Sisu

• Astuda
• 1. osa 2: Aruande seadistamine
• 2. osa 2-st: see kõik kokku panna

Olekuraport võib tunduda tülikana, kuid selle kirjutamine võib tegelikult olla hea võimalus juhtkonnaga suhelda. Hoolimata projektist, millega te tegelete, peaksite keskenduma konkreetsetele üksikasjadele, mis kirjeldavad projekti eelarvet ja edenemist. Pange kõige olulisem teave alguses kokkuvõttesse. Seejärel jätkake peamiste üksikasjadega, mis kirjeldavad projekti tulemuste ja väljakutsete osas. Hoidke asjad lühikesed, kuid informatiivsed ja juhtkond on rõõmus.

Astuda

1. osa 2: Aruande seadistamine

1. Keskenduge kuludele ja ajakavale. Sõltumata projektist, millega te tegelete, tahavad juhid teada, kuidas läheb eelarve ja edusammude osas. Pange oma aruanne koguma teavet selle kohta, kuidas projektil rahaliselt läheb. Lisaks esitage mõned märkused selle kohta, kas projekt on õigel ajal õigel teel või mitte.
2. Ole probleemide suhtes aus. Kui teate, et projekti kulude ja edusammudega on probleeme, ärge peitke neid. See toob hiljem kaasa ainult suuremaid probleeme. Selle asemel mõelge, kuidas on need probleemid seotud asjadega, mis hästi lähevad.
   • Näiteks kui teie projekt hõlmab 1000 T-särgi tootmist ja saatmist 1000 dollari eest, võite olla mures, kui olete teeninud ainult 300, kuid kulutanud juba 500 dollarit.
   • Samuti võite leida end kaks päeva enne tähtaega ja seda kommenteerida.
3. Paku probleemidele lahendusi. Osa olekuraporti eesmärgist on aidata juhil otsustada järgmiste sammude üle. Saate aidata, pakkudes lahendusi teatud probleemidele, mida märkate. Aruande koostamisel tehke märkmeid selle kohta, kuidas teie lahendused on seotud kulude ja edusammudega.
   • Näiteks kui teie T-särkide äri on graafikust ees ja eelarvest maas, võite seda pidada põhjuseks tootmise suurendamiseks ja asjade tasakaalustamiseks.

2. osa 2-st: see kõik kokku panna

1. Pange aruandele pealkiri. Alustage oma kirjalikku aruannet lühikese kokkuvõtte, pealkirja ja kuupäevaga. Kuna olekuaruanded peaksid olema lühikesed, ei pea need olema eraldi tiitellehel. Kui esitate aruande e-posti teel, piisab selge teema olemasolust, et teie juht teaks, mis e-postiga on tegemist.
   • Midagi sellist nagu “Parkeri transpordi 2017. aasta augusti aruanne” on korras.
   • Andke alati andmed nii, et oleks selge, millise perioodi kohta teavitate.
   • Kui teie ettevõte kasutab kindlaid aruandevorminguid, kasutage kindlasti ka neid.
2. Alustage kokkuvõttest. Juhid on hõivatud ja peavad kõige olulisemat teavet kohe nägema. Mõni rida aruande alguses läheb asja tuumale, selgitades lühidalt, kuidas projekt eelarve ja edusammude osas edeneb.
   • Püüdke tagada, et teie juht näeks aruande lugemise esimestel minutitel kogu teavet.
   • Näiteks võite oma aruannet alustada kohe millegi otsesega: „The Parker Transport on praegu graafikust ees. Kulutasime 50% eelarvest ja tootsime 30% tootest. Saame tootmist kiirendades kulusid vähendada. ”
   • Kui juhid on rahul sellega, mida nad alguses näevad, võivad nad juba piisavalt teada. Kui kokkuvõttes on midagi, mis viitab probleemile, saavad nad sealt kiiresti aruandes allpool asuva asjakohase teabe juurde liikuda.
3. Esitage kõige asjakohasemad üksikasjad. Loetlege senised olulisemad tulemused, keskendudes verstapostidele ja põhiandmetele. Teavitage oma juhti pigem tulemuste kui tegevuste osas.
   • Näiteks ärge kirjutage midagi sellist: „Meie tootmisjuhid Frank ja Sandra on head tööd teinud. Frank on alati väga varakult kohal ja Sandra oma on alati viimane, kes lahkub, veendumaks, et meil on kõik õigel ajal toodetud. "
   • Selle asemel rõhutage põhiandmeid: "Oleme 20% graafikust ees, kuna tootmisjuhid (Frank ja Sandra) on suurendanud tootmisaega kaks tundi päevas."
4. Korraldage faktid. Siin saate aruande vastavalt oma juhi stiilile kohandada. Kui teate oma juhi tööviisi, saate aruannet vastavalt kohandada. Kui te pole selles kindel, keskenduge lühikesele, otsesele kokkuvõttele stiilis, mida teate hästi.
   • Kui teie juht soovib suurt lugu näha, võite nimetada ühe peatüki "Tulemused", teise "Väljakutsed" ja kolmanda "Lahendused".
   • Juhi jaoks, kellele meeldib asju kronoloogiliselt näha, proovige peatükki "Selle nädala edusammud", millele järgneb "Järgmised sammud".
5. Kasutage täppe. Juhtidele tuleb vajaminev teave anda kiiresti ja hõlpsasti loetavalt. Lõigud on põhiteabe lugemiseks ja varjamiseks liiga pikad. Kuid loenditega on aruannet lihtne skannida.
   • Kui teie juht või ettevõte nõuab spetsiaalselt täielikult kirjalikku aruannet, peate selle soovi muidugi täitma.
6. Vajadusel lisage visuaalseid elemente. Mõnel juhil on kasulik lisada visuaalseid vihjeid, et selgitada projekti kulgu. Näiteks võite kulude kohta kuuli juurde panna rohelise tule, kui see hästi läheb, kuid oranži tule kõrval progressi kohta, kui tõenäoliselt jääte veidi maha.
7. Vajaduse korral vaadake oma raport üle ja muutke seda enne haldurile esitamist. Õigekirjavead ja mitte-laused ei kehti kunagi, isegi lühikeses, suhteliselt mitteametlikus olekuraportis. Ärge lootke ainult elektroonilistele õigekirja- ja grammatikakontrollijatele. Aruande lühiduse ja otsekohesuse huvides kaaluge, mida saaks eemaldada (näiteks mittevajalikud määrsõnad ja omadussõnad).
   • Näiteks vältige fraase nagu "Augusti müük läheb hästi, parim kuu veel tänu Marie ja Sami tõeliselt suurepärastele jõupingutustele".
   • Võite öelda sama palju kokkuvõtlikumalt: "Augusti müük on tänu Marie ja Sami raskele tööle veel parim."
8. Teavitage vähemalt kord kuus, kui teil pole muid juhiseid. Teie ettevõte võib paluda teil esitada olekuaruandeid vastavalt konkreetsele ajakavale, näiteks iganädalaselt või kord nädalas. Vähemalt kord kuus aruandlus on hea, et teie juhti kursis hoida. Võtke ühendust temaga, kui te pole kindel, millal olekuraportid peaksid olema.
   • Kui teie juht soovib aruandeid saada harvemini, teete muidugi nii, nagu teilt palutakse.