Kuidas oma klientidele ärikirja kirjutada

Sisu

Sammud
Osa 1 /2: Ärikirja vorming
Osa 2: Kuidas ärikirja kirjutada
Näpunäiteid

Kui teil on oma ettevõte, peate tõenäoliselt oma klientidele ärikirju kirjutama. Eesmärgid võivad olla erinevad: teavitamine uutest sündmustest või tingimustest, ettevõtte nimel klientide kaebustele vastamine. Olenemata kirjutamise põhjusest on oluline alati säilitada professionaalne toon ja äristiil.

Sammud

Osa 1 /2: Ärikirja vorming

1 Kasutage professionaalset kirjaplanki. Ärikiri esindab teie ettevõtet. Sellega seoses peaks kirjal olema sobiv vorm. Samuti ärge unustage kasutada oma ettevõtte logo või kaubamärki.
- Saate luua kirja päise, kasutades Microsoft Wordi jaoks valmis värvilisi malle. Kasutage tõelist ettevõtte logo või kaubamärki.
2 Avage tekstiredaktor. Kõik ettevõtte ärikirjad tuleb alati arvutisse trükkida.
- Looge uus dokument ja määrake veerised 2,54 sentimeetrile.
- Kasutage serifi kirjatüüpe, nagu Times New Roman, Georgia või Arial. Niisiis, fondi suurus ei tohiks olla suurem kui 12, kuid mitte vähem kui 10. Fondi tüüp või suurus ei tohiks negatiivselt mõjutada kirja loetavust.
- Kasutage ühe reavahet.
3 Kohanda ploki kuju. Plokivorm on ärikirjade kõige levinum vorming. Seda on ka kõige lihtsam seadistada ja järgida. Iga üksus on õigustatud ja eraldatud ühe tühikuga. Ärikiri peaks lehe ülaosast allapoole sisaldama järgmisi punkte:
- Tänane kuupäev või kirja saatmise kuupäev. Ärge unustage lisada kuupäeva, sest seda kasutab saatja ja saaja nii raamatupidamiseks kui ka juriidilistel eesmärkidel. Andke täpne kuupäev.
- Saatja aadress. See on teie standardvormingus aadress. Kui teie aadress on juba kirja päises loetletud, võite selle sammu vahele jätta.
- Väljaminev aadress. Sisestage kirja saaja nimi ja aadress. Võite kasutada aadressi "Meister" või "Armuke". Niisiis, kui saaja on Nina Serova, saate kirjutada nii „proua Nina Serova” kui ka „Nina Serova”.
- Tervitused. Võite kirjutada “Lugupeetud proua Serova” või “Kallis Nina Serova”. Kui te pole kindel, kes seda kirja loeb, kirjutage "Austatud härrad". Samuti on olemas valik "Teadmiseks kõigile huvilistele", kuid see tuleks jätta viimaseks abinõuks, kui adressaat pole teada.
- Kirja põhiosa. Seda osa käsitletakse üksikasjalikumalt järgmises osas.
- Viimane osa ja allkiri. Kirjutage: "Lugupidamisega" - või: "Parimate soovidega."

Osa 2: Kuidas ärikirja kirjutada

1 Määratlege oma sihtrühm. Kirja toon peaks sõltumata publikust jääma alati professionaalseks, kuid sõnade ja keelevahendite valik sõltub kirja adressaadist. Kui kiri on teise ettevõtte personaliosakonnale, siis tuleks kasutada ametlikumat keelt. Konkreetse kliendi poole pöördudes võite kasutada mitteametlikku ja lihtsat keelt.
- Samuti aitab see vältida arusaamatusi. Ärge kasutage lugejale arusaamatuid termineid. Näiteks ei pruugi kliendid teie ettevõttes kosmoseprogrammi lühendeid teada, seega ärge kasutage neid oma kirjas.
- Ärikirjutamise kõige olulisem reegel on, et tekst peaks olema selge, lühike ja viisakas.
2 Esitage kirja eesmärk esimesel real. Mõelge kirja eesmärgile. Kas soovite anda uue kontori aadressi? Tuleta kliendile võlga meelde? Kas vastata kaebusele? Pidage seda meeles, kui peate kirja esimese lause kirjutama. Ärge kasutage ebamäärast sõnastust ja asuge otse asja juurde.
- Kirjutage esimeses isikus, kui avaldate oma arvamust ettevõtte omanikuna. Kui pöördute mõne ettevõtte või organisatsiooni nimel, kirjutage teine isik.
- Kasutage üheselt mõistetavat lauset, näiteks: "Käesolevaga teavitame teid" - või: "Käesolevaga tahame teada järgmist." Kui pöördute ettevõtte omanikuna, kirjutage esimeses isikus: „Ma tahan teiega ühendust võtta”, - või: „Hiljuti õppisin ..., nii et ma tahaksin ...”.
- Näiteks soovite teie (ettevõtte omanik) teavitada Nina Serovat ühe kuu võlast. Alustage oma kirja nii: „Soovin teile teatada, et 2015. aasta märtsi seisuga on teie kontol võlg.”
- Kui olete ettevõtte töötaja ja vastate klientide kaebustele oma ettevõtte kosmoseprogrammi kohta, alustage nii: „Saime teie kommentaarid seoses meie Marsi koloniseerimisprogrammiga.”
- Mõnikord peate lugejale ütlema, et ta võitis konkursi või sai koha haridusasutuses. Alustage nii: "Mul on hea meel teatada ...", - või: "Meil on hea meel teatada ...".
- Kui teil on vaja halbu uudiseid teatada, alustage sellest fraasist: "Kahjuks teatame teile ...", - või: "Pärast hoolikat kaalumist otsustati ...".
3 Kasutage kehtivat häält. Ametlikus kõnes kasutatakse sageli passiivset häält, kuid see võib muuta kirja teksti üksluiseks või arusaamatuks. Kehtiv hääl võimaldab teavet edastada otsustaval toonil.
- Näide passiivsest häälest: "Milliseid samme saab teha?" Sel juhul ei ole subjekt “sammud” toimingu teostaja, vaid kogeb toimingu ise.
- Kehtiva hääle näide: "Milliseid samme saame teha?" Selles versioonis kasutatakse aktiivset häält, mis võimaldab ideed selgelt ja selgelt edasi anda.
- Mõnikord võimaldab passiivne hääl edastada oma sõnumi ja mitte juhtida liiga palju tähelepanu veale või inetule faktile. Kasutage seda ainult sel juhul. Tavaliselt eelistatakse kehtivat häält.
4 Link eelmistele sündmustele või suhtlus lugejaga. Võimalik, et olete varem Nina Serovat võlast teavitanud. Lugeja võis eelmisel konverentsil väljendada oma rahulolematust teie kosmoseprogrammiga. Kui olete juba suhelnud, siis tuletage seda asjaolu meelde. Lugeja saab meelde tuletada olulisi üksikasju ning teie kiri on palju olulisem ja pakilisem.
- Kasutage selliseid väljendeid nagu: „Vastavalt eelmisele kirjale…”, „Täname teid õigeaegse makse eest eelmisel kuul” - või: „Meil oli hea meel kuulda teie konstruktiivseid kommentaare mais toimunud konverentsil.”
5 Esitage taotlus või pakkuge abi. Määrake viisaka palvega positiivne toon või pakkuge abi vormis koostööd.
- Oletame, et olete ettevõtte omanik ja soovite veenda klienti võlga tasuma. Kasutage fraasi: "Oleksin tänulik abi ja kohese tasu eest."
- Kui kirjutate ettevõtte nimel, kasutage fraasi: „Soovime teile personalijuhiga isikliku kohtumise korraldada.”
- Paku ka vastata kõigile võimalikele küsimustele ja hajutada lugeja kahtlused. Näide: "Vastame hea meelega teie küsimustele või kõrvaldame maksega seotud kahtlused", - või: "Kas soovite meie programmi kohta rohkem teada saada?"
6 Täitke kiri. Kasutage oma või kliendi poole kutset tegevusele. See võib olla taotlus tasuda võlg kindlaksmääratud aja jooksul või pakkumine kliendiga kohtumise korraldamiseks.
- Kirjutage ettepanek lootusega tulevikus suhelda: „Ootame teiega kohtumist järgmisel nädalal eelarvekoosolekul,” - või: „Arutame hea meelega teiega kõiki neid aspekte üksikasjalikumalt, kui kohtume oma kontoris . ”
- Märkige, kas kirjale on lisatud dokumente. Lisage selline fraas: "Saadame teile eelmise kuu arve", või - "Kirjale on lisatud kosmoseprogrammi koopia."
- Kasutage lõpus fraasi. Klientidele on kõige parem kirjutada: "Lugupidamisega", - või: "Parimate soovidega".
- Kasutage sõnastust “Lugupidamisega” ametlikes kirjades võõrastele.
- Kirjutage: “Kõike head”, kui teate inimest või teete temaga koostööd.
7 Paranda vead. Õige vormistus ja sõnastus ei mängi mingit rolli, kui kirjas on grammatilisi vigu!
- Proovige leida kõik passiivse hääle juhtumid ja tehke vajalikud kohandused.
- Pöörake tähelepanu pikkadele ja segavatele lausetele. Ärikirjas kehtib reegel „parem vähem on parem”, seega tuleks pikad laused kõrvale jätta.