Sisu

• Astuda
• 1. meetod 2-st: 1. osa: omage õigeid oskusi
• 2. meetod 2-st: 2. osa: olge esinduslik
• Näpunäited
• Hoiatused

Iga ettevõte, mis külastajaid vastu võtab, vajab administraatorit. Vastuvõtutöötaja on keegi, kes võtab külastajaid vastu ettevõtte või asutuse letis. Tavaliselt on see esimene inimene, kellega külastaja peaks kohtuma, ja nagu teate, on esmamuljed alati väga olulised. Vastuvõtupidaja peab külastaja viisakalt vastu võtma ja õigesti vastama, ka telefoni või e-posti teel. See on justkui ettevõtte visiitkaart.

Astuda

1. meetod 2-st: 1. osa: omage õigeid oskusi

1. Omama suurepäraseid korraldamisoskusi. Vastuvõtjana olete ettevõtte visiitkaart - - olete inimene, kellega klient kõigepealt räägib ja kellele töötajad teabe saamiseks ja planeerimiseks tulevad. Lisaks kõnede vastuvõtmisele ja külastajate suunamisele peate sageli tegelema klientidega, korraldama kõikvõimalikke üritusi, leppima kokku kohtumisi jne. Kuna sellega kaasnevad paljud kohustused, on oluline, et teie kui administraator oleksite hästi korraldatud, et saaksite teha mitut asja korraga. saab teha. Kui te ei saa korraga täita mitut ülesannet ja täita neid õiges järjekorras, ei pea te administraatorina kaua vastu.
   • Hea viis korraldamiseks on investeerida arhiivimissüsteemi, millega saate töötada. On oluline, et teaksite, milliseid pabereid ja teavet teie ülemus, kolleegid ja kliendid vajavad. Hoidke kogu seda teavet erinevates kaustades - arvuti töölaual või paberil. Korraldage oma süsteem viisil, mis teile kõige paremini sobib - kui vajate selleks neoonkleebiseid, on see ka hea.
   • Organiseeritud olek tähendab ka seda, et saate ennast motiveerida - teil pole vaja kedagi, kes ütleks teile, kuidas midagi teha, ega hoia teid õigel teel. Kui olete hästi korraldatud, teate täpselt, millised ülesanded peate päevas täitma ja millised asjad on prioriteetsed.
   • Veenduge, et teil oleks käepärast (palju) telefoninumbreid, näiteks kolleegide, töövõtjate, müüjate, hädaabiteenuste jne numbreid. Teil on neid kõiki vaja kindlal ajal. Salvestage telefoninumbrid spetsiaalsesse arvutiprogrammi või Rolodexi.
2. Veenduge, et teil oleks vähe tehnilisi teadmisi. Kõige olulisem tehnoloogia, millega administraatoril tuleb tegeleda, on telefon - ja kõik need sellega seotud nupud ja jooned. Samuti on hädavajalik arvuti kasutamise oskus - enamik administraatoreid peab teadma, kuidas e-kirju saata, ja oskama hästi kasutada tekstitöötlust. Samuti on kasulik, kui teate, kuidas luua arvutustabeleid ja kasutada programme, mis on omased konkreetsele ettevõttele, kus töötate.
   • Pidage meeles, et suure tõenäosusega peate oskama ka koopiamasinat, skannerit ja printerit käsitseda (ning tõrkeotsinguga, mida töökaaslased nende seadmetega töötades kogevad). Kui teate, millist seadet kasutate, uurige juhendeid, et saaksite lahendada kõige levinumad probleemid.
3. Ole usaldusväärne. Eeldatakse, et administraator on kogu aeg oma töölaua taga - ettevõte saab halva nime, kui keegi telefonile ei vasta või kui ooteajad on väga pikad. Muutke usaldusväärseks olemine oma prioriteediks - kui teie ülemus teab, et ta saab teile loota ja et olete alati abiks, siis muudate end asendamatuks.
4. Ole hea kuulaja. Oluline osa administraatoriks olemises on teiste inimeste kuulamine - telefoni teel, kui klient esitab laua taga küsimuse või kui teile edastatakse teavet. Kui olete hea kuulaja, saate töötada tõhusamalt - saate probleeme lihtsamalt lahendada, kui mõistate kohe, mida keegi teilt palub, ja saate paremini suunata kliente osakonda, kus neid saab aidata.
5. Tehke kõigest märkmeid. Kui ülemus palub teil midagi teha, tehke üksikasjad märkmetega. Kui klient helistab, kirjutage kindlasti tema andmed (nimi, kontaktandmed, mida nad tahavad jne). Märkmed aitavad teil püsida korrastatud ja tuletavad meelde kõiki väikeseid asju, mis päeva jooksul ette tulevad. Kirjutage märkmed vihikusse või märkmikku ja hoidke neid alati kaasas. Üllatate, kui kasulik see on, eriti kui soovite teada, mida see viis tundi tagasi helistanud inimene soovis.
   • Kirjutage kindlasti sõnumid üksikasjalikult välja ja lugege kirjutatut. Korrake sõnumit ja / või kontaktandmeid kirjutades, et veenduda, et teil on õige teave.
6. Vastake telefonile viisakalt tavapärase tervitusega, näiteks: "Tere hommikust, räägite ____ (teie nimi), kasutaja ____ (ettevõtte nimi), kuidas saan teid aidata?Vastage kindlasti telefonile pärast ühte või kahte helinat. Ei ole okei inimesi enam kui minutiks ootele panna (see on kauem, kui võite arvata).
   • Kuulake tähelepanelikult selle inimese nime, kellelt helistaja küsib. Korrake, kui soovite selles veenduda. Küsige, kas helistaja oskab nime kirjutada, kui sellest on raske aru saada.
   • Viige vestlus kenasti üle tavapärase fraasiga, näiteks "Oota natuke, ma viin su härra Smithi juurde". Või kui inimene on vestluses: "Mister Smit on praegu vestluses. Kas soovite oodata või edastan sõnumi?". Tänage viisakalt helistajat ja edastage kõne.
7. Tervitage pakisaadetajaid sama professionaalselt ja viisakalt nagu iga teine ​​külastaja. Võimalik, et peate tarnele alla kirjutama. Veenduge, et teie allkiri oleks loetav. Kohaletoimetaja võib vajada juhiseid, kuhu pakend panna. Sellistes küsimustes pöörduge kindlasti õigete töötajate poole.
8. Võta vastu kliente, kes tulevad ettevõttesse tõhusalt ja viisakalt. Pärast seda, kui külastaja ütleb teile, kes nad on ja keda nad otsivad, võtate ühendust selle inimesega ja ütlete neile, kes seal on. Tavaline lause, mida saate selleks kasutada, on: "Hr Smit, proua Jansen ettevõttest XYZ b.v. on kohal kella 2 ajal". Püüdke alati anda ees- ja perekonnanimi ning ettevõte, mida nad esindavad. Kasulik on küsida, kas tal on aeg kokku lepitud. Seejärel annab hr Smit täiendavaid juhiseid, kuhu panna klient ootama ja kui kaua see aega võtab. Seejärel saate külastajale öelda: "Mister Smit on minutiga kohal". Või: "Hr Smit ütleb, et ta lõpetab koosoleku ja et ta on kohal 5 minuti pärast. Palun istuge maha".

2. meetod 2-st: 2. osa: olge esinduslik

1. Suhtuge positiivselt. Nagu eespool mainitud, on administraator ettevõtte visiitkaart - kliendid näevad teid kõigepealt ja vastavad inimeste küsimustele, kes ei saa kontorisse tulla. Keegi ei taha, et teda tervitaks hapu või pahur nägu. Alati on naeratus näol ja rõõmsameelne isiksus. Ole kannatlik raskete klientide suhtes, isegi kui nad sulle närvidele käivad.
   • Isegi kui teil on väga raske klient, tuletage endale pidevalt meelde, et teil on tugev ja õnnelik isiksus. Öelge endale, et nad võtavad teie pettumused välja, kuid teadke, et seni, kuni teete endast parima, et neid majutada, ei tee te midagi valesti. Parem hoida end lahedana kui plahvatada.
2. Pane tervitus valmis. Alati on oluline kliente sõbralikult tervitada. Isegi kui peate kliendi aitamiseks midagi lõpetama, on oluline teda tervitada, nii et nad teaksid, et neid on nähtud ja et neid aidatakse.
   • Näiteks võite tervitada järgmisega: "Tere hommikust! Kui sa istud maha, olen ma sinuga õige!".
3. Ole viisakas. Ole viisakas. Kohtle kõiki nii, nagu oleksid nad kõige olulisemad inimesed, kes täna kontorisse astuvad. See on teie ülesanne - kedagi ei huvita, et veetsite täna hommikul tunde liiklusummikus või et lihtsalt valasite oma uutele nahast kingadele kohvi. Jäta isiklikud mured koju. Pange klient end hästi tundma ja nautige teiega rääkimist.
4. Kleidi esindaja. Esindate ettevõtet, seega peate välja nägema korralik. Investeerige rõivastusse, mis sobib ettevõtte kultuuriga. Kui olete teatud tüüpi ettevõtte (näiteks rõivabrändi) administraator, võib olla hea kanda selle kaubamärgi riideid. Kalduge konservatiivsele poolele, välja arvatud juhul, kui töötate kohas, kus mood või muud tegurid on olulised.
   • Kontrollige, kas teie ettevõttel on riietusega seotud konkreetsed eeskirjad. Teie ettevõttel võib ametlike töörõivastega kõik korras olla, kuid ärge kunagi mäletage kuni riietu ametlikult (dressipükse ei pruugi hinnata).
5. Vaata alati korralik välja.

Näpunäited

• Hoidke isiklikke asju tööst eraldi. See tähendab ka seda, et te ei tegele isiklike vestluste ja meilidega tööl. IT-osakond saab teie arvuti tegevust jälgida.
• Olge juhtide vastu kena, vaadake, kas saate neid aidata, kui teil pole midagi teha.
• Pidage meeles, kes teie palka maksab, ja olge nende suhtes alati lugupidav.
• Leidke keegi, kes suudaks laual või telefonil silma peal hoida, kui peate minema vannituppa, kui lähete välja lõunale, puhkama jne. Nii ei tule teid tagasi tulles vihaseid inimesi.
• Küsige kolleegidelt, kas saate milleski aidata. Kaebamisega saab sõpru paremaks kui vaenlasi.
• Posti käitlemine on sageli ka teie töö osa. Esimesel päeval mõtle kohe välja, kuhu see peab minema, kes ja millal kohale toimetab.
• Olge alati valmis uut ülesannet õppima. Mitmekülgsus võib sulle palju tuua.
• Kirjutage sõnumid kahes eksemplaris ja andke koopia isikule, kellele sõnum on mõeldud. Või kasutage päevikut, see muudab asjade leidmise lihtsamaks, eriti kui otsite nime või telefoninumbrit.

Hoiatused

• Ära kunagi ütle "ma ei tee". Siis kaotate kiiresti töö.
• Ära teeskle, et oled kena. Inimesed näevad sellest otse läbi. Ole tõeliselt huvitatud, viisakas ja lugupidav. Kui te ei saa seda teha, ei tohiks te saada administraatoriks. Võtate alla ettevõtte maine. Siis otsige pigem kontoritööd, kus te ei pea avalikkuse ette tulema.
• Ärge vaielge kliendi ega helistajaga. Suunake ta ülemuse juurde.