Sisu

• Sammud
• Nõuanne
• Mida sa vajad

Kontorifailide korrastamine pole lihtne ülesanne, eriti kui tegemist on suurte failide ja dokumentide koguste korraldamisega. Sellest väljakutsest saate siiski üle, kui plaanite ette ja otsustate arhiivisüsteemi üle. See aitab teil oma ettevõtte profiili korrastada ja tagab oluliste dokumentide kiirema leidmise. Oma missiooni alustamiseks saate vaadata allpool olevat artiklit selle kohta, kuidas oma kontori dokumente korrastada.

Sammud

1. osa 3-st: korraldage õige aeg

1. 

   Pange oma rakenduse korraldamiseks ette kindel aeg, et vältida keskel häirimist. Enne alustamist pidage uue profiili loomiseks pappi ja kleebiseid. reklaam

2. osa 3-st: dokumentide ja dokumentide korrastamine

1. 

   
   
   Jagage dokumentide ja failide hunnikud väiksemateks, paremini hallatavateks tükkideks.
   • Koguse vähendamiseks ja üleliigsuse piiramiseks töötlege korstnad ükshaaval ja puhastage või hävitage mittevajalikud paberid.
   • Jagage ülejäänud dokumendid ja failid kaheks eraldi osaks, üks järgmistel kuudel töödelda vajavate failide jaoks ja teine ​​arhiivifailide jaoks, mis ei vaja kiiret töötlemist.

2. 

   
   
   Kui teil on kliendiprofiil, korraldage kaustad tähestiku järgi. Näiteks kui iga sideaine oli isiku või ettevõtte nimi, saate kirjeid selle isiku nime järgi sortida. Sellisel juhul peaksite märkima igale profiilikaardile kliendi täisnime.Korrastage kaaned tähestiku järgi, seejärel sildistage oma arhiivisahtlis, et näha, kummal sahtlil on nimi, mis algab kindla tähega.

3. 

   
   
   Sorteeri kategooria järgi, kui kirjeid on ettevõtte paljudes osades. Mõni kirje on seotud arvete, garantiide või lepingutega ning peate need jagama erinevatesse kategooriatesse. Märgistage iga kirje vastavalt vajadusele ja asetage dokumendile kõik asjakohased dokumendid. Võimalik, et peate looma teisese profiili, seega kasutage iga kategooria ja kaane teisejärguliseks märkimiseks rippuvat kaant.
   • Looge kiireloomuliste dokumentide portfell, et saaksite olulised dokumendid kiiresti üles leida.
   • Pange ajutised failid sahtli ette ja arhiivifailid sahtli taha, et pääseksite hõlpsamini juurde töötlemist vajavatele failidele.
   reklaam

3. osa 3-st: kirjete sortimine kuude järgi

1. 

   Lisaks ülaltoodud meetodite kasutamisele saate oma sideained korrastada kuu (ja aasta) järgi. Kui teil pole aega seda kohe lahendada, võite oma paberid kuupäeva töötlemiseks oma igakuisesse arvestusse panna. See samm aitab teil ka otsustada, kuhu dokumente kiiremini salvestada.
   • Kuukirje sobib ka muud tüüpi dokumentide hoidmiseks.

2. 

   Aasta lõpus kontrollige igakuises arvestuses allesjäänud pabereid ja saate teada uue malli, samuti puudub süsteemis uus rekordirühm (kategooria nimi). Looge uuel aastal nende paberite jaoks profiilid.

3. 

   Lõigake ülejäänud paberid kuude kaupa. Hoidke faili rühmas „Segatud” (aasta-). reklaam

Nõuanne

• Pärast dokumentide korrastamist peate kontoris korras hoidma. Parandage arvestuse pidamise süsteem ja tagastage paberid oma kohale.
• Uue arvestuse pidamise vältimiseks visake mittevajalikud dokumendid minema, hävitage need või hävitage need.

Mida sa vajad

• Arhiivikapid
• Riputatav kate
• Kõvas köites
• Kleebised
• Markerid