "cc" tähistab "viisakuskoopiat" koos isiku nime ja tiitliga ("cc" "Süsikoopia" (koopia), kui täht sisestatakse kopeerpaberile).
   • Näiteks kirjutage: "cc: Mary Smith, turunduse asepresident" ("Kallis: Mary Smith, turundusjuhi asetäitja").
   • Kui soovite lisada veel ühe adressaadi, tippige teise inimese nimi otse esimese inimese nime alla ja te ei vaja "cc:".
   reklaam

4. osa 4-st: Valmis

1. 

   Muutke oma sõnumit. Välimus on professionaalse kirjastaja põhielement. Kindlasti näeb lugeja kirja väikseimaid vigu parandades, et olete pädev ja vastutustundlik. Sõna õigekirja kontrollimiseks võite käivitada õigekirjakäskluse, kuid saate seda kontrollida ka enne kirja saatmist hoolikalt läbi lugedes.
   • Ei tea, kas kiri oli selge ja kokkuvõtlik. Kas on paragrahvi, mille pikkus on üle kolme või nelja lause? Kui jah, siis kas saate mittevajalikud lõigud kustutada.
   • Kui kiri on tõesti oluline, võite paluda sõbral või kolleegil see kiiresti üle vaadata. Mõnikord võib juba mõne sekundi lugemine aidata tuvastada vigu või kohmakat sõnakasutust, mida te võib-olla poleks näinud.

2. 

   Ärge klammerdage kirju. Kui sõnumil on palju lehti, vältige sõnumi klammerdamist. Kui soovite veenduda, et lehed oleksid õigesti joondatud, kasutage vasakus ülanurgas olevat kirjaklambrit.

3. 

   Postitamine. Kui postitate, kasutage ettevõtte ümbrikku. Kui teie ettevõtte logoga ümbrik on saadaval, kasutage seda. Printige selgelt tagastus- ja saaja aadress. Murra kiri kolmeks osaks, nii et kui adressaat sõnumi avab, klappib sõnumi esimene osa ülaservas ja avaneb seejärel alumisse. Veenduge, et teil oleks piisavalt marke, siis saatke see sisse.
   • Kui tunnete, et käsitsi kirjutatud aadress on määrdunud ja ei vasta teie professionaalsele stiilile, tippige aadress sõnasse, pange ümbrik printerisse ja printige aadress ümbrikule.
   • Kui kiri on äärmiselt oluline ja / või pakiline, peaksite selle saatma kulleri kaudu.
   • Kui soovite sõnumi saata e-posti teel, teisendage see HTML-vormingusse või salvestage vormingu säilitamiseks sõnum PDF-failina. Paberipostitus on siiski parem.
   reklaam

Nõuanne

• Tähtede allkirjastamiseks kasutage head pliiatsit.
• Kiire. Kui te ei saa saatja taotlusele nädala jooksul vastata, rääkige sellest talle ja andke teada, millal nad saavad teilt vastuse saada.
• Keskenduge positiivsetele. Rääkige asjadest, mida saate teha, mitte asjadest, mida ei saa. Näiteks kui teil pole ühtegi toodet laos, ärge öelge kliendile, et te ei saa tema tellimust täita, vaid öelge, et toode on populaarne, nii et teie pool on otsas. . Seejärel öelge neile, millal saate neile toodet pakkuda.
• Kui kirjutate suure sisuga kirja, peaksite need kõigepealt loetlema.
  • Loetlege kõik asjad, mida soovite kajastada. Ärge muretsege tellimuse pärast.
  • Loetlege iga sisu jaoks märksõnad, näited, argumendid ja faktid.
  • Vaadake ülevaade sisu üle nii, et see oleks teie eesmärgi ja vaatajaskonna jaoks asjakohane.
  • Lõika välja kõik mitteseotud probleemid.
  • Korrastage teave lugeja jaoks kõige paremas järjekorras.

Hoiatus

• Ärge kirjutage meelitavate lausetega tähti. Tõeline kompliment on aktsepteeritav, kuid kui teete seda liiga palju, tunneb lugeja, et töötate meelitades, mitte teie võimete järgi.
• Ärge kasutage liiga karmi ja pealesuruvat tooni. Pidage meeles, et üritate ärikirjaga tugevdada või algatada ametialaseid suhteid.