Sisu

• Astuda
• 1. osa 3-st: tööaruande kavandamine
• 2. osa 3-st: tööaruande koostamine
• 3. osa 3: Aruande tõhusaks muutmine
• Näpunäited
• Hoiatused

Tööaruande kirjutamine võib olla muljetavaldav, ehkki see võib olla lihtsam kui arvate. Tööaruandeid kasutatakse tavaliselt tööprojekti edenemise selgitamiseks või järelduste ja soovituste esitamiseks töökohaga seotud probleemide kohta. Tõhusa tööaruande hõlpsaks koostamiseks kaaluge kõigepealt oma eesmärki, vaatajaskonda, uuringuid ja sõnumit. Seejärel koostage oma aruanne, kasutades standardset äriaruande vormingut. Lõpuks saate aruannet muuta selle tõhusaks.

Astuda

1. osa 3-st: tööaruande kavandamine

1. Määrake aruande eesmärk ja teema. Võib-olla keegi palus teilt aruannet. Eesmärk või teema lisatakse tõenäoliselt taotlusesse. Kui te pole kindel, mis on eesmärk või teema, kaaluge, mida te oma publikule edastate. Samuti võite paluda selgitust ülemuselt või juhendajalt.
   • Näiteks võib eesmärk olla äriprobleemi analüüsimine, töötatud projekti tulemuste selgitamine või juhendaja ülevaade teie töö edusammudest.
2. Määrake sihtgrupile sobiv toon ja keel. Mõelge sellele, mida sihtrühm juba teab, ja ka žargoonile, millest nad aru saavad. Tööaruande kirjutamisel võite sageli kasutada professionaalsemat keelt ja žargooni kui laiemale avalikkusele kirjutades.
   • Kes aruannet loeb? Kaasake oma vaatajaskonda kõik, kes saaksid aruannet mõistlikult kasutada.
   • Kui kirjutate erinevat tüüpi lugejatele, lisage kogu vajalik teave, et ka kõige vähem informeeritud lugeja saaks sellest hõlpsasti aru. Kasutage siiski iga jaotise pealkirju, et teadlikud lugejad saaksid vahele jätta neile mittevajaliku teabe. Samuti saate iga vaatajaskonna jaoks lisada jaotisi, et need vastaksid nende individuaalsetele vajadustele.
3. Koguge oma uurimis- ja abimaterjalid, kui see on asjakohane. Lisage materjalid, mida kasutasite järelduste tegemiseks või soovituste väljatöötamiseks. Viidate sellele aruande ettevalmistamisel ja peate võib-olla lisama selle aruande lisadesse. Need on järgmised asjad, mida aruande koostamisel lisada:
   • Finantsandmed
   • Tabelid
   • Graafikud
   • Statistika
   • Uuringud
   • Küsimustikud
   • Vestlused ekspertide, kolleegide, klientidega jne.
4. Vaadake oma edusamme, kui kirjutate eduaruande. Hea eduaruanne annab kiire ülevaate tehtud tööst, mida teete ja kas projekt on õigel teel. Parim on mõelda sellest kui vastusest küsimustele, mis inimestel teie projekti kohta on. Oma aruandesse lisage järgmine:
   • Kas projekti tähtaeg on muutunud?
   • Milliseid ülesandeid olete teinud pärast viimast eduaruannet?
   • Milliseid ülesandeid teete edasi?
   • Kas olete õigel ajal projekti lõpule viimiseks õigel teel? Kui ei, siis miks?
   • Milliste kitsaskohtadega olete kokku puutunud ja kuidas kavatsete need lahendada?
   • Kas sa õppisid sel kuul midagi?
5. Tehke kontuur aruandesse lisatava teabega. Pange oma ideed konspekti kirja ja kasutage seda kirjutamisabina. Seda tehes töötage välja oma aruande pealkirjad, mis aitavad teil öelda öelda. Ülevaade ei pea olema korralik ega hästi välja töötatud, sest see on mõeldud ainult teie enda tarbeks.
   • Enamasti peaksite aruannet alustama tulemuste ning järelduste või soovituste selgitamisega. Seejärel selgitage, kuidas selleni jõudsite, ja põhjendage, kui see on asjakohane.
   • Kui teete vastuolulist järeldust või soovitust, selgitage kõigepealt protsessi ja arutluskäiku, et teie sihtrühm saaks aru, miks te selle idee välja pakkusite.

2. osa 3-st: tööaruande koostamine

1. Kasutage kaanelehte või tiitellehte. Tiitelleht peaks sisaldama aruande nime, millele järgneb selle esitamise kuupäev - eraldi real -. Kolmandal real märkite kõigi autorite nimed. Seejärel kirjutage neljandale reale oma organisatsiooni nimi.
   • Mõnel juhul võite lisada ka motivatsioonikirja, milles selgitatakse, miks te aruande kirjutasite, mida see endast kujutab ja mida peaksite teie arvates edasi tegema. See on tavalisem aruannete puhul, mille ettevalmistamine on võtnud kaua aega või vajavad täiendavat selgitust, enne kui lugeja aruannet ennast vaatab.
   • Arenguaruandega märkite tiitellehel oma nime, projekti nime, kuupäeva ja aruandeperioodi. Pange iga üksus eraldi reale. Igale reale saate lisada sildi "nimi", "projekti nimi", "kuupäev" ja "aruandlusperiood" või võite lihtsalt teabe loetleda.
   • Küsige ülemuselt, kas teie tööaruande vormistamiseks on konkreetseid soovitusi. Tema on teie aruande koostamise parim allikas.
2. Esitage kõige olulisema teabe kokkuvõte. Lisage oma järeldused, põhjendused ja soovitused. See võimaldab mõista aruande põhipunkte ilma, et peaksite aruannet tervikuna lugema. Te ei pea kirjutama üksikasjalikke selgitusi, kuid lugeja peaks olema võimeline aru saama, millest aruanne räägib. Kokkuvõte peaks olema üks kuni viis lehekülge.
   • Te ei pea kogu aruannet kokku võtma. Keskenduge ainult aruande peamistele ideedele, näiteks teie esitatud peamistele soovitustele või järeldustele.
   • Kui kirjutate eduaruannet, võite selle jaotise vahele jätta.
3. Lisage sisukord aruandes sisalduvaga. Sisukorras märkige jaotiste pealkirjad ja leheküljenumbrid, kust see jaotis algab. See võimaldab lugejal vajaliku teabe leidmiseks aruandes hõlpsalt navigeerida.
   • Kasutage iga jaotise pealkirju ja pealkirju, et aruannet oleks lihtne lugeda.
   • Arenguaruande kirjutamisel ei pea te tavaliselt sisukorda lisama, kui teie ülemus ei eelista. Lisage siiski iga jaotise pealkirjad ja päised, et hõlbustada aruandes navigeerimist.
4. Kirjutage sissejuhatus aruandest ülevaate andmiseks. Öelge lugejale, miks te selle tööaruande kirjutasite. Tehke kokkuvõte aruannet ümbritsevast kontekstist ja selgitage oma eesmärki. Esitage küsimused, millele vastate, või probleem, mille lahendate. Märkige aruande tähtaeg ja tegevuskava koos selle sisuga.
   • Sissejuhatus ei pea olema pikk. Ole otsene ja konkreetne, et lugeja mõistaks konteksti ja eesmärki ilma pikema selgituseta.
   • Kirjutage sissejuhatuseks kaks kuni neli lõiku.
   • Arenguaruandes ei tohi sissejuhatus sisaldada rohkem kui ühte või kahte lõiku. See peaks kokku võtma projekti ja selle, mida loodate saavutada. Samuti saate märkida, mida olete juba lõpetanud ja mida teete edasi.
5. Selgitage oma esitatud tulemusi või järeldusi. Esitage põhiülevaade uuringutest või hinnangutest, mille olete selle projektiga seoses lõpetanud. Seejärel arutage ja tõlgendage oma tähelepanekuid ja nende seost aruande teemaga.
   • Enamasti sisaldab see jaotis sissejuhatavat lõiku ja loetelu järeldustest, kuhu olete jõudnud.
   • Nii näeb välja üks järeldus: "1. Meie rahvastik vananeb, mis toob meie klientidele kaasa rohkem terviseriske. "
   • Kui kirjutate eduaruannet, pole teil tulemusi ega järeldusi esitada. Selle asemel loetlege sissejuhatusele järgnevas jaotises oma saavutused või täidetud ülesanded. Selles jaotises saate kirjutada ka lühikese 2 kuni 4 lausega lõigu. Siiski piisab tavaliselt nimekirjast. Võite loetleda: "Festivali telgi eest tasumiseks kogutud 200 eurot", "Lepiti kokku peokavaga festivali kavandamise juhtimiseks" ja "Uuriti 1500 elanikku, et koguda avalikku panust."
6. Andke teile soovitusi tulevikuks. Teie soovitused peaksid selgitama, mis tulevikus juhtub. Selgitage, mida lahendused toovad ja kuidas need on seotud teie järeldustega. Pärast selgituse kirjutamist andke oma soovitused nummerdatud loendis tegevuspunktide kujul. Loetlege oma soovitused kõige olulisematest vähem tähtsateni.
   • Näiteks võite kirjutada: "1. Koolitage kõiki töötajaid CPR-i tegema. "
   • Kui kirjutate eduaruannet, märkige selle asemel ülesanded või eesmärgid, mida soovite järgmisel tööperioodil täita. Näiteks võite loetleda "Leia festivali tarnijaid", "Kinnitage festivali kujundused" ja "Tellige reklaamplakatid".
7. Arutage protsessi ja arutluskäiku, mis viisite teie järeldusteni. Selgitage, kuidas te teema, probleemi või probleemiga tegelesite. Vaadake oma tähelepanekud üle ja selgitage, kuidas need viivad teie soovitusteni. Eraldage arutelu erinevateks osadeks pealkirjade abil, mis ütlevad lugejale, mis selles jaotises on.
   • See hõlmab pikemat arutelu uuringute ja hinnangute üle.
   • See jaotis peaks olema rekordi pikim.
   • Kui kirjutate eduaruannet, võite selle jaotise vahele jätta. Selle asemel lisage jaotis takistuste kohta, millega projektiga töötades kokku puutusite ja kuidas nendega toime tulite. Võiksite kirjutada: "Paljud elanikud ei tagastanud küsitlust, sest see polnud postikulu. Edaspidi kaasame oma küsitlustesse ettemakstud posti või lubame elanikel oma uuringu digitaalselt täita. "
8. Loetlege kõik aruande koostamisel kasutatud viited. Viited võivad hõlmata ajakirjaartikleid, uudisartikleid, intervjuusid, küsitlusi, küsimustikke, statistikat ja muud seotud teavet. Tsiteerige neid viiteid aruande lõpus ja sildistage leht "Viited".
   • Kui pole täpsustatud teisiti, kasutage äriaruannete jaoks APA-vormingut.
   • Kui teete eduaruannet, võite selle jaotise vahele jätta.
9. Lisage materjalide, näiteks küsitluste, küsimustike või meilide manused. Mitte iga tööaruanne ei vaja manuseid. Kuid võite need lisada, kui soovite lugejatele pakkuda materjali, millele olete viidanud, või kui soovite anda lisateavet, mis aitab neil teemat või teie tähelepanekuid paremini mõista. Märgistage iga manus eraldi tähega.
   • Näiteks: "Lisa A", "Lisa B" ja "Lisa C."
   • Kui kirjutate eduaruannet, ei pea te seda jaotist lisama.
10. Sulgege lühike järeldus koos oma tähelepanekute või edusammude kokkuvõttega. Teil ei pruugi olla vaja järeldust teha, kuid selle kirjutamine võib olla teie pingutuste kena kokkuvõte. Hoidke oma järeldust kolme kuni nelja lausega, võttes kokku aruandes esitatud teabe.
    • Võiksite kirjutada: "Kunstifestivali planeerimisprojekt on rajal ja valmib graafiku järgi. Oleme lõpetanud 90% planeerimiseelsest tegevusest ja nüüd keskendume vajaliku varustuse ostmisele. Projektil pole ühtegi silmapaistvat takistust, kuid järk-järgult tegeleme kõigi tulevaste takistustega.

3. osa 3: Aruande tõhusaks muutmine

1. Kasutage selgeid pealkirju, et aidata vaatajaskonnal aruandes navigeerida. Looge otsesed pealkirjad ja minge otse asja juurde. Lugeja peab täpselt teadma, mida aruanne sisaldab.
   • Pealkirjad võiksid sisaldada sissejuhatust, täidetud ülesandeid, järgmise kvartali eesmärke, takistusi ja lahendusi ning kokkuvõtet.
   • Sobitage pealkirjad aruande teabega.
   • Progressi aruandes on lugejad tõenäoliselt teie juhendaja, meeskond või kliendid.
2. Oma ideede edastamiseks kasutage lihtsat ja otsest keelt. Tööaruanne ei pea sisaldama keerulisi sõnu ja loomingulisi lauseid. Peate lihtsalt oma arvamuse lugejani viima. Väljendage oma ideid võimalikult lihtsate sõnadega ja otstarbekalt.
   • Võite kirjutada: "Neljanda kvartali tulud on 50% suuremad", selle asemel, et "tulud kasvaksid 50%, et saada suurepäraseid neljanda kvartali tulusid".
3. Kirjutage lühidalt, et aruanne oleks võimalikult lühike. Üleliigne kirjutamine raiskab nii teie kui ka lugejate aega. Ära ole pealiskaudne ja asu otse asja juurde.
   • Pidage meeles, et mõned tööaruanded võivad olla üsna pikad, kuna need võivad sisaldada palju teavet. Kuid teie kirjutis peaks alati olema lühike.
   • See on okei kirjutada: "Müük kasvas viimases kvartalis pärast seda, kui müügijõud rakendasid külmkõnet", selle asemel, et: "Nägime eelmise kvartali jooksul eksponentsiaalset tulude kasvu, kuna meie andekad ja pühendunud müüjad olid potentsiaalsed kliendid helistades, et paluda neil rohkem tooteid osta. "
4. Väljendage oma ideid objektiivses ja mitteemotsionaalses keeles. Püsige faktide juures ja laske lugejal teha oma järeldused, tuginedes teema objektiivsele vaatele. Ehkki võite anda probleemile soovitusi, ärge proovige lugejate emotsioone tekitada, et neid veenda. Las lugeja kujundab oma ideed ja hinnangu, tuginedes faktidele objektiivsele vaatele.
   • Selle asemel, et kirjutada: "Lahutatud töötajad on madala moraaliga, muutes kontorist hingetu masina", võiksite kirjutada: "Töötajad, kelle tootlikkuse hinnangud olid teistest madalamad, teatasid, et tunnevad end seotuna."
5. Vältige enamikus aruannetes slängi ja sõna "I" kasutamist. Võib olla asjakohane kasutada eduaruandes sõna "mina", kui kirjutate projektist, mille kallal üksi teete tööd. Kui ei, siis ärge kasutage oma tööaruandes sõna "mina" ega muud slängi. Siiski on okei kasutada lauset suunatud lugejale suunates "sina".
   • Hoidke oma keele spetsialist kogu aruande vältel.
6. Vaadake oma aruanne üle ja veenduge, et selles pole vigu. Grammatika ja õigekirjavead õõnestavad teie tööaruande professionaalsust. On oluline, et vaataksite aruande üle ja veenduksite, et te pole kasutanud kirjavigu, valet sõnastust ega väärkasutatud sõnu. Parim on aruannet kontrollida vähemalt kaks korda.
   • Kui võimalik, laske kellelgi teisel aruannet teie eest kontrollida, kuna teie enda vigu on raske märgata.
   • Kui aeg lubab, peaksite aruande enne kontrollimist vähemalt 24 tunniks kõrvale panema.

Näpunäited

• Pärast oma esimese tööaruande kirjutamist saate seda kasutada tulevaste aruannete mallina.
• Tõenäoliselt on teie töökohal juba tööaruannete mall. Võtke ühendust oma juhendajaga, et näha, kas saate aruande jaoks malli kasutada.
• Võimalusel lähtuge aruande vormingust oma ettevõtte või organisatsiooni olemasolevast tööaruandest. Kontrollige faile oma kontoris või küsige kolleegilt või juhendajalt olemasoleva aruande koopiat.

Hoiatused

• Kui kasutate näiteks olemasolevat aruannet, ärge kopeerige selles olevat sõnastust. See on plagiaat ja toob tõenäoliselt kaasa professionaalseid tagajärgi.