Sisu

• Sammud
• Näpunäiteid
• Hoiatused

Kontoris töö korrektseks korraldamiseks on väga oluline, et oleks olemas tõhus raamatupidamise ja dokumentide säilitamise süsteem. Olenemata dokumentidele juurdepääsu omavate inimeste arvust peaks süsteem olema korraldatud nii, et kõik leiaksid vajaliku dokumendi. Kui dokumentide salvestamise ja säilitamise süsteemi on raske kasutada, siis hakkate jätma kõik dokumendid käepärast, kartes neid kaotusesse jätta, mille tagajärjel on teie laud täis hunnikuid pabereid.

Sammud

1. 1 Valige failisüsteem. Mis iganes see on, esiteks peab see olema loogiline, et saaksite teada iga dokumendi täpset asukohta. Võimalikud lahendused:
   • Tähestikuline. See süsteem töötab kõige paremini, kui enamik teie dokumente sisaldab klientide, patsientide või klientide nimesid.
   • Teema või kategooriad: Enamik süsteeme on korraldatud teemade või kategooriate kaupa, need töötavad suurepäraselt, kui need on korrektselt korraldatud, kuid väga segased, kui need pole korralikult organiseeritud.
   • Nummerdatud / kronoloogiline. See süsteem sobib kõige paremini nummerdatud või dateeritud dokumentide, näiteks ostutellimuste või retseptide jaoks.
2. 2 Kasutage kappides rippuvaid kaustu. Rippuvad kaustad ei ole eemaldatavad, need toimivad ümbrikute hoidjatena, mille võtate kastidest välja.
3. 3 Korraldage dokumendid virnadeks kategooriatesse. Kui virna kõrgus on üle 5 cm, jagage see alamkategooriatesse. Kui virn on liiga madal, ühendage see teise virnaga ja nimetage see ümber. Virnade nimed peaksid võimaldama teil hõlpsalt otsustada, millist neist soovite konkreetse dokumendi saata.
4. 4 Asetage iga virn paberümbrikusse ja märgistage see selgelt. Dokumentide puhtama väljanägemise tagamiseks on parem kasutada tsentreeritud sakkidega kaustu, mitte jaotatud.
5. 5 Asetage ümbrikud rippuvatesse kaustadesse. Enamiku dokumentide puhul töötavad tavalised rippkaustad, kuid paksude või alamkategooriatega dokumentide puhul kasutage lamedapõhjalisi kaustu. Saate kaustad paigutada suvalises järjekorras, kuid tavaliselt kasutatakse selleks tähestikulist süsteemi.
6. 6 Märgistage rippuvad kaustad ümbrikega samade nimedega. Kui te ei kasuta vertikaalset kappi, paigutage kõik plastikust sakid kausta vasakule küljele. Viimasel juhul, kui kaustad on vasakult paremale avatud sahtlisse, mitte eestpoolt tahapoole, asetage sakid paremale.
7. 7 Varukaustad ja ümbrikud tuleks voltimiskapi lähedale kokku voltida, et saaksite alati kiiresti lisada kausta, kui käes on dokument, mis ei kuulu olemasolevatesse kaustadesse. Ärge kasutage liiga paksu või õhukesi kaustu. Ärge unustage dokumentide ümberkorraldamisel muuta kaustade nimesid.
8. 8 Aasta lõpus eemaldage kõik kaustad, märgistage uued paberikaustad samade kategooriate nimedega ja asetage need kappidesse. Vaadake vanu kaustu, et teisaldada osa vajalikest dokumentidest praegustesse kaustadesse, ja saatke ülejäänud arhiivi.

Näpunäiteid

• Võimalik, et soovite värvikaustad kaustadesse printida oma arvutisse värvilised sildid, et muuta kapp muljetavaldavamaks. Aga kui teil on vaja teha muudatusi, näiteks lisada üks kaust, võite pettuda, kui leiate, et õige värvi kaustad on otsa saanud ja peate kausta käsitsi allkirjastama. Lihtsus on kõige turvalisem asi.

Hoiatused

• Ärge kunagi looge virna nimega "Mitmesugused", vastasel juhul ei liigita te neid dokumente kunagi kategooriatesse.
• Pärast kartoteegisüsteemi korraldamist hoidke kartoteegikapis korda. Võtke iga päev aega dokumentide sortimiseks ja töölaualt eemaldamiseks. Vastupanu kiusatusele asetada sügav kaust dokumendikapi peale, vastasel juhul täidate selle ja jõuate segamini ladu.