Sisu

• Sammud
• Osa 1 /3: Memorandumi stiili ja keele valimine
• Osa 2/3: Memo kirjutamise ettevalmistamine
• Osa 3/3: Memo kirjutamine

Memo on ülemaailmselt aktsepteeritud viis teabe edastamiseks ettevõttes. Teenuseteateid saab kasutada ka kahe ettevõtte kirjavahetuses. Memo peaks olema professionaalne ja edastama teavet selgelt. Ärge muretsege, kui te pole kunagi memosid kirjutanud - see artikkel õpetab teile, kuidas seda teha.

Sammud

Osa 1 /3: Memorandumi stiili ja keele valimine

1. 1 Ärge kasutage mitteametlikku keelt. Memo keel peaks olema lihtne, kuid ametlik.
   • Ärge kirjutage sellist märkust nagu „Tere! Lõpuks on reede! Ma tahan teile rääkida ühest olulisest asjast. "
   • Selle asemel kirjutage see: "See märkus hoiab teid kursis projekti 319 kulgemisega."
2. 2 Pidage oma memos neutraalset tooni - ärge olge liiga emotsionaalne ja subjektiivne. Tehke oma parima, et tugineda nõude esitamisel faktidele ja tõenditele.
   • Näiteks ei tohiks te kirjutada nii: "Ma arvan, et me kõik oleme palju õnnelikumad, kui tuleme reedeti tööle, mida tahame."
   • Selle asemel uurige, kas kõik töötajad tahavad reedeti riietuda vabaajarõivastesse ja kuidas see mõjutab ettevõtte eetikat.
3. 3 Kasutage signaallauseid. Kui kavatsete esitada tõendeid või viidata allikale, kasutage kindlasti sobivaid fraase.
   • Näiteks: "Meie andmetel ..." või "Läbiviidud uuringud näitavad, et ...".
4. 4 Valige sobiv font ja suurus. Memo peaks olema hõlpsasti loetav, seega vältige liiga väikese trükise kasutamist; Tavaline fondisuurus on 11 või 12.
   • Samuti peaksite valima lihtsa kirjastiili, näiteks Times New Roman. Ärge kirjutage oma märkust naljaka või uhke fondiga nagu Comic Sans (nad naeravad teie üle, kui te seda teete!).
5. 5 Kasutage standardvälju. Memode standardiks on 2,5 cm veerised, kuigi mõned tekstiredaktorid võivad sisaldada suurte veeristega (näiteks 3 cm) memode malle.
6. 6 Teenindusmärkused on kirjutatud ühe reavahega. Jätke lõikude ja lõikude vahele tühi rida.
   • Ärge taandage lõikeid.

Osa 2/3: Memo kirjutamise ettevalmistamine

1. 1 Kui peate teavitama mitut inimest millestki olulisest (tööl), saatke neile memo. Saate selle isegi ühele inimesele saata, kui teabe edastamise fakt tuleb dokumenteerida.
   • Kuid mõnel juhul on parem rääkida soovitud inimestega.
   • Lisaks ei saa osa teavet kirjalikult edastada.
2. 2 Sõltuvalt edastatavast teabest võib märkme sisu ja vorming erineda. Enamik memosid sisaldab järgmist teavet:
   • Uus idee või lahendus probleemile.Näiteks kui teate, kuidas ületunnitöö planeerimisega seotud probleemi lahendada, kirjutage sellest memosse ja saatke see oma ülemusele.
   • Tellimused. Näiteks memo saatmine on tõhus viis vastutuse jagamiseks eelseisval konverentsil, mida teie osakond korraldab.
   • Aruanne. Samuti saate saata märkuse, et teavitada kolleege hiljutisest sündmusest või teavitada neid projekti kohta uuest teabest või esitada aruanne uuringu tulemuste kohta.
3. 3 Võib -olla töötate paljude projektidega ja soovite neid memos jagada. Ei tohiks seda teha. Teenindusmärkused sisaldavad teavet ühe konkreetse probleemi kohta (teema, projekt jne).
   • Memo peaks olema lühike, informatiivne ja kergesti loetav. Seega, keskendudes vaid ühele teemale, tagate teabe lugemise ja sellega arvestamise.
4. 4 Teie märkme sisu ja stiil sõltuvad sihtrühmast, seega mõelge, kes teie märkust loeb.
   • Näiteks on teie töökaaslastele mõeldud memo stiil olulise kuupäeva planeerimise kohta ja ülemuse märkuse stiil eduaruandega väga erinev.

Osa 3/3: Memo kirjutamine

1. 1 Pange märkmele pealkiri. Ettevõtte kirjavahetuses tiitlidokumentidega on tavaline tava.
   • Näiteks kirjutage lehe ülaossa "Memo" või "Memo".
   • Pealkirja saate paigutada keskele või vajutada seda lehe vasakule poole. Parim on vaadata varem saadud memosid ja kopeerida nende vorming.
2. 2 Kirjutage oma märkmele pealkiri. See peaks sisaldama järgmist teavet:
   • TO: Kirjutage nende inimeste nimed ja ametinimetused, kellele te märkuse saadate.
   • OT: kirjutage oma nimi ja tiitel.
   • KUUPÄEV: kirjutage täpne kuupäev koos aastaga.
   • TEEMA: Kirjeldage lühidalt, kuid täpselt, millest märkus räägib.
   • Pange tähele, et "Teema" asemel võite kirjutada "Ref."
3. 3 Märkme saajate loendisse lisage kindlasti kõik inimesed, kellele te selle saadate. Piirake märkme adressaate inimestega, keda selles olev teave mõjutab.
   • Ärge saatke märkust kõigile oma osakonnas või ettevõttes, kui selles sisalduv probleem puudutab vaid mõnda inimest.
   • Kui saadate märkmeid korraga kõigile ettevõtte töötajatele, pommitatakse neid märkmetega ja kas nad ei loe neid hoolikalt või ei loe üldse.
4. 4 Märkme saajate loendisse lisage täisnimed ja pealkirjad. Isegi kui olete oma ülemusega lühikesel jalal, on ärikirjavahetuses parem jääda ametliku tooni juurde. Näiteks võite teda kontorisse minnes nimetada "Vladimiriks", kuid oma memos nimetage teda "härra Dmitrijeviks" või "Vladimir Nikolajevitšiks".
   • Pidage seda meeles märkuse saajate loetlemisel - lisage täisnimi ja pealkiri.
5. 5 Kui saadate kellelegi teisest ettevõttest märkuse, on väga oluline kindlaks määrata temaga ühenduse võtmise õige vorm. Võtke aega selle inimese kohta teabe leidmiseks; tõenäoliselt saab seda teha tema ettevõtte veebisaidil.
   • Näiteks kui isikul on doktorikraad, lisage see kindlasti.
   • Samuti leidke kindlasti selle isiku ametikoht ja lisage see oma märkmikku.
6. 6 Mõelge oma märkme teemale. See peaks olema lühike ja otsekohene.
   • Näiteks "Uued kliendid" on üsna ebamäärane teema ja kui keegi soovib mõne päeva või nädala pärast teie märkme üles leida, siis on tal seda raske teha.
   • Parim teema on: "Kliendi laienemise aruanne".
7. 7 Reeglina ei kirjutata tervitusi teenistusmärkmetesse. Aga kui soovite, võite märkme teksti alustada sõnadega "Lugupeetud härra Dmitrijev" või "Kallid kolleegid".
   • Märkus peaks olema lühike ja informatiivne, nii et tervituse võib ära jätta.
8. 8 Kirjutage märkme sissejuhatav osa. Märkige selles selgelt memo kirjutamise ja saatmise eesmärk.
   • Näiteks: "Ma kirjutan ...". Märkme sissejuhatav osa peaks sisaldama lühikest ülevaadet selles esitatud teabest.
9. 9 Sissejuhatav osa peaks olema lühike. Selles pole vaja üksikasju ja muid üksikasju esitada.
   • Tehke sissejuhatav osa lühikestest lausetest (lühike lõik).
10. 10 Otsustage põhiteabe esitamise stiil. See tuleks lisada 2-4 lõiku. Esitamise stiil sõltub teabest endast.
    • Näiteks saate teavet esitada tähtsuse järjekorras või vastavalt protsessidele, millesse teie projekt on jaotatud.
11. 11 Teenuseteade tuleb jagada osadeks (lõikudeks), et selle lugejad saaksid teavet hõlpsalt assimileerida; lisaks aitavad lõigud neil märkuses olulisi punkte välja selgitada.
12. 12 Pealkiri iga jagu; lõike pealkiri peaks selgelt sisaldama selles sisalduvat teavet.
    • Näiteks võite jagada oma eelseisva kontorikolimise märkuse järgmisteks osadeks: Uus kontori asukoht, juhised pakkimisseadmete ja dokumentide jaoks ning ümberpaigutamise ajakava.
13. 13 Iga lõigu esimene lause peaks lugejatele ütlema, millest see lõik räägib.
    • Märkme üksikud lõigud või osad peaksid keskenduma vaadeldava teema konkreetsele punktile.
14. 14 Oluliste punktide esiletõstmiseks looge loend või loend. See aitab lugejatel keskenduda põhipunktidele ning lugeda ja imada teavet kiiremini.
15. 15 Memo maht ei tohiks ületada 1-2 lehekülge.
    • See on standardne memode suurus, kus on üks reavahe ja lõikude vahel tühi rida.
16. 16 Kaaluge lisatud lõiku, mis võtab kokku esitatud teabe. Enamikul juhtudel pole see vajalik, eriti kui kirjutasite lühikese märkme.
    • Aga kui esitatud teave on väga keeruline või kui memo suurus on tavapärasest suurem, on parem lisada väike lõik, mis võtab kokku esitatud teabe (nimelt põhipunktid).
17. 17 Lisage kindlasti lõpplõik, isegi kui te ei arva, et seda vajate. Kaaluge järgmist.
    • Mis on memo eesmärgid? Julgustada lugejaid midagi tegema? Kas töötajad peavad õigeaegselt aru andma? Kui jah, siis öelge see selgelt viimases lõigus.
    • Kui edasisi toiminguid pole vaja teha, kirjutage järgmine järeldus: "Arutan hea meelega seda küsimust" või "Kui teil on sellel teemal küsimusi või kommentaare, vastan neile hea meelega."
18. 18 Kui soovite, pange oma nimi või allkiri märkme lõppu (kuid see pole kohustuslik). Kui see nii on, vaadake teiste töötajate märkmeid.
    • Kui nad kirjutavad märkmetele alla (näiteks „Lugupidamisega, Ivanov AA), tehke sama.
    • Kui te ei soovi märkmele alla kirjutada, võite oma initsiaalid panna dokumendi lõppu.
19. 19 Kui märkmele on lisatud tabeleid, graafikuid või aruandeid, tehke meeldetuletus manuste kohta. Selleks kirjutage dokumendi lõppu näiteks "Lisa: tabel 1".
    • Lisad peavad olema märgitud märkuse põhitekstis.
    • Näiteks kui kirjutate eelseisvast kolimisest uude kontorisse, võite kirjutada midagi sellist: „Kavatseme kolimise kvartali lõpuks lõpule viia. Üksikasjaliku kolimisgraafiku leiate lisatud tabelist 1. "
20. 20 Enne märkuse esitamist kontrollige seda kindlasti. Veenduge, et laused oleksid grammatiliselt õiged, et märkuses poleks õigekirja- ega süntaksivigu ja teave oleks sisukas.
    • Ärge saatke teadet pärast selle esmakordset kontrollimist (kui muidugi pole tegemist kiireloomulise märkusega). Pange dokument kõrvale ja kontrollige tunni pärast uuesti. Võib -olla leiate uusi vigu ja ebatäpsusi, millest varem ilma jäite.
    • Kui märkus sisaldab konfidentsiaalset teavet, kontrollige oma ettevõtte privaatsuspoliitikat ja uurige selle isiku nime, kes vaatab teie märkuse läbi ja annab arvamuse selle vastavuse kohta kehtestatud reeglitele.