Autor:
Lewis Jackson
Loomise Kuupäev:
5 Mai 2021
Värskenduse Kuupäev:
1 Juuli 2024
Sisu
Ürituste korraldamine näib olevat väga keeruline ülesanne ja asjad lähevad veelgi keerulisemaks, kui teil pole plaani ja plaani ette. Nii et proovige seda vältida - valmistudes ette kuud ette ja hoides ürituse ajal rahulikult.
Sammud
1. meetod 4st: planeerige kuud enne sündmust
Määrake sündmuse eesmärk. Organisatsiooni eesmärgi kindlaksmääramine aitab teie sündmust õigel kursil hoida. Kas plaanite üritust kogukonna harimiseks? Kas veenda potentsiaalseid sponsoreid? Kiita teatud isikut või rühma? Täpsustage seda eesmärki nii palju kui võimalik. Ükskõik, mida sa teed (harid, veenad, kiidad jne), miks kas sa teed seda uuesti
- Mõelge sellele kui oma missiooni avaldusele või oma edu eeldusele. Kui teate kindlasti, mida soovite, leiate selle palju lihtsamalt!
Pange paika eesmärgid.Täpselt nii Mida soovite saavutada? Mitte üritusel ilmuvate inimeste arv ega asjaolu, et see juhtus - kuidas soovite, et sündmus oleks? 5 uut organisatsiooni liiget? Kasvasite 20 miljonit dongi? Muuda teiste inimeste mõtteviisi? Paneb kõik põnevile?- Mõelge kolmele sündmusele kõige rohkem soovitud tulemusele ja keskenduge nende elluviimisele. Saate kaaluda ühte rahalist eesmärki, ühte sotsiaalset eesmärki ja ühte isiklikku eesmärki - see sõltub sinust!
Koguge vabatahtlikke. Teil on vaja häid ja häid liikmeid korraldustoimkonna paljudes erinevates valdkondades. Nad saavad teid aidata kõiges, alates ajastamisest, eelarvestamisest kuni kutse saatmiseni, plakatite kujundamiseni, külaliste tervitamiseni ja pärast üritust koristamiseni. Teisisõnu, need aitavad teil tööd teha. Kui võimalik, leidke vabatahtlikke, keda saaksite usaldada!- Veenduge, et nii korraldajad kui ka ürituste juhid töötaksid vastavalt teie plaanis sätestatud ajakavale. Poolte vaheline koostöö muudab teie töö lihtsamaks. Kelleltki abi paludes rääkige kohe algusest peale oma ootustest tema vastu ja nende osalemise ulatusest üritusel.
- Kui te ei leia vabatahtlikku, palgake ürituse meeskond! See sõltub täielikult teie korraldatava ürituse tüübist. Saate koha rentida koos ürituse meeskonnaga või rentida kolmanda osapoole käest.
Prognoositav eelarve. Kõik kulud, tulud, toetused ja muud erakorralised kulud peavad olema eelarves. Kui te eelarvet ei tee, lõpetate ürituse paksu arvete ja tühja rahakotiga, saamata aru, mida te just kulutasite. Ole realistlik esimesest päevast alates, et hiljem ei üllatuks!- Leidke viise, kuidas kulusid madalaks hoida. Kas saate palgata vabatahtlikke tööle tasuta? Mõelge asukohtadele, mida on odavam rentida (näiteks kellegi maja)? Pidage meeles, et väike, lihtne, kuid edukas kohtumine on palju parem kui luksuslik pidu, mis ebaõnnestub.
Määrake sündmuse aeg ja koht. See on tegur kõige tähtsam sündmusest. Milline peaks olema teie ürituse aeg ja koht, et inimesed ütleksid: "Jah, ma tulen sinna!" Soovite korraldada üritust ajal, mil kõik on vabad ja ühes mugavas asukohas, kus teil on piisavalt üüri!
- Tutvuge kogukonna ajakavaga, kus te elate, ja kaaluge, kes üritusel osalevad. Kui sihite koduperenaisi, on päeva- ja ümbruskonnaürituste korraldamine parim valik (saate pakkuda täiendavaid lapsehoiuteenuseid). Üliõpilasest osavõtja puhul korraldage üritus nädala jooksul ühel õhtul kesklinnas. Kui võimalik, peaksite minema nende juurde Kokkupanek.
- Muidugi on palju ürituste toimumiskohti, mille peate eelnevalt reserveerima. Nende asukohtade võimalikult kiireks rentimiseks võtke ühendust. Need võivad olla kallimad kui arvate!
Kaaluge logistikat. Logistikale tuleb mõelda igas mõttes. Kuidas saab parkimine olema? Puuetega inimeste võime osaleda? Mida saate ürituse ruumiga teha? Millist varustust vajate? Kas vajate tasu eest midagi täiendavat (nt kõnelejate joogid, märgid, väljaanded)? Kui palju inimesi võtab aega, et üritus sujuks?
- On väga oluline korraldajate liikmetega mõtiskleda ja arutada, et võtta arvesse ürituse kõiki aspekte. Kas on mingeid takistusi, mida saate ette näha ja vältida? Kas külalistel on vaja ööbimiskohta? Milliseid erandeid on vaja?
Mõelge turundusele ja reklaamile. Ürituse ettevalmistamise ajal koostage plakati mustand. See plakat peaks sisaldama teavet kuupäeva, kellaaja, asukoha, peamiste külaliste, sündmuse nime ning sündmuse teema või sildi kohta. Kuna ettevalmistusaeg on liiga vara, võite kulutada palju aega nende asjade läbimõtlemisele - kuid peaksite koostama esialgse mustandi, et näha, millised jaotised koos on!
- Mõelge muudele ürituse reklaamimise viisidele. Kas saata e-kirju? Meilisõnumid? Pakute teavet Facebookis, Twitteris või veebisündmuste saitidel (lisateavet nende kohta hiljem)? Mida sul vaja on enne üritused inimeste kaasamiseks ja selleks, mida vajate aastal sündmused neid tagasi hoida?
Töö ümber korraldada. Võib-olla tunnete end praegu väga segaduses. Hinga sügavalt sisse ja avage Exceli tarkvara. Valmistage üritusel ette tegevuste ajakava mustand. Mõtete korrastamiseks kasutage mõnda Exceli tabelit. Siinkohal võib tunduda tarbetu paberimajandus, kuid järgmise kahe kuu jooksul olete iseenda eest hoolitsemise eest tänulik.
- Töötage välja iga tegevuse ajakava (koos tähtaegadega). Pange kirja kõik korraldajate liikmed, millal ja kus neid vajate. Nii saate oma töö ajastada ja hiljem küsimusi vältida.
2. meetod 4-st: planeerige töö 2 nädalat enne sündmust
Veenduge, et kõik oleks valmis. Tehke kindlaks aeg, asukoht, võtmekülalised, ürituse korraldaja, sündmuse nimi ja silt. Kas tuleb midagi Kas me võime eksida? Kas viimase hetke muudatused võivad juhtuda? Siinkohal peaks kõik olema nii selge kui mustvalgel paberil.
Kohtumine korraldajate liikmetega. Taotlege eelarve, ajakava jms kinnitamist nii korraldajatelt kui ka ürituste juhtidelt. Praegu on õige aeg küsimustega tegeleda. Kõik on oma kohustustest veel aru saanud? Kas nad on kõigega rahul?
- Veelkord kohtuge nii korraldajate kui ka vabatahtlikega, et mõelda võimalike probleemide üle. See on ka ideaalne aeg oma tegevuse kavandamiseks.
- Veenduge, et korraldajatel pole sisemisi probleeme. Pange ühendust kõigi osakondade juhtide, korraldajate ja vabatahtlikega.
Jagage tööd erinevate inimeste vahel ja laske kogemusi omaval inimesel kõiki tegevusi koordineerida. Kui see on eriti ulatuslik sündmus, määrake mitu inimest ühe inimese järelevalve all erinevate tegevuste koordineerimiseks. Korraldajate liikmed peavad seda juhti usaldama.
- Peaksite määrama ühe kuni kaks liiget, et veeta aega enne üritust külaliste tervitamisel ja vestlemisel.Põhimõtteliselt on nad administraator, kes vastutab kõigi külaliste meeleolu tõstmise eest ja laseb neil näha, et nende eest hoolitsetakse.
Hoidke kindlasti kõiki sündmustega seotud veebilehti ajakohasena. Tõenäoliselt tunnete juba Facebooki ja Twitterit, kuid on palju muid veebisaite, mida saate reklaamimiseks kasutada, näiteks Eventbrite, Evite ja Meetup. Kui te pole neist lehtedest kuulnud, otsige kohe! Juhul, kui teie üritus on välismaal ja soovite pileteid veebis müüa, on Ticketbud üsna kasulik.
- Ja muidugi värskendage ürituse veebileht, ajaveeb või Facebooki leht, kui see on saadaval. Saate saata sündmuse meeldetuletusi, postitada fotosid ja hallata sündmuse vastuseid. Mida aktiivsem on võrgus, seda laiemalt sündmus muutub. Kui korraldate aianduse, kodukaunistamise või muude loomevaldkondadega seotud üritusi, võite kasutada ka Pinteresti.
Koguge külalistelt sponsorlust ja muid rahaallikaid. Lähinädalatel tekivad mitut tüüpi kulutused ja te ei soovi selle kõige eest ise maksta! Rüselge veidi alustamiskulude eest - olgu see siis ürituse toimumiskoha rent, varustus või pidusöök? Enne ürituse ettevalmistamise alustamist peate võib-olla maksma ka mõned ülaltoodud summadest.
- Veenduge, et olete loonud süsteemi dokumentide, sertifikaatide, arvete ja muude dokumentide töötlemiseks. Peate kõik dokumendid edaspidiseks kasutamiseks säilitama, nii et mida varem olete korraldatud, seda mugavam on tulevik, eriti kui teie partner töötab ebaprofessionaalselt.
Ürituse edendamine. Valmistage väljaandeid, avaldage kuulutusi, avaldage ajakirjanduses, saatke kutseid, telefonikõnesid, saatke e-posti teel kontaktrühmi, kohtuge potentsiaalsete osalejate või sponsoritega. Kuidas inimesed teavad ja osalevad teie üritusel? Veenduge, et teie edastatud teave oleks täielik, välja arvatud mõned küsimusi tekitavad tegurid - ka külalise uudishimu tuleb ergutada!
- Mõelge oma sihtrühmale. Kui soovite vanemaid kutsuda, ei raiska te aega Snapchati tarkvara kaudu sõnumite saatmine. Minge nende külastatud kohtadesse või kasutage vaatajaskonna tööriistu.
Koguge ürituse jaoks vajalikud asjad. Need esemed võivad sisaldada medalit, mängu, suveniire, preemiat või tunnistust. On palju väikeseid ja tühiseid asju, millele kogenematud inimesed ei oska tähelepanu pöörata, kuid peate teadma kõiki väiksemaid tegureid. Ärge unustage mööblit, helitehnikat, laudu, laudlinu ja muid suuri, olulisi esemeid!
- See on veel üks asi, mille mõtlemiseks peate võtma aega. Ärge lõpetage enne, kui leiate 5 eseme, mille unustasite valmistada - kõike alates pastapliiatsitest ja esmaabikomplektidest kuni patareide, jääkuubikute ja pikendusjuhtmeteni. Te soovite olla valmis igas olukorras.
Sorteeri kõike. Korraldage videosalvestus. Korraldage külalistele transport. Korraldage koristustiimile toit. Nimekirja võib jätkata igavesti, kuid ilma sorteerimata ei saa te üritust korraldada!
- Valmistage toit ja jook. See on ka hea aeg spetsiaalsete majutuskohtade, näiteks puuetega inimeste majutamiseks. Kontrollige, kas mõni külaline on taimetoitlane või kas tal on muid erilisi einestamisvajadusi. Paljudel veebisündmuste piletisaitidel on jaotis "iseküsimised", mis aitab teil hinnata oma külaliste erisoove.
- Valmistage ette lauad ja toolid, taustad, mikrofonid, kõlarid, arvutid, projektorid, poodiumid - kõik, mida ürituse toimumiskohas vaja on.
Valmistage ette oma kontaktide loend. Teil peavad olema korraldajate telefoninumbrid, aadressid ja e-posti aadressid. Koostage sarnane loetelu VIP-de (eriti olulised külalised) ning kaupade või teenuste pakkujatega. Kui keegi ei ilmu kohale või jääb hiljaks, saate seda kasutada.
- Oletame, et banketi meeskond on hiljaks jäänud. Mida sa teed? Hankige kohe nende kontaktide loend ja helistage neile. Oh, nad arvavad, et sa tahad kohale, et see kätte saada 90 naela hakitud sealiha? Mida iganes. Annate nimekirja hr A-le, ta võtab veoauto ja läheb paberil olevale lihakogumise aadressile. Olete katastroofi ära hoidnud. Nüüd teate, et te ei peaks seda teenindusmeeskonda tööle võtma ega selgemat suunda andma!
Minge koos korraldajatega ürituse toimumispaika. Jälgige parkimist, tualette, ruume ja uksi ning hinnake neid. Otsige läheduses asuvaid kohti, kus saaksite teha koopiaid, helistada ja hädavajalikke asju osta. Üldiselt on ürituse toimumiskoht käes.
- Rääkige inimesega, kelle poole te koha rentimiseks pöördusite. Neil peaks olema toimumiskohast parem arusaamine kui kellelgi teisel. Kas on mõni probleem, millest peaksite teadma? Piiratud aeg? Kas uks on teatud aegadel lukus? Loodetavasti seda ei juhtu - kuid tasuks teada saada ka tulekahjusignalisatsiooni kontrollide ajakava kohta.
Meetod 3/4: Valmistuge 24 tunni jooksul enne sündmust
Ole rahulik. Sa saad sellega hakkama. Eriti oluline on jääda rahulikuks ja mitte segadusse sattuda ega ärevusse sattuda. Te olete juba kuid valmistunud! Kõik saab korda. Mida rahulikum olete, seda rahulikumad on teie meeskonnakaaslased, seda parem on sündmus. Pealegi saab kõik varsti otsa!
- Tõsiselt, saate hakkama. Olete teinud kõik, mis võimalik, mõeldes kõigile võimalikele probleemidele - kui midagi läheb valesti, teate, kuidas probleemi lahendada. Ja pidage meeles: keegi ei saa teid süüdistada. Lärmakas külaline, toit pole hea - inimesed saavad aru, et te ei saa seda kõike kontrollida. Lõdvestu. Sinuga saab kõik korras.
Viimane kontroll korraldajate liikmetega. Rääkige kõigiga kindlasti ürituse toimumispaika jõudmise viisidest ja saabumise ajast. Kõige rohkem ei taha te seda, kui kogu korraldaja helistab teile ürituse päeval, sest te ei tea, kus on tagumine sissepääs.
- Isegi kui keegi ei ütle midagi ega küsi sinult küsimust, siis anna endast parim, et hinnata teiste suhtumist. Kas nad kõik on oma tööga rahul? Kas nad saavad omavahel läbi? Kui ei, rääkige kõigiga ja proovige sõlm eemaldada. Võib-olla sobib keegi mõnda teise osakonda või töötab teistega.
Kontrollige kõiki kutseid ja vastuseid. Lisage külalised Exceli tabelisse ja arvestage inimeste arv. Enamiku ürituste puhul on kinnitatud osalejate arv ei ole näitab sündmusel tegelikult osalevate inimeste arvu. Teil võib olla 50 valideerijat, kuid lõpuks on neid ainult 5 või osaleb kuni 500 inimest. Kuigi peaksite teadma valideerijate arvu, olge valmis olukorra lahendamiseks, kui osalejaid on liiga vähe või liiga palju!
- Tuletage VIP-külalistele meelde ürituse kohta. Teid üllatab nende inimeste arv, kes ütlevad: "Oh, eks. Homme pole ju?" Lihtsa kõne või tekstiga saate seda vältida.
Minge ürituse toimumispaika ja kontrollige, kas kõik on valmis. Kas tuba on korralik ja valmis? Kas elektroonikaseadmed on installitud ja töötavad? Kas saate vajadusel mõnda seadet eelinstallida? Kas töötajad on ürituseks täielikult valmistunud?
- Kontrollige, kas üritusel on piisavalt toetajaid. Loomulikult on kõige parem, kui teil on rohkem toetajaid kui vaja. Teil võib tekkida vajadus paluda kelleltki hädaolukorda, vajada kedagi, kes külalisi märkaks, või lahendama probleemi, mida ei oska ette näha. Või teate, võib vaja minna kedagi, kes teile rohkem kohvi valaks.
Valmistage komplektid ette üritusel osalejatele. See komplekt võib sisaldada veepudelit, kommipulka, kleeplinti, pastapliiatsit, voldikut ja muud vajalikku teavet. Samuti on hea mõte, kui soovite lisada väikeseid suveniire.See on suurepärane esiletõst, mis näitab, et üritus oli hästi korraldatud ja samal ajal paneb külalisi end väärtustama.
- See komplekt võib olla mõeldud külalistele või korraldajatele või mõlemale! Kellele ei meeldi granola baar ja pastapliiats?
Ajakava sündmuse teave (jooksev leht või jooksev leht). Siin on loetelu kogu vajalikust teabest, jagatuna aja ja / või osakonna järgi. Valmistage mõne minuti jooksul ülesandeprogramm koos oluliste tegevustega. Jooksva lehe mall jääb täielikult teie otsustada. Lihtsalt proovige teavet lugeda minimaalseks, et seda oleks hõlbus lugeda.
- Kui teil on raske, ehitage need liigid erinev jooksuleht võib olla kasulik. Sõnavõtjad soovivad suurema tõenäosusega teada teiste külaliste loendit, kes on kus ja millal. Korraldajad soovivad nimekirja seadmetest, ajagraafikutest ja koristuskavadest. Kui teil on piisavalt aega jooksva lehe ülesehitamiseks, leiate sellest üsna palju abi.
Koostage nimekiri esemetest, mis ürituse toimumispaika tuua. Kui halb see on, kui üritusele jõuate, on kõik valmis, kõik kas neid on ja mõistate, et olete 12 000 tassi koju unustanud? See on halb. Sa rikkusid selle kõik ära. Nii et tehke nimekiri, kontrollige seda veel kord ja võtke kõik koostisosad valmistamiseks ette!
- Kui esemed on hajutatud erinevates kohtades, määrake igale inimesele konkreetne ülesanne. Seejuures ei pea te kulutama paaniliselt 8 tundi ringi jooksma ja neid esemeid koguma. "Üks puu ei pane noort, kolm puud kobaras kokku, nii et mägi on kõrge" - ütles iidne rahvas.
4. meetod 4-st: kontrollige sündmuse kuupäeva
Saabuge varakult ürituse toimumispaika koos korraldajate ja vabatahtlikega. Veenduge, et kõik on kohal ja elektroonika töötab korralikult. Kas teil on viimase hetke küsimusi? Kui aega on, joome karastusjooke, jagame, julgustame kõiki ja puhkame! Sa saad sellega hakkama. Olete valmis.
- Veenduge, et korraldaja kannaks spetsiaalset märki või kannaks mõnda äratuntavat eset käes, nii et üritusel osalejad saavad vajadusel abi. Mõnikord ei piisa khaki ülikondadest.
Igasuguseid asju sees ja väljas. Kas vajate postkasti õhupalle? Plakatid toanurgas? Aga uks ja mööda koridori? Kui teie külalised peavad ürituse toimumispaika jõudmiseks läbima kaootilise rägastiku, peaksite teid juhendama palju märke.
- Eriti abiks on tervitusbännerid ja muud infotahvlid hoone ees. Soovite, et inimesed saaksid ürituse toimumiskoha kohe tänavalt ära tunda. Selles pole midagi imestada!
- Üritusel on vastuvõtt ja registreeritud külalised. Kui külalised uksest sisse astuvad, peaksid nad nägema täpselt, mida nad peavad tegema. Vastasel juhul hõljuvad nad ebakindluses ja ebamugavuses. Kas mäletate eelpool mainitud vastuvõtuosa? Palun määrake keegi ukse juurde seisma, et tervitada ja vastata kõigile külalise küsimustele.
- Ujuv muusika! Muusika kustutab ürituse häbeliku õhkkonna.
Veenduge, et üritusel osalejad teaksid, mis toimub. Kui esineja hilineb, peate teatama sündmuse viivitamisest. Kui söögikord võtab oodatust kauem aega, peaksid ürituse külalised olema teadlikud ajakava muudatustest. Ürituste kulgemine plaanipäraselt toimub väga harva - nii et kui ajakava ei järgita tähelepanelikult, veenduge, et osapooled hoiaksid ühendust.
Pildista! Võiksite selle märkida. Samal ajal on inimestel põnev näha, kui keegi hoiab sündmuse hetkede jäädvustamiseks kaamerat käes. Pildistage oma sponsori bännerit, bännerit, tervitusväravat, vastuvõtuala jne. Neid fotosid saate kasutada ka järgmisel aastal!
- Võimalusel laske seda tööd teha sõbral või professionaalsel fotograafil. Teil on piisavalt tööd teha! Peate külalistega vestlema ja sööma, nii et keegi teine peaks pildistamise eest hoolitsema.
Dokumentide asetamine pärast sündmust. Teil peab olema külaliste tajusse istutatud mõni idee ja soovite, et nad lahkuksid sündmuselt konkreetsete mõtete, mõtiskluste või tegutsemiskindlusega. Nii et valmistage ette brošüür või ükskõik milline ese, mille nad kaasa võivad võtta pärast sündmus.
- Võite kaaluda selle jaotise hiljutise sündmuse küsitlust. Pakkuge neile võimalus oma järgmisel arvamusel rääkida, mida paremaks muuta ja mida nad järgmisel üritusel soovivad. Ja muidugi, kuidas nad saavad kaasa lüüa!
Koristage ürituste toimumiskohad! Kontrollige oma toiteloendurit, eemaldage bännerid, puhastage mööblit ja palju muud. Sa tahate, et sait oleks tagasi algsesse olekusse - eriti kui maksate üüri ja soovite tagasi minna. Samuti võite vältida oma teenusepakkuja pakutavaid lisatasusid. Jagage töö ühtlaselt, et puhastusprotsess oleks võimalikult kiire ja õrn.
- Kontrollige uuesti ja veenduge, et väärtuslikke esemeid pole maha jäänud. Kui jah, siis koostage kaotatud eseme nõude vorm.
- Kui midagi kahjustate, teavitage palun inimest, kelle poole te koha rentimiseks pöördusite. Ausus ja ausus on alati parim suhtumine.
- Eemaldage võimalikult palju prügikasti. Hooldusosakond võtab pärast seda üle.
Hoolitse kõigi sündmusejärgsete missioonide eest. Sõltuvalt teie korraldatava ürituse tüübist ei pruugi teil pärast üritust midagi teha olla, vastasel juhul on olemas pikk nimekiri inimestest, keda tänada, samuti ootel olevaid kviitungeid. Siin on mõned ideed alustamiseks:
- Täname kõiki korraldajate liikmeid, eriti sponsoreid ja vabatahtlikke. Ilma nendeta ei saa üritust korraldada!
- Rahaasjad lõpule viia ja hakkama saada. Seda tuleks teha nii kiiresti kui võimalik, seda vähem vigu, seda parem.
- Korraldage tänupidu neile, kes teid on aidanud. Soovite, et meeskonnakaaslased tunneksid end tänulikuna ja samal ajal sooviksite, et teie sponsorid näeksid, et nad on toonud muutusi ja hea eesmärgi.
- Levitage huvilistele suveniire või muid väljaandeid.
- Edastage arved sponsoritele ja teistele.
- Postitage fotod ürituse veebilehele.
Pidage koosolekut, et kogemustest õppida ja järgmisel korral paremini hakkama saada. Kui kõik on läbi, mida te soovite, et teeksite teisiti? Mis töötab ja mis mitte? Kas soovite korraldada sellist üritust? Mida sa õppisid?
- Kui saate kõigilt vastuse, lugege neid kõiki. Isegi kui te ei saa külalistelt mingit vastust, küsige seda ürituse korraldajatelt! Kuidas nad arvavad? Kas nad nautisid seda aega? Ilmselt lihtsalt sellepärast, et granola baar ja pastakas olid vabad, eks?
Nõuanne
- Koostatavate dokumentide loetelu:
- Esialgne eelarve
- Ürituste ajakava (iga programmi aeg üritusel)
- Kutse
- Külaliste nimekiri
- Tegevuskava
- Töögraafik (lõpetamise ajakava)
- Dokumentatsioon pressiteadete jaoks
- Kõne
- Osalejate nimekiri
- Poolte sõnavõtud (lisada kõneleja jätkamine)
- Tööprogramm
- Graafik on jagatud minutiteks
- Kontaktvõrgu loend (korraldaja telefoninumber)
- Toote nimekiri
- Täidetavate ülesannete loetelu
- Sündmuste aruanded (vajutamiseks ja teistele)
- Enne sündmust määrake üksikisikud / osakonnad vastutama järgmiste valdkondade eest:
- Annetajad
- Kohalviibijad
- Tähtis külaline, esineja
- Kujundage, printige, koguge artikleid ja hinnake neid tooteid
- Preemiad, suveniirid, kingitused, bännerid, tunnistused
- Sõidukid, toitlustamine, ürituste korraldamine, kaunistamine, taustad, parkimine
- Meedia, suhtekorraldus (välissuhted), turundus
- Asukoha valimisel ja hindade läbirääkimistel arvestatavad tegurid:
- Saidi maht (osalejate arv, välja arvatud need, kes pole ametlikult kohal)
- Toidu kättesaadavus (juhul kui söögikohti on selles kohas saadaval)
- Aeg (sündmuse algus- ja lõppaeg)
- Valgustus (juhul kui üritus toimub öösel)
- On konditsioneer või mitte
- Vajalik varustus on olemas (mikrofon, kõlarid jne)
- Mööbel (mööbel, lauarätikud jne)
- Kas toimumispaigas saab korraldada muusika- ja meelelahutusüritusi (vähem formaalsete etendustega)
- Generaator
- Lihtne juurdepääs toimumispaigale - olenemata sellest, kas toimumiskoht asub kesklinnas või mitte (kas delegaadid saavad ilma probleemideta osaleda)
- Spetsiaalne ruum korraldajatele, riietusruumid jne.
- kogumaksumus
- Määrake ürituse päeval isik / osakond, kes vastutab järgmise eest:
- Üldine kooskõlastamine
- Tualettruum
- Toit
- Töötab väljakul
- Host (MC)
- Arvutid, projektorid
- Fotograaf
- Vastuvõtutöötaja
- Rahva kontroll ja PR koos rahvahulgaga
- Parkimisala
- Kaitse
- Jagage dokumente ja tarvikuid (kingitused ja sertifikaadid nii konkreetsetele isikutele kui ka kõigile üritusel osalejatele)
- Sündmuse kuupäeva üle otsustamisel arvestatavad tegurid:
- Kas põhikülaline ja teised VIP-külalised on sellel päeval saadaval?
- Milline päev on teie sihtrühmale parim?
- Igal ajal ei tohi te oma tööd ja kohustusi teisele inimesele üle anda.
- Töö vastutab.
- Õigel ajal. Kui teil on viivitusi, teatage täielikult ja viivitamatult tööst inimesele, kellest peate teatama.
- Probleemide ilmnemisel ärge süüdistage teisi, ärge mõelge liiga palju ja tekitage rohkem stressi, leidke võimalusi probleemi lahendamiseks.
- Veenduge, et teil oleks hädaolukordadeks paigutatud evakuatsiooniplaan. Kui teie üritus on ulatuslik, veenduge, et politsei ja arstid oleksid valves.
Hoiatus
- Ärge paanitsege ega stressige. Rahulik rüht toob teile paremaid tulemusi.
- Ole valmis igaks olukorraks. Mõnikord on asju, mis pole teie kontrolli all. Kui olete korraldajate liige, ärge vihastage, kui keegi teie peale karjub, see inimene võib olla lihtsalt pinges. Kui olete koordinaator, ärge pingutage ega paanitsege. Palun tehke kõik rahulikult. Proovige mõelda võimalike olukordade üle ja sellele, mida te sellistes olukordades teeksite.
