Autor:
Monica Porter
Loomise Kuupäev:
13 Märts 2021
Värskenduse Kuupäev:
1 Juuli 2024
Sisu
Ettevõtte aruandlus on tänapäeval üks tõhusamaid vahendeid äritegevusest teavitamiseks. Vaatamata laialdastele eesmärkidele kasutatakse neid tavaliselt siis, kui ettevõttel või üksikisikul on vaja teha olulisi otsuseid. Tõhusate majandusaruannete kirjutamiseks peate kõigepealt mõistma, mis need on ja kuidas neid saab kasutada.
Sammud
1. osa 2-st: määrake kirjutatava aruande tüüp
Esitage ideid. See on tüüp selgitavad aruanded / ettepanekud. Neid aruandeid saab kasutada soovituste andmiseks ettevõtte juhtkonnale või otsustajatele, mis tavaliselt koosnevad kahest osast: kokkuvõte ja sisu. Kokkuvõte tõstab teie soovituse esile. Sisu (keha) osas analüüsitakse täiendavalt eeliseid, kulusid, riske jne. tule sellega kaasa.
- Oletame, et soovite oma osakonnale pakkuda 3D-printerit. Selleks, et veenda oma juhti selle seadme ostu heaks kiitma, peate halduse ametliku avalduse saamiseks kirjutama selgituse / soovituse aruande.
Kirjeldage konkreetse võimalusega seotud riske.Uurimisaruanne aidates kindlaks määrata teatud tegevussuunaga seotud riskiastet. Seda tüüpi aruanne on ettevõttele äärmiselt kasulik võimalike tagajärgede ennustamisel. See sisaldab sissejuhatust, uurivat sisu ja järeldusi. Sissejuhatuses tuuakse välja vaadeldav teema. Uuringu sisu kasutatakse uurimise faktide ja tulemuste arutamiseks. Järeldust kasutatakse probleemi kokkuvõtmiseks.- Oletame, et farmaatsiaettevõte X soovib töötada farmaatsiaettevõttega Y, kuid on siiski mures. Ettevõte X ei soovi teha koostööd praeguste või varasemate finantsprobleemidega ettevõttega. See ettevõte viib läbi uurimise ja kasutab uurimisaruannet ettevõtte Y ja selle direktorite finantsteabe põhjalikuks arutamiseks.
Esitab teavet konkreetse reguleeriva asutuse vastavuse kohta. See on vastavusaruanne, kasutatakse selleks, et ettevõte saaks oma vastutust näidata. See näitab seaduste / määruste täitmist ja ettevõtte mõistlikke kulutusi juhtorganite ees (linn, provints, valitsus jne). See aruanne sisaldab sissejuhatust, aruande sisu ja järeldust. Sissejuhatus sisaldab tavaliselt ülevaadet aruande peamisest sisust. Sisu jaotis esindab andmeid, sündmusi jne. Täitevasutused peavad seda teadma. Kokkuvõtteks kasutatakse järeldusi.- Näiteks peab Nestle oma juhatusele näitama, et nad järgivad aastate jooksul asukohariigi poliitika ja seaduse suuniseid. Selle tulemusena on nad kasutanud oma iga-aastaseid vastavusaruandeid, et oma aasta tegevused läbipaistvad olla.
Kavandatud idee või projekti teostatavuse tutvustamine. Uurimisaruandeid, mida kasutatakse selleks, et teha kindlaks, kas idee on praktiline või mitte, kutsutakse võimalik aruanne. See aruanne peaks olema struktureeritud kaheks osaks: kokkuvõte ja aruande sisu. Sisu näitab eeliseid, võimalikke probleeme, sellega seotud kulusid jne. välja pakutud idee. Ettevõte saab teostatavusaruande abil uurida järgmisi küsimusi:- Kas seda projekti saab eelarve piires lõpule viia?
- Kas see projekt on kasumlik?
- Kas selle projekti saab lõpule viia ettenähtud aja jooksul?
Uurimistöö tulemuste tutvustamine.Uurimisuuringute aruanne probleemi või probleemi uurimistöö esitamine. Tavaliselt on see konkreetse teema põhjalik vaatamine ja see peaks sisaldama jaotisi: kokkuvõte, sissejuhatus, uurimismetoodika, saadud tulemused, järeldused ja soovitused. Sellesse aruandesse tuleks lisada ka asjakohased uuringud.- Näiteks võib ettevõte läbi kogu ettevõtte uurida, kas keelata suitsetamine töötajate fuajees või mitte. Operaator koostab uurimisaruande.
Aidake oma ettevõttel pideva jälgimise abil parandada oma poliitikat, toodet või äriprotsessi. Koostatud fikseeritud intervallide, näiteks nädalate, kuude, kvartalite jne järgi Perioodilised aruanded tootlust, kasumit ja kahjumit või muid kriteeriume saab antud ajaperioodi jooksul üksikasjalikult üle vaadata.- Näiteks loob ravimite müügiesindaja igal kuul tõenäoliselt tabeli, mis võtab kokku nende müügikõnede arvu.
Aruanne konkreetsest olukorrast. Erinevalt fikseeritud ajaperioodidest on vaja konkreetseid olukordi teatada olukorrast. Olukord võib siin olla nii lihtne kui seminarilt saadud teave või sama keeruline kui looduskatastroofile reageerimise aruandlus. See aruanne sisaldab jaotisi: sissejuhatus, sisu ja järeldused. Kasutage sissejuhatust sündmuse kindlakstegemiseks ja tehke läbi see, mida aruande sisus kajastatakse. Järeldust kasutatakse selles olukorras vajaliku pühendumise või tegevuse märkimiseks.- Näiteks pärast suurt tormi vajab juhtorgan olukorra aruannet.
Esitage probleemi või olukorra lahendus.Võrdlusaruanne Mõelge antud olukorra mitmele võimalikule lahendusele. Tulemuste põhjal pakub kirjanik välja konkreetse tegevussuuna. Tavaliselt koosneb see kolmest osast: sissejuhatus, sisu ja järeldus. Sissejuhatuses tuuakse välja aruande eesmärk. Keskmises osas kirjeldatakse olukorda või probleemi ning võimalikke lahendusi / võimalusi. Kokkuvõttest selgub parim lahendus või alternatiiv.
- Mõtle autotootjale ABC soovib avada tehase Aasias. Lähtuvalt sellest, mida ettevõte vajab, võib aruanne kitsendada valikut kolme riigini. Seejärel järeldatakse, milline on parim tehasekoht kolmest riigist.
2. osa 2: Äriaruande kirjutamine
Määratlege oma aruande eesmärgid ja vorming. Küsige endalt, mida soovite aruande kaudu saavutada. Valige soovitud eesmärgi põhjal ülaltoodud loendist sobiv aruande tüüp.
- Ükskõik milline vastus, peate tagama oma eesmärgi lühiduse. Kui eesmärk pole selge, ajab raport ainult lugejaid segadusse ja võib ohustada selle usaldusväärsust.
- Näiteks kui soovite oma osakonna jaoks saada suuremat reklaamieelarvet. Seejärel peaks aruanne keskenduma teie praegusele eelarvele ja sellele, kuidas saate oma suuremat eelarvet tõhusalt kasutada.
Tehke kindlaks publik. Lugejate hulka võivad kuuluda kõrvalised isikud (inimesed, kes teie ettevõttes ei tööta) või sisemised töötajad. Mõelge nende olemasolevatele teadmistele või sihtteema tundmisele ja mõelge, kuidas nad aruandes esitatud teavet kasutavad.
- Pidage meeles, et olenemata sellest, kes on teie vaatajaskond, pole veenvamat järeldust kui rahasumma, mille saate oma ettevõttele või klientidele tuua.
- Oletame, et soovite oma osakonnas korraldada tööjagamisprogrammi ja määratleda, et siinseks auditooriumiks on personalijuht, tegevjuht ja peadirektor. Võtke arvesse nende praegust huvi selle programmi vastu. Vastus kujundab aruande tooni. Kui ettevõte pole kunagi sellist programmi kaalunud, on see aruanne nii strateegiline kui ka informatiivne. Vastupidisel juhul peaks aruanne olema vähem informatiivne ja veenvam.
Tehke kindlaks, mida õppida. Kõige raskem pole kirjutamise osas, vaid järelduse tegemisel ja selle toetamiseks vajalike andmete kogumisel. See nõuab palju oskusi, sealhulgas andmete kogumist ja turuanalüüsi. Mida peate teadma teie ja juhtkond, et langetada antud teemal teadlik otsus?
Hankige aruande jaoks õiged andmed. On oluline, et teie andmed oleksid hästi uuritud. Vastasel juhul võib raportil puududa usaldusväärsus. Andmekogumine ise sõltub kirjutatava aruande tüübist. Veenduge, et valitud andmeparameetrid oleksid lühikesed ja kooskõlas aruande punktiga.
- Andmed võivad olla siseteave - see tähendab, et saate neid kiiresti koguda. Näiteks saate müügiosakonnast müüginumbrid vaid ühe kõnega. Teisisõnu, saate andmed hankida ja need kiiresti aruandesse saada.
- Väliseid andmeid saab salvestada ka sisemiselt. Kui teatud osakonnad on kogunud kliendianalüüsi andmeid, küsige neilt. Teil pole vaja seda uurimist ise teha. Ehkki see ei pruugi olla erinevates äritüüpides heterogeenne, ei ole ärireporteril tavaliselt vaja otsest uurimist läbi viia.
- Oletame, et kirjutate selgituse / ettepaneku aruande. Seejärel peate uurima kõiki teie ettepanekutest tulenevaid eeliseid ja lisama need uuringud oma aruandesse.
Korraldage ja kirjutage aruandeid. Kuidas paigutust valida ja aruannet kirjutada, sõltub teie eesmärkidest. Näiteks vastavusaruande kujundus erineb teostatavusaruande paigutusest. Kui teil on idee aruande korraldamise kohta, võite alustada oma sisuga.
- Jagage seotud andmed eraldi osadeks. Äriaruandeid ei saa segamini ajada hulga andmete ja teabega. Andmete eraldi tükkideks korrastamine on eduka äriaruande võti. Näiteks võite eraldada müügiandmed kliendianalüüsi andmetest ja määrata neile eraldi päised.
- Korraldage aruanne asjakohaste pealkirjadega, mida saab kiiresti iseseisva uuringuna üles tuua, kuid samal ajal toetada aruande põhieesmärki.
- Kuna mõned jaotised võivad sõltuda analüüsist või teiste sisendist, on analüüsi tulemusi oodates sageli võimalik töötada iga osaga eraldi.
Tehke konkreetsete ettepanekutega järeldused. Tehtud järeldus peaks olema selge ja see peaks olema aruandes esitatud andmete hoolika uurimise mõistlik tulemus. Vajaduse korral tehke nendele järeldustele tuginedes selgelt parim viis.
- Iga eesmärk peaks sisaldama konkreetseid ja mõõdetavaid tegevusi. Pange kirja kõik muudatused ametijuhendis, ajakavas või kuludes, mis on vajalikud uue plaani täitmiseks. Iga väide peaks esitama otsesed uued lähenemisviisid - need, mis aitavad aruandes kirjeldatud eesmärki / lahendust saavutada.
Kirjutage projekti kokkuvõte. Projekti kokkuvõte peaks olema teie aruande esimene leht, kuid see peaks olema ka viimane asi, mille kirjutate. Selles kokkuvõttes esitatakse uurimistulemused ja järeldused ning väga lühike ülevaade sellest, mida esitatakse, kui lugeja otsustab jätkata kogu aruande lugemist. See on nagu filmi treiler või teadusartikli abstraktsioon.
- Kokkuvõte on nimetatud eespool, sest see on peaaegu ainus, mida hõivatud juhatuse liige loeb. Esitage siin kõik ülemusele oluline, maksimaalselt 200–300 sõna. Ülejäänut võib lähemalt uurida, kui nad tahavad rohkem teada saada.
Vajadusel kasutatavate andmete jaoks kasutage infograafikat. Mõnel juhul võib olla kasulik kvantitatiivsete andmete esitamine diagrammi või graafiku kaudu. Kasutage esitluses värve, kuna need tõmbavad rohkem tähelepanu ja aitavad teavet eristada. Kui vähegi võimalik, kasutage nende loetavuse hõlbustamiseks täppe, numbreid või raamiandmeid. Nii eraldate andmed ülejäänud aruandest ja näitate, mida see tähendab.
- Üldiselt on visuaalsed efektid suur tegur, mis muudab ettevõtete aruandluse huvitavamaks, kuna tekst ja joonised ise võivad olla suhteliselt kuivad. Kuid ärge minge liiga kaugele, kasutage ainult siis, kui see on asjakohane ja vajalik.
- Lehekülg, mis on täis teksti ega sisalda tabeleid ega jooniseid, võib olla väsitav. Raamige sisu sinna. Infokast võib ka teie esitluse tõhusalt kokku võtta.
Tsiteerige allikaid vastavalt vajadusele. Sõltuvalt teostatava uuringu tüübist peate võib-olla selgitama oma teabeallikat. Äriaruandes dokumendilehe või viiteallika eesmärk on pakkuda teabeallikat, et teised saaksid soovi korral rohkem teada saada või andmeid leida.
- Kasutage tsitaatide esitamiseks õiget vormingut, olenevalt tööstusharust.
Lugege seda uuesti kaks korda. Õigekirja- või grammatikavead võivad lugejatel tekitada tunde, et te ei pinguta aruandega piisavalt ning seavad kahtluse alla uurimistulemuste usaldusväärsuse. Lisaks esitage teave kindlasti selgelt ja kokkuvõtlikult.
- Näiteks ärge pingutage ilusate sõnadega ega kasutage väga pikki lauseid.
- Vältige slängi kasutamist.
- Kui nii aruanne kui ka lugeja on konkreetse valdkonnaga tihedalt seotud, võite kasutada tehnilist žargooni või terminoloogiat. Kuid ole ettevaatlik, ära pinguta nendega üle.
- Üldiselt on majandusaruanded kirjutatud passiivses vormis ja need on üks väheseid juhtumeid, kus passiivsem on parem.
- Tööde uuesti lugemisel võite sageli vead vahele jätta, tundes end tuttavaks juba kirjutamise hetkest. Kaaluge, kui keegi teine ruumis läbi loeks, kes samuti sooviks edukusest teatada. Ole avatud saadud tagasisidele. Parem on see, kui vea juhivad ülemuste asemel töökaaslased. Vaadake üle kõik kommentaarid ja kirjutage raport uuesti.
Looge sisukord. Vormindage äriaruanded võimalikult ametlikult, luues sisukorra hõlpsaks jälgimiseks ja kiireks lugemiseks. Lisage kõik olulised jaotised, eriti juhtimise kokkuvõte ja järeldus.
Tehke oma äriaruande kaas. Parim viis hea, hästi uuritud aruande koostamiseks on selle asjakohane kajastamine. Võite kasutada faili, mansette või head paberit. Lõpptulemus on see, et äriaruanne peaks olema pilkupüüdev, silmale lihtne, piisavalt lugejate huvi äratamiseks.
- See kehtib ka kõigi aruandesse lisatud tabelite ja graafikute kohta.
