Sisu

• Astuda
• 1. meetod 2-st: looge plaan organisatsiooniliste muudatuste haldamiseks
• 2. meetod 2-st: projekti muudatuste jälgimine
• Näpunäited

Muudatuste juhtimise plaane on kahte tüüpi. Üks on seotud muutuse mõjuga organisatsioonile ja ülemineku pehmendamisele. Teine teeb muudatusi ühes projektis ja koostab toote protokolli tasandil tehtud muudatuste kohta selge protokolli. Mõlema plaani eesmärk on selgelt suhelda, mida tuleb korralikult ja täpselt teha.

Astuda

1. meetod 2-st: looge plaan organisatsiooniliste muudatuste haldamiseks

1. Näidake muudatuse põhjuseid. Loetlege muutmise otsuseni viinud tegurid, näiteks lüngad toimivuses, uus tehnoloogia või muudatus organisatsiooni missioonil.
   • Üheks võimalikuks lähenemisviisiks on organisatsiooni praeguse olukorra ja tulevase olukorra kirjeldamine, mida see plaan soovib tekitada.
2. Tehke kindlaks, millist muudatust teha ja selle suurus. Kirjeldage lühidalt muudatuste juhtimiskava eeldatavat olemust. Täpsustage, kas see mõjutab ametijuhendeid, protseduure, poliitikat ja / või struktuurilist korraldust. Pange kirja osakonnad, töörühmad, süsteemid või muud valdkonnad, kus toimuvad muudatused.
3. Loetlege huvigruppide tugi. Loetlege kõik sidusrühmad, keda plaan puudutab, näiteks tippjuht, projektijuhid, projekti sponsorid, lõppkasutajad ja / või töötajad. Kirjutage igale rühmale, kui sidusrühm muudatust toetab.
   • Nende andmete lühiajaliseks ja selgeks edastamiseks võite kuvada graafiku. Kõigi / kõigi / madalate / madalate hinnangute põhjal saate graafikud jagada iga sidusrühma jaoks teadlikkuseks, toetuse tasemeks ja mõjukuseks.
   • Kui võimalik, saate toe saamiseks vestelda üks-ühele.
4. Pange kokku muudatuste juhtimise meeskond. See meeskond vastutab kõigi sidusrühmadega hea suhtlemise, murede loetlemise ja võimalikult sujuva muutumisprotsessi eest. Valige inimesed, kellel on ettevõttes suur usaldusväärsus ja kellel on hea suhtlemisoskus.
   • Selle meeskonna koosseisu kuulub muutuste protsessi algataja kõrgeimalt juhtimistasandilt. Rõhutage, et see hõlmab tõeliselt aktiivset tööd muudatuste juhtimiseks ja see ei tähenda ainult plaani kinnitamist.
5. Töötage välja lähenemine organisatsiooni juhtivtöötajate kaasamiseks. Muutuse õnnestumiseks on ülimalt tähtis saada organisatsiooni juhtidelt tuge. Las iga juhtivtöötaja annab tagasisidet muudatuste kohta ja teeb iga inimesega koostööd, et võtta aktiivne roll muutuste edendamisel.
6. Koostage kava iga sidusrühma jaoks. Hinnake riske ja muresid kõigi sidusrühmade, sealhulgas nende jaoks, kes muudatust toetavad. Nende probleemide lahendamiseks paluge muudatuste korraldamise meeskonnal lahendada.
7. Koostage suhtlusplaan. Suhtlus on muudatuste juhtimise plaani kõige olulisem osa. Suhtle regulaarselt kõigiga, kelle tööd muudatused mõjutavad. Rõhutage muudatuste tegemise põhjuseid ja nendega kaasnevaid eeliseid.
   • Sidusrühmadele tuleks anda võimalus näost näkku kahepoolne suhtlus. Erakohtumised on väga olulised.
   • Suhtlemine peaks toimuma muutuse juhtalgataja, iga töötaja vahetu juhendaja ja kõigi sidusrühmade usaldatud täiendavate pressiesindajate käest. Kogu suhtlus peab edastama järjepidevat sõnumit.
8. Uuri, kust opositsioon tuleb. Muudatused toovad alati vastuseisu. See juhtub individuaalsel tasandil, nii et rääkige huvipooltega isiklikult, et teada saada, miks. Jälgige kaebusi, et muudatuste haldustiim saaks need lahendada. Nende hulka kuuluvad eelkõige:
   • inimestel pole motivatsiooni muutumiseks ega pakilist vajadust
   • inimesed ei saa aru laiemast pildist ega sellest, miks muudatused on vajalikud
   • protsessis osalemine on puudulik
   • inimesed pole kindlad oma töö, tulevase positsiooni või nõuete ja oskuste osas
   • juhtkond ei vasta ootustele, mis puudutavad muudatuste rakendamist või neist teavitamist
9. Tegele ummistustega. Paljude kaebustega saab tegeleda intensiivsemalt suheldes või suhtlusstrateegiat muutes, nii et arutatakse konkreetseid probleeme. Muud kaebused nõuavad erinevaid lähenemisviise, mida saab integreerida teie plaani või määrata muudatuste haldamise meeskonnale nende rakendamiseks. Mõelge, milline neist lähenemisviisidest sobib teie organisatsiooni olukorraga:
   • Ametijuhendite või protseduuride muutmiseks seadke töötajate koolitus prioriteediks.
   • Kui ootate pingelist või vähese motivatsiooniga üleminekut, korraldage mõni üritus või pakkuge töötajatele eeliseid.
   • Kui sidusrühmi pole motiveeritud muutma, pakkuge stiimuleid.
   • Kui sidusrühmad tunnevad end tõrjutuna, korraldage tagasiside saamiseks kohtumine ja kaaluge, milliseid muudatusi saate plaanis teha.

2. meetod 2-st: projekti muudatuste jälgimine

1. Määratlege muudatuste haldamise funktsioonid. Loetlege funktsioonid, mis sellele projektile määratakse. Kirjeldage iga ametikoha vastutust ja oskusi. Muudatuse igapäevase rakendamise jaoks peate pakkuma vähemalt ühe projektijuhi ja projekti sponsori, et jälgida üldist arengut ja langetada kõrgetasemelisi muudatuste juhtimise otsuseid.
   • Suure organisatsiooni suurte projektide puhul saate jagada projektijuhi rolli erinevate inimeste vahel, kellel kõigil on konkreetsed oskused.
2. Mõelge muudatuste kontrollikomitee loomisele. Tarkvaraprojektidel on tavaliselt muudatuste kontrollikomitee, kuhu kuuluvad iga sidusrühma esindajad. See komisjon kiidab projektijuhi asemel muudatuste taotlused heaks ja edastab otsused sidusrühmadele. See lähenemisviis sobib hästi projektidele, mis hõlmavad erinevaid sidusrühmi, ja projektide puhul, mille ulatust ja eesmärke tuleb ümber hinnata.
3. Kehtestage muudatusettepanekute esitamise kord. Kui keegi projektimeeskonnast on leidnud viisi edasi liikumiseks, kuidas seda ideed teoks teha? Selles plaanis kirjeldage meeskonna heakskiidetud protseduuri. Siin on näide:
   • Meeskonnaliige täidab muudatuse taotlemiseks vormi ja saadab selle projektijuhile.
   • Projektijuht sisestab vormi muutmistaotluste logisse ja värskendab seda logi, kui taotlused täidetakse või lükatakse tagasi.
   • Juht määrab meeskonnaliikmetele üksikasjalikuma plaani väljatöötamise ja vajalike pingutuste hindamise.
   • Projektijuht saadab kava projekti sponsorile heakskiitmiseks või tagasilükkamiseks.
   • Muudatus on rakendatud. Sidusrühmi teavitatakse edusammudest regulaarselt.
4. Muudatuse taotlemiseks looge vorm. Iga päringule tuleks lisada järgmine teave ja see tuleks logisse lisada:
   • taotluse muutmise kuupäev
   • projektijuhi antud muutmistaotluse number
   • pealkiri ja kirjeldus
   • esitaja nimi, e-post ja telefoninumber
   • prioriteet (kõrge, keskmine või madal). Kiireloomulistel muudatuste juhtimise kavadel on erinevad tähtajad.
   • tootenumber ja versioon (tarkvaraprojektide jaoks)
5. Lisage muudatuste päevikusse lisateavet. See logi peaks registreerima ka otsused ja nende täitmise. Lisaks muudatuste avalduse vormis esitatud teabele peate andma ruumi järgmise teabe jaoks:
   • heakskiitmine või tagasilükkamine
   • taotluse heakskiitva või tagasilükkava isiku allkiri
   • muudatuse rakendamise tähtaeg
   • muudatuse lõpetamise kuupäev
6. Jälgi suuri otsuseid. Lisaks muudatuste logile, mis jälgib igapäevaseid muudatusi, saate ka arvestust pidada kõigi tehtud suuremate otsuste üle. Tänu sellele aruandele on lihtsam leida pikaajalisi või nende juhtimises muudatusi läbivaid projekte. See aruanne võib olla aluseks ka klientide või tippjuhtide suhtlemisel. Mõiste, projekti suuruse või projektinõuete, prioriteetsuse taseme või strateegia muutuste korral jälgige järgmist teavet:
   • kes otsuse tegi
   • kui otsus tehti
   • kokkuvõte otsuse põhjustest ja selle täitmise menetlusest. Lisage selle protseduuriga seotud dokumendid.

Näpunäited

• Looge usaldust ja lojaalsust nii oma töötajate kui ka klientidega. Inimesed tunnevad end muutuste tõttu sageli ebamugavalt. Edastades sõnumi, et asetate oma töötajate huvid esikohale, võidate nende toetuse.