Sisu

• Sammud
• Nõuanne

Kas teil on probleeme panga, kindlustusseltsi, riigiasutuse, tööandja või kooliga? Kas peate saatma neile kirja, milles veenaks neid midagi tegema, või veenma neid probleemi aitamiseks, kuid te pole kindel, kust seda tegema hakata? Järgmises artiklis selgitatakse, kuidas kirjutada tõhus veenev kiri.

Sammud

1. osa 4-st: valmistuge

1. 

   Ideed üles. Enne kui hakkate kirja kirjutama, mõelge läbi, mida soovite kirja kaudu edastada, miks seda kirja kirjutate, ning ka vastuväiteid, mida saaja pärast teid võib pakkuda. lugeda kirja. Kõigepealt mõte mõeldes aitab teil selgelt määratleda kirja põhisisu ja mõista ka kirja ees seisvat teemat.
   • Tähe avamine lausemustriga: tahan veenda "lugejat" "eesmärgis". Asendage "lugeja" inimesega, kellele kirja saadate, ja "eesmärk" sellega, mida proovite veenda.
   • Kui olete ülaltoodud sammu teinud, küsige endalt: miks? Rõhutage põhjuseid, miks soovite, et lugeja nõustuks teie soovidega.
   • Kui olete selle põhjused loetlenud, korraldage need tähtsuse järgi. Pange kõik olulised põhjused ühte veergu ja põhjused, mis on vähem olulised kui teises veerus. See samm aitab teavet kokku võtta, et esile tuua oluline ja asjakohane teave.

2. 

   
   
   Teadke oma eesmärki. Veenduge, et teaksite täpselt oma eesmärke. Mis on asjad, mida peate saavutama ja mida soovite, et teie lugejad teeksid.
   • Samal ajal mõelge ise lahenduste peale, millele saaksite mõelda.

3. 

   
   
   Mõista sihtmärki. Teema analüüsimine ja mõistmine aitab teil kujundada kirja koostist. Võimaluse korral tehke kindlaks, kas teie lugejad on tõenäoliselt teiega nõus või mitte või on nad neutraalsel poolel. See samm aitab teil välja mõelda, kuhu rohkem mõtet panna.
   • Proovige tuvastada selle isiku tegelik identiteet, kellele kirja saadate. Kes nad on ja mis paneb sind uskuma, et nad peaksid sind tõesti aitama? Kas teie kirja lihtsalt ignoreeritakse või seda käsitletakse? Kas saaja on selle probleemi lahendamiseks kõrgel positsioonil või tal on funktsioon? Sõltuvalt saaja positsioonist on erinev sõnastus.
   • Proovige teada saada, millised on lugeja arvamused ja mõtteviisid arutatava teema kohta. Kas teie ja teie lugejate vahel võivad tekkida vastuolulised seisukohad? Kuidas saate selliseid seisukohti ametlikult esitada?
   • Siit saate teada, mis võiks teie lugejale teie teema vastu huvi pakkuda. Kas neil on võime tegeleda? Kas see teema mõjutab neid otseselt? Kui palju on neil aega nende ülevaatamiseks kulutada?
   • Mõelge, milliseid tõendeid peaksite oma essees lugeja veenmiseks esitama.

4. 

   
   
   Uurige teemat. Väga veenev keel peaks sisaldama faktilisi tõendeid ja seotud teavet. Veenduge, et näeksite teist vaatenurka. Ärge uurige probleemi ainult oma vaatenurgast, vaid mainige vastandlikke seisukohti ja nende fakte.
   • Kasutage oma väite toetuseks faktilisi fakte, loogilisi argumente, statistikat ja asjakohaseid tõendeid.
   • Selle asemel, et lihtsalt kinnitada, et vastaspoole seisukoht on vale, selgitage, miks teie seisukoht on õige ja väärib arvestamist.
   reklaam

2. osa 4-st: tähe vormindamine

1. 

   Kasuta plokivormingut. Ärikirjadel on ainulaadne formaat. Õiges vormis kirjutatud kirja lugedes ei häirita lugejat ühel või teisel viisil. Ja vastupidi, kui te ei korralda õigesti, jätab kiri lugeja silmis endast halva mulje ja ta võib teie kirja kõrvale heita.
   • Alustage reavahetuste ja eraldi lõikudega.
   • Joondame iga lõigu. Teisisõnu, ärge taandage lõiku nagu proosa või essee kirjutamisel.
   • Üks rida lõikude vahel.
   • Kasutage standardset fondi, tavaliselt Times New Roman või Arial, fondi suurusega 12.

2. 

   Aadress pannakse eraldi kirja algusesse. Alustage tippides aadressi tähe vasakusse ülanurka. Ärge lisage oma nime, vaid lisage ainult tänava, linna, provintsi aadress (kasutage osariigi jaoks osariikide jaoks osariiki nagu USA ...) ja suunakood. Samuti võite oma telefoninumbri ja e-posti aadressi sisestada järgmistele eraldi ridadele. Kui elate Suurbritannias, peaks aadress olema paremal pool. Siis üks rida eemal.
   • Sisestage kuupäev. Kuud kirjutatakse tähtkujul, millele järgneb vastavalt kuupäev ja aasta. Märkus. Seda meetodit kasutatakse ingliskeelsetes riikides. Vietnamis, kasutades järjekorda "Päev ... kuu ... aasta ..."). Üks rida.
   • 4. juuni 2013
   • Sisestage saaja nimi ja aadress. Proovige täpsustada saaja identiteet. Üks rida.

3. 

   Avage kiri tervitusega. "Kallis" saaja nimega on tunnustatud tuttav sissejuhatuse vorm. Veenduge, et adressaadi nimi oleks õigesti sisestatud, nii et tervituse nimi kattuks sõnumi päises oleva saaja nimega.
   • Perekonnanimele viitamisel kasutage koos saaja eesnimega selliseid nimetusi nagu hr (hr), pr (proua), professor (dr). Kui te pole kindel, millise nimega naisele helistada, kasutage valikut „Proua (pr.)”
   • Kasutage pealkirja järel alati koolonit.
   • Jätke tervituse ja esimese lõigu vahele joon
   • Lugupeetud professor Brown:

4. 

   
   
   Sulgege kiri kokkuvõttega. Enne lõpulause kirjutamist mõelge kirja toonile. "Tänan teid" on üks lõpulausete põhitüüpe, samas kui laused nagu "Parimate soovidega" on sõbralikumad. Mõelge, kas teie kiri sobib lugupidava või sõbraliku lõpuga. Sõltumata sellest, millise järelduse valite, peate järgima reeglit, et esimene sõna peaks olema suurtäht ja järgmine sõna oleks väiketäht. Lõpplause järgimine on koma.
   • Valige ametliku meilivormingu jaoks „Parimate soovidega, (lugupidavalt teie)”. "Lugupidamisega", "Lugupidamisega", "Aitäh, (Tänan,)" või "Lugupidamisega, (Lugupidamisega)" on sulgemisvormid. ettevõtte e-posti standard. "Parimate soovidega, (parim,)", "parimate soovidega" või "ilusat päeva" on intiimsed väljendid. ja vähem kauge tunne.
   • Enne oma nime sisestamist tehke allkirja jaoks ruumi neli rida.
   • Aitäh,
   reklaam

3. osa 4-st: tähtede kirjutamine

1. 

   
   
   Lühike ja kokkuvõtlik. Veenvad kirjad peaksid olema lühikesed ja viisakad. Ettevõtjad loevad harva rohkem kui ühe lehekülje pikkust või tüütu tooniga kirja. Ärge segage, levitage. Proovige kasutada selgeid, sidusaid lauseid. Vältige teemavälist teavet ja jagage tarbetut, marginaalset või liigset teavet.
   • Vältige liiga paljusõnaliste lausete kasutamist. Vajadus kasutada väga veenvaid selgitavaid lauseid. Laused peaksid olema lühikesed, hõlpsasti mõistetavad ja kergesti loetavad.
   • Ärge kirjutage liiga pikki lõike. Ärge lisage igasse lõiku liiga palju teavet, sest see muudab lugeja kirja lugedes masendunuks, ärge jätke teemat kõrvale ega püüa asja segasemaks muuta. Püsige igas lõigus tihedalt seotud teabe osas ja liikuge teise idee väljatöötamise alustamisel teise juurde.

2. 

   
   
   Esitage peamine mõte kahes esimeses lauses. Alustage kerge ja sirgjoonelise avalausega. Esitage oma soovid (see on peamine mõte) kahes esimeses lauses.
   • Esimene lõik peaks koosnema ainult kahest kuni neljast lausest.

3. 

   Teine lõik peaks rõhutama kirja eesmärki. Selles lõigus tooge välja oma mõtted, nõuded või eesmärgid. Konkreetsete põhjuste, teabe või sisu esitamise asemel selgitage täielikult oma seisukohta, oma seisukohti, huve või taotlusi ja selgitage teema olulisust. kui mõjus on see sinu peale, mis sunnib sind tegutsema.
   • Ärge unustage oma sisu korraldada mõistlike, viisakate ja realistlike lausetega. Vältige liiga emotsionaalse keele kasutamist, ärge kasutage sunnisõnu, ärge kasutage nii lugejatega ebaviisakaid lauseid (siin võivad lugejad olla üksikisikud või organisatsioonid) kui ka ei näita vastaspoolele ebaviisakust.

4. 

   Pange järgmistes lõikudes tugipunktid. Järgmised punktid põhjendavad teie seisukohta, lisades sellele lisateavet ja lisateavet. Esitage kindlasti loogilised, faktilised, mõistlikud, praktilised ja juriidilised üksikasjad. Ärge pakkuge ainult emotsionaalseid arvamusi, veendumusi või lihtsalt isiklikke soove. Ärge laske lugejal pikka lugu lugeda; punkte tuleb teha kiiresti ja täpselt. Siin on mõned väikesed taktikad, mis aitavad teil seda saavutada:
   • Viidates tegelikule statistikale ja sündmustele, et lugejaid köita. Veenduge, et esitatud statistika ja faktid pärineksid usaldusväärsetest ja seaduslikest allikatest ning et statistikat ja fakte rakendaksite ausalt nende algses kontekstis. .
   • Tsiteerige uurimiseksperte, et näidata, et neil on selles küsimuses teiega sarnane arvamus, ja vastanduda vastaspoole seisukohtadele. Nendel ekspertidel peab olema uuritavas valdkonnas usaldusväärne positsioon ja nad peavad olema võimelised kõnesoleval teemal punkti panema.
   • Esitage põhjused, miks teie taotlus tuleks heaks kiita. Meetod veenmiseks, selgitades kellelegi, miks usute, et midagi tuleks teha, et ta saaks oma meelt tõhusamalt muuta, kui lihtsalt paluda tal midagi teha. . Selgitage praegust olukorda ja miks seda tuleb muuta.
   • Esitage oma üksikasjad, spetsifikatsioonid ja arusaam probleemist, mis nõuet räägib. Mainige varasemaid püüdlusi probleemide või meetmete puudumise lahendamiseks.
   • Kõnealuse küsimusega seotud tõenditele peaks olema lisatud näide. Esitage tõendeid, mis paneksid lugejat probleemi olulisust nägema.
   • Ärge unustage piirata seda, mida peate oma lõigus mainima. Palun kirjeldage oma juhtumit ja olukorda lihtsal viisil. Mitte liiga sügavale detailidesse, vaid peab andma ka piisavalt võtmesisu. Valige ainult kõige asjakohasem statistika, eksperdid ja iseloomustused.

5. 

   Kummutage vastaspoole arvamus. Kedagi tõhusaks veenmiseks on võti vastupidiste arvamuste vaidlustamine. Kui soovite ennustada lugejate vastuvõetamatuid argumente või küsimusi, võite need kirjas mainida. Leidke vastaspoolega ühisosa või mõelge oma arvamuse toetuseks välja veenvad seisukohad.
   • Tunnistage kindlasti avalikult erinevust oma vaatenurga ja teise poole vahel. Püüdmine neid varjata vaid nõrgendab teie argumenti. Selle asemel rõhutage väärtusi, kogemusi ja probleeme, mis teil on vastaspoolega ühised.
   • Vältige hinnangulise keele kasutamist. Liiga emotsioonide sõnadesse panek vähendab teie argumentide õiglust. Liiga negatiivse ja otsustusvõimeline kiri võib takistada teie lugejate nõusolekut teie arvamusega.

6. 

   Sulgege kiri, korrates oma taotlust. Korrake oma taotlust või arvamust sõnumi lõpus. Selles lõigus saate soovitada lahendust või võtta probleemi lahendamiseks meetmeid. Mainige kirjas, et järgite seda kirja telefoni, e-posti või enesekontrolli teel.
   • Väljakujunenud lausega lõpetamine aitab veenda lugejat teie poole kalduma või vähemalt aitab teil probleemi teie vaatenurgast selgemini näha.
   • Võtke kaasa oma lahendused või meetodid. Nõus kompromissiga või mõlemad pooled astuvad sammu tagasi. Näidake lugejale, mida olete teinud ja mida valmistate olukorra lahendamiseks.
   reklaam

4. osa 4-st: viimased sammud

1. 

   Kontrollige vigu. Õigekirjavead ja kehvad grammatilised ülesehitused on esimene asi, mis jätab lugejatele sinust halva mulje. Alles siis, kui artiklis pole vigu, saab lugeja keskenduda sisule ja ideele, mida artikkel soovib edastada. Enne saatmisnupule vajutamist lugege kirja mitu korda uuesti läbi. Lugege kiri ette, et kuulda, kas see sobib hästi.
   • Vajadusel laske kellelgi teie kirjas õigekirjavigu kontrollida (või võite kasutada õigekirjakontrolli tarkvara).

2. 

   Allkirjastage oma tegeliku allkirjaga. Allkirjastage kiri otse, kui saadate selle e-posti asemel. See aitab kirja isikupärastada ja kontrollida, kas kirja olete ise kirjutanud.

3. 

   Kopeerige teised olulised inimesed. Kui teised ettevõtte või mõne muu organisatsiooni inimesed vajavad teie kirja lugemist, saatke neile koopia. See tähendab võrdse arvu inimeste väljatrükkimist saatmiseks, tegelike koopiate allkirjastamist ja saatmist.

4. 

   Saatjatel peaks olema koopia. Pidage alati oma dokumendis märget koos teabega selle saatmise aja ja saaja teabe kohta. Pange kirja, mida peate probleemi lahendamiseks edasi tegema, kuni probleem on lahendatud. reklaam

Nõuanne

• Peaks kirjutama ametlikus vormis. Kirja saaja ei usalda teid, kui kasutate juhuslikku või mitteametlikku vestluskeelt.Ametliku keele kasutamine aitab ka tähe viisakamaks muuta kui mõttetu slängi kasutamine!
• Kasutage õrna keelt. Inimesed kipuvad aitama neid, kes on nende vastu lahked.
• Pole teemast väljas. Ärge lisage lisateavet, mis pole teie räägitava teema jaoks asjakohane. Selle asemel pidage kinni asjakohasest sisust ja ärge raskendage asja. Kasutage tõelisi fakte nende eristamiseks.
• Kui mõned toimingud, toimingud või ettepanekud peavad olema selgelt näidatud, kasutage keskmises lõigus ainult täppe.
• Kasutage tähtede kirjutamiseks standardset inglise keelt (inglise keelt kõnelevate riikide jaoks). See pole tekst ega sotsiaalmeedia; See on ametlik kiri. Lühendid, släng ja emotikonid võivad teie sõnumi edastada.
• Kohandage fookuspunkte vastavalt ettevõtete või agentide arusaamadele. Mittetulundusühing ja suurettevõte võivad mõelda erinevalt.
• Ära kohtle oma lugejaid nii, nagu oleksid nad sulle midagi võlgu ja küsiksid sinult midagi. Selle asemel veenda neid sõbralikus ja professionaalses keeles.