Sisu

• Astuda
• 1. meetod 3-st: õige vormingu valimine
• 2. meetod 3-st: kirjutage oma sõnum
• 3. meetod 3-st: valmistage oma e-kiri saatmiseks ette

Paljud inimesed on üsna vastumeelsed ametliku e-kirja kirjutamise vastu. Tavaliselt kasutate e-posti aadressi saatmiseks isiklikke ja mitteametlikke sõnumeid. Kui peate saatma meili õpetajale, tööandjale, kliendile, riigiasutusele või muule ametlikule sihtkohale, võite järgida mõningaid lihtsaid juhiseid. Hoidke oma sõnum selge ja lühike ning järgige üldtunnustatud stiili, tooni ja vormingu standardeid. Ja ärge unustage enne e-kirja saatmist lugeda ja kontrollida.

Astuda

1. meetod 3-st: õige vormingu valimine

1. Kasutage neutraalset e-posti aadressi. Parim on kasutada e-posti aadressi, mis on teie tegeliku nime variatsioon, mitte kasutajanime, hüüdnime või hüüdnime. E-posti aadressi loomiseks, mis koosneb ainult nimest, ilma lisanumbrite ja -tähtedeta, võite kasutada punkte ja / või sidekriipse või sidekriipse.
   • Näiteks e-posti aadress nagu [email protected] ei tundu eriti professionaalne. Aadress [email protected] seevastu jätab palju tõsisema mulje.
2. Pea kinni professionaalsest fondist. Enamik e-posti teenuse pakkujaid ei luba teil valida paljude erinevate fontide ja paigutusstiilide vahel. Mõlemal juhul on kõige parem jääda ametlikus e-kirjas traditsioonilisele stiilile, sellise fontiga nagu Times New Roman või Arial. Ärge kasutage dekoratiivseid fonte, näiteks Comic Sans või Old English. Pidage meeles ka järgmist:
   • Sisestage oma e-kiri loetavas fondisuuruses, näiteks fondi suurus 12.
   • Vältige spetsiaalseid stiile nagu kursiiv, esiletõstetud või mitmevärvilised fondid, välja arvatud juhul, kui nende kasutamine on teie e-posti sisu ja eesmärgiga seoses õigustatud.
   • Ärge kirjutage kogu teksti suurtähtedega. Kui sisestate kõik suurtähtedega, näib, et karjute saaja peale.
3. Valige lühike ja täpne teema. Oma aines kasutage märksõnu, mis kirjeldavad täpselt, mis meil on, mitte rohkem kui mõne sõnaga. Nii aitate lugejal vältida teie sõnumi vaatamist, kuna meilil pole teemat, liiga ebamäärast teemat ega teemat, mis jätaks mulje, et e-kiri pole oluline.
   • Teemad nagu: "küsimus", "sõnum minult" või "e-post olulisel teemal" on liiga ebamäärane või üleliigne ja seetõttu täiesti kasutu.
   • Teisest küljest on sellist teemat nagu "Ajakava, külaliste loend, lõunasöögi eelistused ja koosolekute ülevaade 12. märts" liiga palju käsitleda. Pealegi hõlmab see pealkiri mitut teemat.
   • Pealkiri nagu "Eskalaatori kahjustuste kohtumine 12. märtsil" on lühike ja selge. Ta osutab vastuvõtjale ühe peamise teema ja vastava kuupäeva.

2. meetod 3-st: kirjutage oma sõnum

1. Valige sobiv tervitus. Alustage alati ametlikku e-kirja vastava tervitusega. Parim on helistada adressaadile tema nimega (kui te neid teate). Põhimõtteliselt algab ametliku e-kirja tervitus alati tähega "Kallis ...", millele järgneb pealkiri (härra / proua), inimese perekonnanimi ja koma. Kui teate juba inimest, kellele e-post on adresseeritud, võite tervitust alustada sõnaga "Kallis ...", millele järgneb eesnimi.
   • Kui te ei tea selle isiku nime, kellele teie e-post on adresseeritud, kasutage tervitust, näiteks "Lugupeetud härra / proua", "Lugupeetud juhataja / kallis juhatus" või vajadusel "Kellele see puudutab".
   • Ärge alustage oma e-posti aadressi "Tere", "Tere", "Hüvasti" ega muude juhuslike tervitustega.
2. Vajadusel tutvustage ennast esimeses lõigus. Kui teie sõnum on adresseeritud kellelegi, kellega teil praegu ei ole suhet, näiteks uus klient, siis selle ettevõtte värbamis- ja valikuosakonna juhataja, kellele soovite pöörduda, või valla ametnik, öelge kõigepealt kes sa oled ja mis on sinu sõnumi põhjus. Tehke seda oma meili alguses ühe või kahe lausega.
   • Näiteks kui soovite potentsiaalsele tööandjale meili saata, võiksite öelda: "Minu nimi on Erik van Raam. Selle meilisõnumi põhjus on see, et soovin kandideerida veebisaidil CarrièreXYZ.nl nimetatud haldusabilise kohale. "
3. Alustage kõige olulisemast teabest. Pärast enda tutvustamist ja sõnumi põhjuse kokkuvõtet saate liikuda oma e-posti põhiteksti juurde. Pange kõige olulisem teave peaaegu ülaosas. Sel viisil näitate üles lugupidamist saaja kalli aja vastu ja selgitate kiiresti oma e-posti eesmärki.
   • Näiteks kui kirjutate riigiasutuse riigiametnikule, võiksite esimese asjana öelda: "Minu nimi on Aletta van Raam. Leidsin teie e-posti aadressi prokuratuuri veebisaidilt. Kirjutan teile 31. detsembril 2009 seoses liiklusrikkumisega saadud kohtukutse kahtluse alla seadmiseks. "
4. Öelge otse välja, kuidas see on. Ametlikus e-kirjas pole absoluutselt probleem olla otsekohene, kui vaid viisakaks jääte. Võsas ringi liikudes saavutate ainult selle, et teie lugeja tähelepanu kahaneb, mistõttu on tal raskem täpselt kindlaks teha, mida soovite või mida vajate.
   • Näiteks kui saadate õpetajale meilisõnumeid, ärge raisake ruumi tarbetute täiendustega, näiteks: "Ma olen Diana Franssen. Kas sa tunned mind? Keemia 221 on hetkel minu lemmikõppeaine. Mulle meeldib, kuidas loengud on korraldatud. Saan alati kõike suurepäraselt jälgida ja tean alati täpselt, mida eksamil oodata. Eksamitest rääkides tahtsin küsida järgmise eksaminädala kohta. "
   • Selle asemel on palju selgem kirjutada midagi sellist: "Minu nimi on Diana Franssen ja käin teiega keemias 221. Kirjutan teile küsimusega võimaliku konflikti kohta eelseisvatel eksamiaegadel."
5. Hoidke see lühike. E-kirja ettenähtud pikkuse kohta pole ühtegi reeglit. Sellest hoolimata on e-kirjade jaoks kõige parem hoida ühe ekraani (sülearvuti või arvuti) maksimaalne pikkus.
   • Kui teie meil on suhteliselt pikk, jagage see mitmeks lühikeseks lõiguks. Lisage kahe lõigu vahele tühi rida, selle asemel, et iga lõigu alguses taanduda.
6. Hoidke oma keel ametlik. Kirjutate ametliku e-kirja professionaalses kontekstis, mistõttu soovite loomulikult hea mulje jätta. Kasutage terviklikke lauseid ja viisakaid fraase. Vältige selliseid asju nagu:
   • Släng
   • Tarbetud lühendid või kokkutõmbed
   • Emotikonid ja emotikonid
   • Vulgaarne keel
   • Naljad
7. Sulgege oma e-posti aadress korralikult. Mis kehtib tervitamise kohta, kehtib ka sulgemise kohta. Ametliku meilisõnumi saate sulgeda mitmel vastuvõetaval viisil. Lisage sulgemise alla alati oma täisnimi ja ametikoht. Sõltuvalt teie e-posti sisust saate kasutada ühte või mitut järgmistest sulgemistest:
   • "Ootan teie vastust, jään"
   • 'Lugupidamisega,'
   • "Lugupidamisega"
   • "Suur tänu ette,"
   • "Sõbralik tänu,"

3. meetod 3-st: valmistage oma e-kiri saatmiseks ette

1. Lisage kõik manused, mille soovite lisada. Kui peate oma e-kirjaga lisama teatud manused, siis loetlege need oma e-posti sisus, et anda adressaadile teada, et meiliga on manuseid. Hoidke manuste arvu ja suurust väikesena ning valige traditsioonilised ja laialdaselt ühilduvad failitüübid.
   • Näiteks lisage selline kommentaar nagu: "Lisatud saadan teile oma CV ja portfelli koopia PDF-vormingus."
2. Kontrollige oma e-posti hoolikalt õigekirja- ja grammatikavigade osas. Ärge usaldage pimesi oma e-posti teenuse pakkuja või tekstitöötlusprogrammi õigekirjakontrolli. E-kirja valjult lugemine või kellegi teise palumine seda teie jaoks kontrollida on suurepärane võimalus kirjavigade, kirjavigade või ebaselgete lausete valimiseks.
3. Veenduge, et teie e-kirjas pole konfidentsiaalset teavet. Pidage alati meeles, et e-post ei ole 100% turvaline sidesüsteem. Pidage meeles, et e-posti servereid saab häkkida või et adressaat võib tahtlikult või mitte jagada teavet, mida te ei tahtnud teistele avalikuks teha.
   • Vältige paroolide, kontonumbrite või muu konfidentsiaalse teabe lisamist e-kirja.