Sisu

• Astuda
• 1. osa 3-st: SOP-i seadistamine
• 2. osa 3-st: SOP-i kirjutamine
• 3. osa 3-st: Edu ja täpsuse tagamine
• Näpunäited

Standardne tööprotseduur (SOP) sisaldab teavet selle kohta, kuidas samm-sammult ülesannet täita. Olemasolevat SOP-i tuleb ainult muuta ja uuendada, kuid võite sattuda ka olukorda, kus peate selle täielikult seadistama.

Astuda

1. osa 3-st: SOP-i seadistamine

1. Valige vorming. SOP-i kirjutamiseks pole õiget ja valet viisi. Kuid teie ettevõttel on ilmselt juba mitu SOP-i, mida saate vaadata, et saada soovitud seadistusest aimu. Kasutage näiteks olemasolevaid SOP-sid - kui neid on. Kui neid pole, on teil mõned võimalused.
   • Seadistamine lihtsate sammudega. See sobib rutiinsete protseduuride jaoks, mis on lühikesed, annavad vähe võimalikke tulemusi ja on piisavalt konkreetsed. Tegelikult pole vajaliku dokumentatsiooni ja ohutusabinõude kõrval midagi muud kui punktide loetelu, öeldes lugejale lihtsate lausetega, mida teha.
   • Seadistamine hierarhiliste sammudega. See sobib hästi pikemate protseduuride korral - rohkem kui kümne etapiga, mis nõuab otsuste tegemist, selgitamist ja terminoloogia selgitamist. See on üldjuhul loetelu peamistest etappidest ja nende alamastmetest kindlas järjekorras.
   • Seadistamine vooskeemidega. Kui protseduur sarnaneb rohkem kaardiga, millel on palju erinevaid võimalikke tulemusi, on vooskeem parim lahendus. Selle seadistuse peaksite valima siis, kui tulemusi ei ole võimalik korralikult ennustada.
2. Mõelge oma publikule. Enne SOP-i kirjutamist tuleb kaaluda kolme olulist asja:
   • Mida teie publik juba teab? Kas teie avalikkus tunneb organisatsiooni ja selle protseduure? Kas nad teavad terminoloogiat? Teie kasutatav keel peaks vastama lugeja teadmistele ja panusele.
   • Teie publiku keeleoskus. Kas on võimalik, et on inimesi, kes teie keelt ei räägi, kui nad loevad teie SOP-i? Kui jah, siis on mõistlik lisada pildid koos pealdiste ja diagrammidega.
   • Teie vaatajaskonna suurus. Kui teie SOP-i loevad korraga paljud inimesed (erinevates rollides), peate dokumendi seadistama näidendis dialoogina: kasutaja 1 teeb midagi, siis kasutaja 2 jne. Nii saab iga kasutaja näha, kuidas ta on sujuvalt töötava masina hammasratas.
3. Mõelge "oma" teadmistele. Alumine rida on järgmine: kas olete õige inimene seda üles kirjutama? Kas saate aru, milles see seisneb? Kuidas see võiks valesti minna? Kuidas see peaks olema ohutu? Kui ei, siis andke parem töö kellelegi teisele üle anda. Halvasti kirjutatud - või mis veelgi hullem - valesti kirjutatud - SOP ei põhjusta mitte ainult tootlikkuse vähenemist ja organisatsioonilisi ebaõnnestumisi, vaid võib olla ka ohtlik ja mõjutada kõike alates teie meeskonnast kuni keskkonnani. Lühidalt öeldes pole see risk, mida soovite võtta.
   • Kui see on projekt, mille täitmist tunnete kohustatuna, ärge kartke paluda abi neilt, kes igapäevaselt protseduuriga tegelevad. Intervjuude läbiviimine on SOP loomisprotsessi tavaline osa.
4. Valige lühikese või pika SOP-i vahel. Kui kirjutate või ajakohastate SOP-i rühmale inimestele, kes tunnevad protokolli, terminoloogiat jms ja soovivad lihtsalt lühikest ja ülevaatlikku SOP-i, näiteks kontroll-loendit, võite selle lühikeseks jätta.
   • Lisaks üldisele eesmärgile ja muule asjakohasele teabele (kuupäev, autor, ID number jne) sisaldab see ainult sammude loendit. Kui täiendavaid üksikasju või selgitusi pole vaja, piisab sellest.
5. Pidage meeles SOPi eesmärki. On selge, et teil on tegemist protseduuriga, mida teie organisatsioonis korratakse ikka ja jälle. Kuid kas sellel konkreetsel põhjusel on see SOP nii väärtuslik? Kas selles tuleks rõhutada ohutust? Vastavusmeetmed? Kas seda kasutatakse treenimiseks või igapäevaselt? Siin on mõned põhjused, miks teie SOP on teie meeskonna õnnestumiseks vajalik:
   • Vastavusstandardite järgimise tagamiseks
   • Tootmisvajaduste maksimeerimiseks
   • tagada, et protseduur ei kahjusta keskkonda
   • Ohutuse tagamiseks
   • Veendumaks, et kõik kulgeks graafiku järgi
   • Tootmisvigade vältimiseks
   • Kasutatakse koolitusdokumendina
     • Teades, mida oma SOP-is rõhutada, on dokumendi nende punktide ümber struktureerimine lihtsam. Samuti on lihtsam mõista, kui oluline on teie SOP.

2. osa 3-st: SOP-i kirjutamine

1. Kirjeldage vajalikku materjali. Tehnilised standardhinnangud koosnevad protseduurist endast lisaks neljast elemendist:
   • Tiitelleht. See hõlmab 1) protseduuri pealkirja, 2) SOP-i identifitseerimisnumbrit, 3) väljaandmise või muutmise kuupäeva, 4) ettevõtte, osakonna või osakonna nime, millega SOP on seotud, ja 5) allkirju. nendest, kes SOP-i ette valmistasid ja heaks kiitsid. Saate selle lehe seadistada nii, nagu soovite, kui see teave on selge.
   • Indeks. See on vajalik ainult siis, kui teie SOP on pikk, et saaksite selle hõlpsalt otsida. Siin on vaja lihtsat standardset seadistust.
   • Kvaliteet ja kvaliteedikontroll. Protseduur ei ole hea, kui seda ei saa kontrollida. Veenduge, et teil oleks olemas vajalik materjal ja üksikasjad, et lugeja saaks kontrollida, kas soovitud tulemus on saavutatud. See võib olla muude dokumentide vormis, näiteks hindamisnäidetena.
   • Viide. Veenduge, et teil oleks kõigi viidatud või viidatud teatmeteoste loend. Teistele SOP-idele viitamisel veenduge, et vajalik teave oleks lisatud lisasse.
     • Võib juhtuda, et teie organisatsioon kasutab muid protokolle kui need. Kui saate viidata juba olemasolevatele SOP-idele, laske sellel struktuuril lahti ja pidage kinni juba olemasolevast.
2. Protseduuris järgige kindlasti järgmist:
   • Reguleerimisala ja kohaldatavus. Teisisõnu, kirjeldage protsessi eesmärki, piire, aga ka seda, kuidas seda kasutatakse. Lisage standardid, määrused, rollid ja vastutus ning sisend ja väljund.
   • Metoodika ja protseduurid. See on liha luudel - loetlege kõik sammud, sealhulgas vajalikud üksikasjad ja kogu vajalik varustus. Lisage järgnevad protseduurid ja otsustustegurid.Tehke kindlaks punktid "mis ... kui" ja võimalikud rikkumised või turvalisusega seotud probleemid.
   • Terminoloogia täpsustamine. Tehke kindlaks lühendid ja fraasid, mis pole ühises kõnepruugis.
   • Tervise- ja ohutushoiatused. Loetlege need eraldi peatükis ja loetlege ka nende sammude kõrval, millega need on seotud. Ärge tühjendage neid asju.
   • Varustus ja tarvikud. Loetlege, mida on vaja ja milliseid seadmeid või seadmete standardeid leiate millal ja kus.
   • Hoiatused ja probleemid. Nii et probleemide osakond. Rääkige kõigest, mis võib valesti minna, millele tähelepanu pöörata ja mis võib olla probleemiks lõplikul täiuslikul tootel.
     • Andke igale teemale oma peatükk (tavaliselt nummerdatud), et teie SOP ei muutuks liiga keeleliseks ja segaseks ning et asjad oleksid ligipääsetavad.
     • See ei ole täielik loetelu; see on vaid protseduurilise jäämäe tipp. Teie organisatsioon võib näidata, millised muud aspektid vajavad tähelepanu.
3. Hoidke oma kirjutised kokkuvõtlikud ja hõlpsasti loetavad. Võimalik, et publik ei loe neid naljalt. Hoidke see lühike ja armas - vastasel juhul kaotate tähelepanu või neil on dokument raskesti läbitav ja raskesti mõistetav. Hoidke lauseid võimalikult lühikestena.
   • Siin on üks halb näide: Enne nende kasutamist eemaldage kindlasti kogu tolm õhu sisselaskeavadest.
   • Siin on üks hea näide ": Enne kasutamist tolmuime kogu õhu sisselaskeavadest.
   • Üldiselt ärge rääkige "sinust". See räägib enda eest. Rääkige aktiivselt ja alustage lauseid imperatiiviga.
4. Vajadusel küsitlege protsessi kaasatud töötajaid selle kohta, kuidas nad tööd teevad. Viimane asi, mida soovite, on kirjutada SOP, millel pole lihtsalt mõtet. Ohustate oma meeskonna turvalisust, tõhusust ja aega ning ei arvesta juba kasutusel olevate protseduuridega - midagi, mida teie kolleegid teid ei tänagi. Esitage vajadusel küsimusi! Seda tuleb teha õigesti!
   • Kui asjad on ebaselged, paluge erinevatel inimestel kõik rollid ja vastutus kaasa võtta. Üks meeskonnaliige ei pruugi SOP-st kinni pidada ja teine ​​võib osaleda ainult mõnes tegevuses.
5. Murra suured tekstitükid tükkideks skeemide ja vooskeemidega. Kui tegelete ühe või kahe eriti keeruka etapiga, saate selle oma lugejatele diagrammi või diagrammiga hõlbustada. Seda on lihtsam lugeda ja see annab mõttele puhkuse kõigist püüdlustest kõike mõista. Ja teie jaoks tundub see täielikum ja hästi kirjutatud.
   • Ärge kasutage neid ainult SOPi vürtsitamiseks ega SOPi muljetavaldavamaks muutmiseks; tehke seda ainult siis, kui sellel on mõtet või kui proovite keelebarjääri ületada.
6. Veenduge, et igal lehel oleks õige kood. Teie SOP on kahtlemata üks paljudest SOPidest. Sel põhjusel peaks teie organisatsioon pidama mingit andmebaasi, milles kõike hoitakse kindla indekseerimissüsteemi alusel. Teie SOP on osa sellest indekseerimisest ja vajab seetõttu teatud vormis kodeerimist. Sellepärast tuleb see selgelt välja öelda.
   • Igal lehel peaks olema lühike pealkiri või ID number, kuupäev ja lehekülje number. Teil võib vaja minna joonealuseid märkusi; see sõltub teie organisatsiooni poliitikast selles küsimuses.

3. osa 3-st: Edu ja täpsuse tagamine

1. Testige protseduuri. Kui te ei soovi oma protseduuri testida, pole te seda tõenäoliselt piisavalt hästi kirjutanud. Paluge kellelgi, kellel on protsessist piiratud arusaamine (või kellelgi tavalise lugeja esindajal), kasutada teie SOP-d ja juhinduda sellest. Mis probleemidega nad kokku puutuvad? Kui neid on, peate nendega tegelema ja tegema vajalikud muudatused.
   • Parim on lasta teie SOP-i testida vähestel inimestel. Erinevatel inimestel tekib erinevaid asju, mis annab teile palju (loodetavasti kasulikke) vastuseid.
   • Veenduge, et protseduuri testiks keegi, kes pole seda kunagi teinud. Keegi, kellel on etteteadmised, loodab sellele, et jõuda edasi ja mitte kõigepealt teie tööle, nii et see jääb märkamata.
2. Laske SOP-d hinnata neil, kes protseduuri tegelikult teevad. Lõpuks pole see oluline päriselt mida teie ülemused SOP-st arvavad. Jutt käib neist tegelikult peavad tegema koostööd. Nii et enne ülakorrusele ülemustele saatmist näidake oma pastaka vilja neile, kes seda tööd teevad või juba teevad. Leia mida tema sellest?
   • Neid kaasates ja protsessi osaliseks muutes nõustuvad nad suurema tõenäosusega selle SOPiga. Ja neil on kahtlemata häid ideid!
3. Laske oma nõustajatel ja kvaliteedikontrolli osakonnal kontrollida oma SOP-d. Kui meeskond on korras, saate selle edastada oma nõustajatele. Neil võib olla vähem öelda töö enda kohta, kuid nad annavad teile teada, kas seadistamine on korras, kui olete midagi unustanud, ja annavad teile teada, kuidas muuta kõik ametlikuks ja süsteemi osaks.
   • Dokumendi kinnituse saamiseks kasutage ametlikke marsruutimissüsteeme, et olla kindel, kas kinnituse andmise protsess on korralikult allkirjastatud. See erineb organisatsiooniti. Tahate lihtsalt veenduda, et kõigil on olnud oma sõna ja et kõiki reegleid on järgitud.
   • All peavad olema allkirjad. Enamikul ettevõtetel pole enam elektrooniliste allkirjadega probleeme.
4. Alustage SOP-i kasutamist kohe, kui see on kinnitatud. Kõigepealt peate võib-olla korraldama kaasatud töötajatele koolituse, kuid see võib tähendada ka seda, et teie paber riputatakse üles tualetti. Olgu see kuidas tahes, veenduge, et teie tööd kasutatakse! Sa tegid seda. Aeg natuke tunnustust saada!
   • Veenduge, et teie SOP oleks ajakohane. Kui see pole enam nii, korraldage kohe värskendus, veenduge, et värskendused oleksid kinnitatud ja dokumenteeritud, ja saatke SOP uuesti. Sellest sõltub teie meeskonna ohutus, tootlikkus ja edu.

Näpunäited

• Sammude selgitamiseks kasutage lihtsalt hollandi keelt.
• Ärge unustage võimalusel sidusrühmi kaasata, et kirjalik protsess oleks tegeliku protsessiga kooskõlas.
• Kontrollige, kas SOP-i vanem versioon on olemas. Võib-olla saate piirduda mõne kiire kohandamisega. Kindlasti dokumenteerige ka need korralikult!
• Iga uue versiooni juures on dokumendiajalugu.
• Kasutage vooskeeme ja pilte, et lugeja saaks protsessi korralikult jälgida.
• Pöörake tähelepanu selgusele. Veenduge, et mitmekordne tõlgendamine pole võimalik. Näidake protseduuri kellelegi, kes seda ei tunne, ja küsige neilt, mida nad arvavad: teid võidakse ikkagi üllatada.
• Laske oma dokument enne selle kinnitamist kontrollida.