Sisu

• Sammud
• Meetod 1: 2: kuidas koostada organisatsiooniliste muudatuste juhtimise kava
• Meetod 2/2: kuidas jälgida mis tahes projekti muudatusi
• Soovitused

Muudatuste juhtimise plaane on kahte tüüpi. Üks neist arvestab muudatuste mõju organisatsioonile ja selle eesmärk on toetada üleminekuperioodi. Teist tüüpi plaan võimaldab teil jälgida ühe projekti edenemist, jäädvustada kõrvalekaldeid või muudatusi projekti käigus ja ulatuses. Mõlema plaani eesmärk on selgelt ja selgelt sõnastada, mida täpselt teha tuleb.

Sammud

Meetod 1: 2: kuidas koostada organisatsiooniliste muudatuste juhtimise kava

1. 1 Märkige muudatuse põhjused. Loetlege need tegurid, mis mõjutasid muudatuse rakendamise otsust, näiteks madal tootlikkus, uus tehnoloogia või organisatsiooni missiooni muutmine.
   • Üks lähenemisviis on kirjeldada praegust olukorda organisatsioonis ja seda, millisesse olekusse see tulevikus viib.
2. 2 Määrake muudatuste tüüp ja ulatus. Kirjeldage lühidalt projekti raames oodatavate muudatuste olemust. Märkige täpselt, mida muudatus mõjutab: töökohustusi, protsesse, poliitikat ja / või organisatsioonilist struktuuri. Loetlege osakonnad, meeskonnad, süsteemid ja muud organisatsiooni komponendid, mida eelseisvad muudatused mõjutavad.
3. 3 Märkige, milline sidusrühm seda projekti toetab. Loetlege kõik sidusrühmad, keda selle plaani rakendamine mõjutab, näiteks tippjuhtkond, projektijuht, projekti sponsor, lõppkasutajad ja / või ettevõtte töötajad. Märkige iga kategooria puhul, kas need sidusrühmad toetavad muutmisprojekti.
   • Suurema selguse ja selguse huvides proovige seda teavet tabelis kajastada. Näiteks selliseid mõõdikuid nagu teadlikkus, tugi ja mõju võib pidada kasulikuks malliks ja seada iga sidusrühma jaoks kõrgeks / keskmiseks / madalaks.
   • Võimaluse korral viige sidusrühmade toe loomiseks läbi näost näkku intervjuusid.
4. 4 Looge muudatuste haldamise meeskond. See meeskond vastutab teabe edastamise eest kõigile sidusrühmadele, nende murede ärakuulamise ja muudatuste võimalikult sujuva rakendamise eest. Valige inimesed, keda organisatsioon usaldab ja austab ning kellel on head suhtlemisoskused.
   • See kehtib ka kõrgema juhtkonna taseme kohta. Rõhutage juhtide tähelepanu, et neilt nõutakse mitte ainult plaani kokkuleppimist, vaid ka aktiivset muutuste edendamist.
5. 5 Töötage välja kontseptuaalne lähenemisviis organisatsiooni juhtimiseks. Muutuste edukaks elluviimiseks on kriitilise tähtsusega mõjutajate täielik toetus organisatsioonis. Las iga juht saab muutuste osas kaasa rääkida ja julgustab kõiki aktiivselt osalema eduka muutuse elluviimisel.
6. 6 Tehke iga sidusrühma jaoks plaan. Hinnake iga sidusrühma, sealhulgas muutusi toetavaid riske ja muresid. Jagage ülesanded muudatuste juhtimise meeskonna liikmete vahel nende probleemide lahendamiseks.
7. 7 Tehke kommunikatsiooniplaan. Suhtlus on muutuste juhtimise kõige olulisem komponent. Suhtlege võimalikult sageli kõigi muutmisprotsessis osalejatega. Rõhutage halastamatult muudatuse põhjuseid ja kasu, mida see toob.
   • Kahepoolse suhtluse tagamiseks peaks huvitatud isikutel olema võimalik isiklikult suhelda. Näost näkku kohtumised on hädavajalikud.
   • Teabeallikas peaks olema tippjuhtide sponsor, iga töötaja otsene juht ja kõik täiendavad ettevõtte esindajad, keda sidusrühmad usaldavad. Kogu teave tuleks esitada ühtsel viisil.
8. 8 Rööbastee vastupidavus. Muutused võetakse alati vastu vaenulikult. See juhtub individuaalsel tasandil, nii et rääkige sidusrühmadega isiklikult, et selgitada välja vastupanu algpõhjus. Jälgige kaebusi ja kaebusi, et muudatuste haldusmeeskond saaks probleemid õigeaegselt lahendada. Selliste kõige levinumate probleemide hulka kuuluvad:
   • Muutuste motivatsiooni puudumine või kiireloomulisuse puudumine.
   • Mõistmatus tervikpildist või põhjustest, miks muudatusi vaja on.
   • Protsessi sisendi puudumine.
   • Ebakindlus tuleviku, tulevaste kohustuste või tulevaste kohustuste suhtes.
   • Juhtkonna suutmatus täita ootusi muudatuste elluviimise või kommunikatsiooni osas.
9. 9 Eemaldage takistused. Enamikule kaebustele peaks vastama lisateave või muudatused suhtlusstrateegias konkreetsete küsimuste kohta. Muudel juhtudel võidakse nõuda täiendavaid samme, mis tuleks lisada teie plaani või jätta vajaduse korral muudatuste haldusmeeskonnale. Mõelge, milline järgmistest võib teie organisatsiooni jaoks asjakohane olla.
   • Tööülesannete või tööprotsesside muutumise korral on vaja keskenduda töötajate koolitamisele.
   • Kui ootate meeskonna moraali langust või liiga stressirohket üleminekut uude keskkonda, leevendage õhkkond ettevõtteürituse või töötaja preemiaga.
   • Kui sidusrühmad ei ole motiveeritud muutuma, arendage stimuleerimissüsteem.
   • Kui sidusrühmad tunnevad end üle parda, korraldage nende tagasiside saamiseks koosolek ja kohandage oma plaani vastavalt.

Meetod 2/2: kuidas jälgida mis tahes projekti muudatusi

1. 1 Määrake rollid muutuste juhtimises. Loetlege kõik selle projekti jaoks vajalikud rollid. Kirjeldage iga rolli jaoks vajalikke kohustusi ja oskusi. Siia kuuluvad vähemalt projektijuht, kes peab igapäevaselt muudatusi ellu viima, ja projekti sponsor, kes peab jälgima üldisi edusamme ja tegema otsuseid muudatuste juhtimise kohta juhtkonna tasandil.
   • Suure organisatsiooni suuremate projektide puhul peate jagama projektijuhtimise rolli mitme erineva taustaga inimese vahel.
2. 2 Kasutage juhtpaneeli muutmist. Tarkvaraprojektidel on tavaliselt muudatuste juhtimise juhtpaneel, millele pääsevad juurde iga sidusrühma liikmed. Selline tarkvara võimaldab muudatuste taotlusi automaatselt kokku leppida, kõrvaldades selle projektijuhi vastutuse, samuti teavitades sidusrühmi otsustest. See lähenemisviis toimib hästi projektides, kus on palju huvigruppe, samuti projektides, mis nõuavad projekti ulatuse ja eesmärkide korrapärast läbivaatamist.
3. 3 Töötada välja muudatuste taotluste rakendamise protsess. Mõelge, kuidas idee teoks teha, kui keegi meeskonnast tuvastab järgmise vajaliku sammu. Kirjeldage seda protsessi ja kooskõlastage see eelnevalt kogu meeskonnaga. Siin on näide:
   • Meeskonnaliige täidab muudatustaotluse vormi ja edastab selle taotluse projektijuhile.
   • Projektijuht registreerib selle taotluse üldises taotluste loendis ja märgib taotluse oleku, kui tehakse otsus idee elluviimiseks või sellest loobumiseks.
   • Juht väljastab meeskonnaliikme ülesande koostada täpsem plaan, võttes arvesse vajalikke ressursse.
   • Projektijuht saadab plaani kinnitamiseks projekti sponsorile.
   • Muudatust rakendatakse. Huvitatud isikuid teavitatakse korrapäraselt praegusest olukorrast.
4. 4 Looge muudatustaotluse vorm. Iga muutmistaotlus tuleb registreerida taotluste üldloendisse ja sisaldada järgmist:
   • muutmistaotluse kuupäev;
   • Projektijuhi määratud muutmistaotluse number
   • nimi ja kirjeldus;
   • taotleja nimi, e -posti aadress ja telefoninumber;
   • prioriteet (kõrge, keskmine, madal). Vahetute muudatuste juhtimise plaanid nõuavad selget ajakava;
   • toote ja versiooni number (tarkvaraarendusprojektide jaoks).
5. 5 Salvestage taotluste logisse lisateave. Taotluste logi peaks kajastama ka praegust otsust ja rakendusmeetmeid. Lisaks taotlusvormis täpsustatud teabele tuleks siia lisada ka järgmised andmed:
   • märge heakskiidu tulemuste kohta (kinnitatud või tühistatud);
   • taotluse heaks kiitnud isiku allkiri;
   • muudatuse rakendamise tähtaeg;
   • muutmisprojekti valmimistähtaeg.
6. 6 Jälgige suuri muutusi. Lisaks igapäevasele projekti staatuse jälgimisele on abiks ka kõigi antud projekti oluliste otsuste jälgimine. Sellised dokumendid hõlbustavad pikaajaliste projektide või projektide jälgimist, mille käigus juhtkond muutub. Seda teavet kasutatakse ka klientide ja kõrgema juhtkonna teavitamiseks. Kui teete muudatusi projekti, prioriteetide või strateegia ajastuses, ulatuses või nõuetes, pange tähele järgmist teavet:
   • Kes tegi otsuse.
   • Kui otsus tehti.
   • Otsuse põhjuste ja rakendamisprotsessi lühikirjeldus. Manustage kõik selle protsessiga seotud dokumendid.

Soovitused

• Looge usaldust ja pühendumust nii oma töötajate kui ka klientide seas. Muudatused kipuvad inimesi ebamugavalt tundma. Näidates inimestele, et olete pühendunud nende huvides tegutsemisele, võite aidata teil saada nende toetust.