Sisu

• Sammud
• Osa 1 /3: Võtke aega sortimiseks
• Osa 2/3: Dokumentide ja failide sortimine
• Osa 3 /3: igakuiste failide loomine
• Näpunäiteid
• Mida sul vaja on

Kontorifailide korrastamine võib olla keeruline ülesanne, eriti kui teil on palju faile ja dokumente. Kuid see ei pea olema valulik protsess. Edasine planeerimine ja failisüsteemi puudutavate otsuste tegemine aitab teil oma faile oma ärivajadustele vastavaks korraldada ja olulisi dokumente tõhusamalt otsida. Siin on mõned sammud kontorifailide korraldamise alustamiseks.

Sammud

Osa 1 /3: Võtke aega sortimiseks

1. 1 Varuge oma failide korraldamiseks piisavalt aega, et te ei peaks mitu korda alustama ja peatama. Enne alustamist veenduge, et teil oleks uute failide loomiseks piisavalt kaustu ja otseteid.

Osa 2/3: Dokumentide ja failide sortimine

1. 1 Jagage korraldatavate dokumentide ja failide mass väiksemateks, paremini hallatavateks pakettideks.
   • Vaadake iga pakett eraldi läbi ja visake ära või rebige kõik dokumendid ja failid, millest saate lahti, et vähendada failiruumi ja vähendada segadust.
   • Jagage dokumendid ja failid, mida soovite säilitada, kahte erinevasse virna: 1 failide jaoks, millega tuleb lähikuudel tegeleda, ja 1 failide jaoks, mida saab arhiveerida ja mis ei vaja lähiajal juurdepääsu.
2. 2 Kui teil on kliendifailid, salvestage kaustad tähestikulises järjekorras. Näiteks kui iga kaust on inimese nimi või ettevõtte nimi, võiksite kaaluda inimeste perekonnanime järgi tähestikulist korraldamist. Kui jah, siis veenduge, et faili iga vaheleht oleks selgelt märgistatud inimese perekonnanimega, millele järgneb tema eesnimi. Salvestage kaustad tähestikulises järjekorras ja märkige seejärel kappide sahtlid nii, et teate, milline sahtel sisaldab perekonnanime ja millise tähega.
3. 3 Kui teil on oma ettevõtte eri osade jaoks faile, salvestage teave kategooriate kaupa. Teil võib olla arvete, teenuste või lepingute jaoks mõningaid faile. Sellisel juhul peate need korraldamiseks korraldama erinevatesse kategooriatesse. Märgistage iga fail selgelt oma õige kategooriaga ja sisestage kõik asjakohased dokumendid. Võimalik, et peate looma alamkategooriaid, nii et alamkategooriate kategooriate ja failikaustade määramiseks kasutage rippuvat salvestuskausta.
   • Looge dokument dokumentidele, millega tuleb kiiresti tegeleda, et saaksite teada, kust kiiresti olulised dokumendid leida.
   • Asetage failid kappi nii, et ajutised failid on ees ja tõmblukuga failid taga. Nii on failid, millega sagedamini tegelete, kohe kättesaadavad.

Osa 3 /3: igakuiste failide loomine

1. 1 Lisaks ülaltoodud meetodite kasutamisele lisage kaustade komplekt, mis on tähistatud kuu (ja aasta ----). Kui teil pole aega seda kohe teha, pange oma dokumendid vähemalt igakuisele faili, et saaksite kronoloogilises järjekorras esitatud teabega töötada. Samuti tagab see, et teil on vihjeid selle kohta, kust otsida, kui midagi vajate.
   • Igakuised failid on ka hea koht dokumentide salvestamiseks, mis tegelikult ei sobi teistesse kategooriatesse.
2. 2 Aasta lõpus vaadake, mis on igakuistes kaustades alles, ja võite leida mustri - ja uue failirühma (kategooria nimi), mis teie süsteemist puudub. Looge talle uuel aastal fail.
3. 3 Kleepige ülejäänud teave kuu kohta. Salvestage ühes failis nimega Mitmesugused (Aasta ----).

Näpunäiteid

• Kui olete oma kontorifailid korrastanud, olge korrastatud. Olge oma failihaldussüsteemiga järjepidev ja pange kõik sinna, kus see peaks olema.
• Visake ära, taaskasutage või rebige tükeldamiseks dokumente, mida te ei pea, et vältida segadust uues failihaldussüsteemis.

Mida sul vaja on

• Toimikukapp
• Rippuvad failid
• Kaustad
• Sildid (sildid)
• Markerid