Autor:
Peter Berry
Loomise Kuupäev:
17 Juuli 2021
Värskenduse Kuupäev:
1 Juuli 2024
Sisu
See, kuidas otsustate kellelegi reageerida, võib mõjutada seda, kuidas ta ja teised teid tajuvad. Õnneks saate teada, kuidas ja millal tagasisidet anda, mida saate parandada. Kui räägite kellegagi näost näkku, on peamine pöörata neile tähelepanu ja lasta neil oma mõtteid väljendada, enne kui annate kaalutletud vastuse. Kui vestlete tekstsõnumitega, peate edukaks suhtlemiseks järgima mõnda vaikivat reeglit. E-post on ametlikum suhtlusvorm ametialaste konventsioonidega, mida peate järgima, et tõhusalt suhelda ja asjakohaselt reageerida.
Sammud
1. meetod 3-st: vastake tekstsõnumitele
Kasutage teksti saatmisel igapäevast keelt. E-post, kirjavahetus ja isegi näost näkku vestlemine võivad toimuda ametlikumal viisil.Tekstsõnumite lühikese ja piiratud iseloomu tõttu on lõdvestunud keele kasutamine asjakohane ja annab edasi sõnumi, et vestlus on isikupärasem.
- Näiteks võite ruumi säästmiseks, sõnumi kiiremaks saatmiseks ja lõdvestunud tooni väljendamiseks kasutada sõna "teie" asemel sõna "b".
- Kirjavahemärgid on tekstisõnumites tavaliselt mugavamad. Näiteks komade kohustuslik reegel võib muuta vestluse pommitavaks ja ametlikuks.
- Ärge alati eeldage, et tekstisõnumite saatmine on korras, kuid kui teine inimene kasutab igapäevast keelt, vastake neile, et aidata neil lõõgastuda.
Esitage vestluse arendamiseks avatud küsimusi. Kui soovite hoida vestlust teksti kaudu, aitab avatud küsimuste esitamine teisel inimesel rohkem rääkida ja oma arvamust mingil teemal väljendada. Küsimuste esitamine, mis annavad lühikese, jah või ei vastuse, muudavad vestluse igavaks.- Näiteks kui räägite kellegagi oma ettevõttest, võite küsida: "Kuidas suhtute uude projekti?"
- Kui soovite rohkem teada saada inimese mõtetest mingil teemal, proovige talle sõnumeid saata: "Olen teiega nõus, aga miks te nii arvate?"
Vältige karmide või ühesõnaliste vastuste esitamist. Tekstsõnumid peaksid olema suhteliselt lühikesed, kuid täpne või kiirustav vastus võib edastada sõnumi, et olete selle inimese suhtes vihane või häiritud. Kui vastate kellegi sõnumile, saatke talle sisukas vastus, mis sisaldab vähemalt 1 või 2 lauset.- Mõnikord on täiesti vastuvõetav vastata "OK", kui see on kontekstis mõistlik. Vältige aga sõna "K" uuesti saatmist, kuna see tundub kohmakas ja ebaviisakas.
Nõuanne: Kui annate tavaliselt lühikesi vastuseid, saate seda jätkata.
Tooni edastamiseks kasutage kirjavahemärke ja emotikone. Tekstsõnumite objektiivse olemuse tõttu saavad inimesed tooni või emotsioone mõista lühikese keele abil. Kui sõnum tundub ebamäärane, saate oma ideed selgelt edastada kirjavahemärkide ja emotikonide abil.
- Näiteks võite vastata: „Ma tean, aitäh. :) ”siis ei teki tekstis tunnet, nagu oleksite inimese kallal pahane või äkiline.
- Mõnikord tekitab täppide kasutamisel tunne, nagu oleksite vihane. Näiteks on "Ei" asemel mugavam öelda: "Ei, seda pole olemas". Sellel pole ".
Enne saatmist vaadake sõnum üle. Enne sõnumi saatmist peaksite selle kiiresti kontrollima. Kontrollige kirjavigu ja veenduge, et edastaksite õiget sõnumit ja kasutaksite õiget tooni.
- Kui olete sõnumi saatnud, ei saa te seda enam laadida! Nii et kõige parem on enne saatmist teha kiire kontroll.
Ärge saatke järgmist sõnumipartiid. Teadete ja tekstsõnumite lõimud võivad teisi häirida ja pettumust valmistada. Paljude lühisõnumite saatmise asemel saatke vastus, mis sisaldab kõike, mida soovite öelda.
- Samuti on normaalne saata lisatekst, kui unustate meelt või peate midagi selgitama.
- Kui keegi ei vasta 2 sõnumile järjest, ei taha ta tõenäoliselt teiega rääkida või pole telefonis. Mõlemal juhul peaksite andma neile reageerimiseks aega ja ruumi.
Kui vestlus muutub sõnumite saatmiseks liiga keeruliseks, küsige telefonikõnet. Tekstsõnumid peaksid olema lühikesed ja lühikesed. Kui tekstivestlus hakkab liiga kohmakaks muutuma, nii et te ei saa oma mõtteid õigesti väljendada, küsige, kas inimene saab teile helistada, et saaksite üksikasjalikult rääkida või oma mõtteid korralikult arutada. Lõputöö täielik avaldus.
- Proovige nii saata: „Telefoni abil on seda lihtsam seletada. Kas saaksite mulle helistada, aitäh! "
2. meetod 3-st: vestelge kellegagi otse
Kuulake tähelepanelikult, kui keegi teiega räägib. Alati, kui keegi teiega räägib, looge silmside ja pöörake tähelepanu sellele, mida nad ütlevad. See näitab, et kuulate ja mõistate, mida nad räägivad.
- Pöörake kõlarile täielikku tähelepanu, et ta tunneks end teiega vesteldes mugavalt.
- Kallutage lähemale või küsige partnerilt, kas saate liikuda vaiksemasse kohta, kui teil on raske selgelt kuulda.
Pöörake tähelepanu kõneleja mitteverbaalsetele vihjetele. Kehakeel võib edastada mitte ainult inimese sõnu. Kui keegi räägib, jälgige tema kehakeelt, et näha, kuidas peaksite reageerima.
- Näiteks kui keegi muudkui ringi vaatab või jalgu edasi-tagasi pöörab, võib ta olla mures või hirmul. Küsige neilt, kas nad on korras, selle asemel, et vastata neile, mida nad ütlevad.
- Samuti peaksite kuulama, kuidas nad räägivad. Kui nad räägivad valjusti või solvavalt, on nad vestluse pärast tõenäoliselt häiritud või vihased. Täiendava stressi vältimiseks vajate vastamisel teistsugust lähenemist.
Vältige vastamist, kui keegi räägib. Kui olete enne vastamise lõpetamist vastamisest liiga põnevil või entusiastlik, märkab ta seda ja võib olla häiritud. Enne vastuse andmist oodake, kuni nad on rääkimise lõpetanud ja olete kuulnud kõike, mida nad öelda tahavad.
- Oleks ebaviisakas sekkuda omaenda mõtetesse, kui keegi teine räägib.
Nõuanne: Kuulake ja pidage meeles peamisi punkte, millele kavatsete vastata, kui keegi räägib, kuid ärge ignoreerige seda, mida nad pärast ütlevad, et saaksite anda targemaid või kiiremaid vastuseid. kiiresti.
Enne kui räägite, oodake, kuni nad räägivad. Kui räägite kellegagi, laske tal enne vastamist oma mõtted lõpule viia. Nii teate kõiki fakte ja teavet, mida nad soovivad edastada, et saaksite anda ülevaatlikke ja mõistvaid vastuseid.
- Mõnikord lisavad inimesed pärast rääkimise lõpetamist veidi rohkem teavet. Näiteks võivad nad öelda: "Oh oota, ma unustasin seda öelda." Las nad ütlevad kõik, mida nad tahavad öelda.
Mõelge vastusele, et saaksite enesekindlalt rääkida. Enne vastamist võtke hetk aega kogu juba teada oleva teabe kaalumiseks. Kui annate teemavälise vastuse, arvab teine, et te tegelikult ei kuulanud, mida ta ütles.
- Hetke mõtlemine sellele, kuidas reageerida, tagab ka aruka vastuse.
Esitage küsimusi, kui vajate selgitust või lisateavet. Kui te ei kuule ega saa aru, mida keegi räägib, ärge proovige vastata arusaamatuse või väärarusaamaga. Küsige neilt, mida nad ütlesid või mida nad mõtlesid, et saaksite sellele vastavalt vastata.
- Kui te pole kellegi kavatsustes kindel või soovite, et ta selgitaks enne vastamist oma tegelikku tähendust, esitage avatud küsimus: "Mida sa mõtled?"
- On okei küsida kelleltki uuesti, kui te ei kuule ega mõista täielikult tema öeldut.
Rääkige otse ja selgelt, kui vastate. Kui olete saadud teabe kaalunud ja mõelnud, mida öelda soovite, rääkige selgelt ja enesekindlalt. Ärge proovige ilmuda kiiremini või targemini mitmetähendusliku või vastuolulise keelega. Inimesed hindavad tõde, nii et andke ausat tagasisidet, et näidata, et hoolite neist ja mõistate neid.
- Veenduge, et nad pööraksid tähelepanu, et te ei peaks neid kordama.
- Tea, kas keegi teine tahab rääkida, ja anna talle võimalus rääkida.
- Las teine inimene vastab teie öeldule. Ärge lahkuge ega lõpetage vestlust, sest teil on olnud võimalus rääkida.
Ole valmis, kui keegi esitab vastuväiteid. Isegi kui olete kaalunud seda, mida öelda tahate, on alati võimalus, et keegi teie sõnadele vastu hakkab. Ka see on tore! Ole valmis selleks juhuks, kui keegi vaidleb vastu või üritab sinu öeldut ülevalt vaadata.
- Ole rahulik ja ära vihasta, kui keegi üritab sind provotseerida.
- Las teised kinnitavad oma veendumusi ja arvamusi. Ärge proovige sundida neid teie seisukohaga nõustuma.
3. meetod kolmest: tagasiside saatmine e-postiga
Vastake meilidele 48 tunni jooksul. Õigeaegne vastus e-postile on viisakuse ja professionaalsuse näitamiseks oluline.Te ei pea kohe reageerima, kuid peaksite vastama vähemalt 2 päeva jooksul.
- Sõltumata sellest, kas meil on teie jaoks ebaoluline või ekslikult, vastake saatjale, et teatada, et nad on vale inimese saatnud.
Kasutage vastusmeilis professionaalset tervitust. E-post on sageli ametlikum kui tekstsõnumid või telefonikõned. E-kirja nõuetekohaseks algatamiseks vastake inimese nime ees "Tere" või "Tere".
- Kui inimene, kellele vastate, eelistab tervitamist eriti või soovib, et kutsuksite teda nimepidi, tehke nii, nagu vaja. Näiteks kui nad tahavad, et kutsuksite neid lühinimeks, näiteks „Roberti” asemel kasutage „Bob”, kasutage seda eesnime.
Piirake hüüumärkide kasutamist. Vastuses peaks olema korralik grammatika, õigekiri ja kirjavahemärgid. Liiga suure hüüumärgi kasutamine võib aga tunduda siiras või liiga agressiivne. Vältige nende kasutamist, kui see pole asjakohane.
- Hüüumärgid on suurepärane viis kellegi õnnitlemiseks või põnevuse edastamiseks, kuid kuritarvitamise korral on need ebaefektiivsed.
Vältige kirju saatmisel fonte, mida on raske näha. Valige põhifont, et muuta teie e-post professionaalseks. Tagasiside e-kirjade saatmisel ärge kasutage värvilist fonti ega kirjatüüpi nagu Comic Sans.
- Põhivalik on Ariali või Times New Romani fondi suurus 10 või 12.
Pöörake vastuse e-kirjas adressaadile tähelepanu. Mõnikord aitab vastusesse kaasata keegi teine, et saaksite teda arutelu kaasata. Kuid selle saatmine sõltumatule nõustajale või kolleegile häirib või vihastab tegelikult inimest, kellele reageerite.
- Kui peate e-kirja lisama kellegi teise, kasutage funktsiooni „BCC”, mis tähendab, et paljudele inimestele saadetakse meile, kuid teave nende inimeste kohta jääb privaatseks.
Määrake, kellele soovite grupi e-kirjas vastata. Kui vastus kõigile grupi liikmetele oli õige, valige tagasisaatmisel „Vasta kõigile”. Kui teil on siiski vaja konkreetset teemat või probleemi inimesega küsida või selgitada, saatke see otse sellele inimesele.
- Kui e-kirjas on suur hulk inimesi, kuid peate vastama vaid vähestele inimestele, peate lihtsalt valima neile inimestele vastamise.
Vältige aitähimeili saatmist, kui see pole vajalik. Lühiaadressi, mis pole vestluse jaoks kasulik, pole vaja. Kui saatja ei palu teil kinnitada, et olete e-kirja kätte saanud ja sellest aru saanud, on "aitäh" -meilide saatmine tarbetu ja tüütu.
Nõuanne: Kui keegi saadab teile "vaadatud" sõnumi, kinnitage, et olete meili saanud, klõpsates talle teate saatmiseks.
Enne saatmist lugege e-kiri uuesti üle ja kontrollige adressaati. Õigekirja- või grammatikavead võivad muuta teie e-posti ebaprofessionaalseks. Enne saatmist leidke mõni aeg vastuse uuesti lugemiseks. Kontrollige õigekirja ja grammatikat ning veenduge, et saadate õige inimese.
- Kõigi vigade leidmine ei sõltu õigekirjakontrollist!
- Enne saatmist proovige e-kiri valjusti lugeda, et saaksite sisu selgelt kuulda.
- E-posti rakendused või programmid täidavad e-posti aadresse sageli automaatselt, kui sisestate saaja andmeväljadele, mis võib põhjustada kogemata valele inimesele meilisõnumite saatmise.
