Sisu

• Astuda
• 1. osa 4-st: briifingu kaardistamine ja seadistamine
• 4. osa 2: Asja kirjeldamine
• 4. osa 3: järelduste ja soovituste tegemine
• 4. osa 4-st: briifingu kontrollimine
• Näpunäited

Briifing kirjeldab konkreetset teemat ja selle tausta, tavaliselt valitsusametniku või muu poliitikakujundaja jaoks. Need otsustajad peavad iga päev tegema raskeid valikuid paljudel erinevatel teemadel ja neil pole aega iga teemat põhjalikumalt uurida. Briifing aitab inimese tähelepanu juhtida ühele probleemile ja toob välja olulised üksikasjad, mida ta peaks teadma. Seejärel pakutakse briifingul lahendusi ja tehakse ettepanekuid parendamiseks. Briifingu kirjutamine on õpilastele, ärimeestele, poliitikutele ja aktivistidele kasulik oskus. Veenev briifing on ülevaatlik, hästi korraldatud ning hõlmab kõige olulisemaid ja asjakohasemaid fakte ja lahendusi.

Astuda

1. osa 4-st: briifingu kaardistamine ja seadistamine

1. Määrake briifingu ulatus. Reguleerimisala hõlmab nii briifingu sügavust kui ka pikkust. Millises üksikasjas teemat kajastate? Kui palju erinevaid teemasid kajastate? See sõltub sellest, kui palju teavet leiate ja kui palju teavet peate oma väidete toetuseks esitama.
   • Briifingu ulatuse kindlaksmääramine on oluline, sest see võimaldab lugejal täpselt teada, millist teavet arutatakse ja mida mitte.
2. Tunne oma publikut. Enne briifingu kirjutama asumist on oluline teada, kes seda lugema hakkab. See kontrollib valikuid, mida dokumendis teete. Enne alustamist mõelge järgmistele küsimustele ja kui te ei tea veel vastuseid, proovige teada saada järgmist:
   • Kes seda dokumenti loeb? Valitsuse ametnikud? Ärijuhid? Ajakirjanikud? Nende kombinatsioon?
   • Kui palju lugeja sellest probleemist juba teab? Kas nad üldse teavad sellest midagi? Mida peab lugejaskond teab?
   • Milline autoriteet on lugejal selles küsimuses? Milliseid muudatusi saab ta teha?
3. Planeerige peamised punktid. Enne briifingu kirjutamise alustamist peaksite kaardistama (kas mõtetes või konspektis) põhipunktid, millele soovite tähelepanu juhtida.
   • Kuna briifing ei ole tavaliselt pikem kui üks või kaks lehekülge, peaks see olema lühike. Poliitikakujundajad on väga hõivatud ja teie küsimus pole ainus, mis neil taldrikul on. Mittevajalikku teavet ega pikalt selgitusi ei ole. Eelnevalt otsustage lühidalt lühikese ülevaate koostamise põhipunktid.
4. Kaaluge malli kasutamist. Kuigi briifingu formaat ei pea olema liiga keeruline, saate oma aega kokku hoida, laadides alla ühe paljudest tasuta veebimallidest, et luua lühikokkuvõtte dokumente MS Wordis.
   • Mall aitab teil oma mõtteid korrastada ja briifingut kiiremini ette valmistada.
5. Mõtle välja nimi, kuupäev ja teemaread. Kui te ei kasuta malli, peate kõigepealt kirjutama nime, kuupäeva ja teemaread.
   • Nimi vastab isikule, kellele briifing on suunatud.
   • Kuupäev vastab briifingu esitamise kuupäevale.
   • Teemarida peaks mõne sõnaga kirjeldama briifingu peateemat, näiteks „Kiusamise levimus koolis Utrechti piirkonnas.” See võimaldab lugejal teada saada, ilma et peaks dokumenti pilkagi vaatama, mida probleem on see, mida ravitakse.
6. Kaaluge kokkuvõtte lisamist. Mõni briifing sisaldab lühikokkuvõtte alguses kokkuvõtet, mis võtab mõnes punktis kokku kogu teksti. Otsustage, kas soovite seda teha, ja kui jah, siis jätke sellele jaotisele ruumi.
   • Väga hõivatud lugeja jaoks annab kokkuvõte peamised punktid enne tähtaega, hõlbustades ülejäänud dokumendi sirvimist.
   • Hästi läbimõeldud briifing on sageli piisavalt lühike, et muuta see osa üleliigseks. Kui aga on viivitamatut tegutsemist vajavaid küsimusi, võib see olla võimalus viidata briifingu kiireloomulisusele, näidates kokkuvõttes selgelt ajakava.
   • Kokkuvõte ei tohiks ületada kolme kuni nelja punkti.

4. osa 2: Asja kirjeldamine

1. Ehitage sissejuhatus, mis võtab asja kokku. Briifingu järgmine osa peaks probleemi või probleemi üksikasjalikult kirjeldama. Alustage lühikese avausega, mida tavaliselt nimetatakse "probleemiks" või "eesmärgiks", kirjeldades ühe või kahe lausega põhiküsimust, millele briifing keskendub ja / või miks te selle briifingu lõite.
   • Näiteks võite kirjutada umbes nii: "Utrechti piirkonna koolides on suurenenud vägivaldsete kiusamisjuhtumite arv." Praegune distsiplinaarpoliitika ei pruugi selle probleemi lahendamiseks olla piisav. "
2. Andke ülevaade olulisematest faktidest / taustadest. Järgmises jaotises "Kaalutlused" või "Taust" peaks olema üksikasjalik teave probleemi või probleemi olukorra kohta, keskendudes hiljutisele arengule ja / või praegusele olukorrale.
   • See jaotis peaks sisaldama teavet, mis on vajalik lugeja jaoks selles küsimuses otsuse langetamiseks. Teabe, mis pole selleks vajalik, võib see ka huvitav olla, välja jätta.
   • Kui te pole seda veel teinud, uurige enne selle jaotise kirjutamist veidi. Selles jaotises sisalduv teave peaks olema võimalikult täpne, konkreetne ja ajakohane.
   • Vajadusel tõlkige teave oma vaatajaskonna jaoks, et see jaotis oleks selge ja lihtne. Vältige žargooni, tehnilist keelt või teavet, mis avalikkust otseselt ei huvita.
   • Kasutage statistikat ja andmeid, kui see on asjakohane, kuid selgitage asju terminitega, millest teie publik saab kiiresti ja lihtsalt aru.
3. Jäta enda arvamus välja. Teie arvamus sellisest olukorrast ja / või sellest, mida tuleks selles osas ette võtta, ei kuulu sellesse jaotisesse. Pea kinni faktidest.
   • Siiski võite valida, kas arutada erinevate kavandatud või käimasolevate toimingute plusse ja miinuseid, tehes kindlaks igaühe tugevad ja nõrgad küljed.

4. osa 3: järelduste ja soovituste tegemine

1. Muutke see asjakohaseks. Teie briifing tuleks lõpetada selliste osadega nagu "Kokkuvõte" ja / või "Soovitused" või "Järgmised sammud". Selline sulgemine peaks selgitama, miks peaks teie lugeja seda küsimust oluliseks pidama.
   • Püüdke siduda asi otse lugeja omakasuga, et muuta oma briifing veenvamaks.
   • Näiteks võite öelda midagi sellist: "Kiusamisjuhtumid viivad vanemad erakooli kaaluma. Need on seotud madalamate testitulemuste ja edukate määradega, mistõttu meie koolid tunduvad ühiskonna silmis vähem efektiivsed. Need vähendavad piirkonna võimalusi eraldada rahalisi vahendeid sihtfinantseerimise ja erasektori vahenditega. "
2. Paku lahendust. Paljud infotunnid pakuvad kirjeldatud probleemile välja pakutud lahenduse, sidudes selle olukorra parandamiseks poliitika muutmisega.
   • Mõni briifing kirjeldab pakutavat lahendust (lahendusi) jaotises pealkirjaga "Soovitused", kuid mõned kirjutajad eelistavad "Järgmised sammud", sest nad tunnevad, et see on pehmema tundega ning vähem ülemeelik või agressiivne. Pidage meeles, et lõpliku sõna ütleb ja lugeja teeb lugeja, mitte teie.
   • See jaotis ei pea olema "tasakaalustatud" nagu tausta / kaalutluste osa. See võib olla koht, kus avaldada arvamust selle kohta, mida tuleks teha.
   • Siiski tuleb märkida, et te ei pea pakkuma mingit konkreetset lahendust. Teise võimalusena võite lihtsalt loetleda mõned võimalused koos nende plusside ja miinustega ning kutsuda lugejat neid valikuid kaaluma ja selle probleemi lahendamiseks mingil viisil tegutsema. Te ei pea tingimata määrama, milline tegevus oleks kõige sobivam.
3. Kasutage oma väite toetamiseks fakte. Teie viimases jaotises olevad teie ettepanekud peaksid lähtuma loogiliselt eelmiste jaotiste teabest. Kasutage esitatud fakte, et näidata, miks teie pakutav lahendus on hea lahendus.
   • Veenduge, et kõik teie pakutavad lahendused on selged ja otseselt seotud probleemiga, nagu olete selle välja toonud. Oletame näiteks, et mainisite eelmises osas kiusamise ennetamise programmide puudumist. Selles osas on mõttekas välja pakkuda selline programm ja võib-olla juhtida teistele koolidele nende tõhusust. Kui te pole veel ühtegi ennetusprogrammi maininud, tundub selline lahendus hämarast.

4. osa 4-st: briifingu kontrollimine

1. Muutke briifing lühemaks. Briifing ei tohiks ületada kahte lehekülge. Kui briifing on sellest pikemaks muutunud, peate kõigepealt kontrollfaasis otsima tükke, mida saab välja jätta.
   • Otsige teavet, mis pole teemaga seotud või vähem oluline, ja eemaldage see materjal, eriti kui see pole seotud teie pakutavate lahendustega.
   • Samas valguses ei tohiks puududa olulised andmed, mis on vajalikud teie argumendi selgeks ja veenvaks. Teil võib tekkida vajadus vahetada teatud teave teise vastu.
   • Püüdke oma teksti redigeerimisel panna end poliitiku või bürokraadi kingadesse. Mõelge, kui palju teavet need inimesed iga päev saavad. Ärge panustage probleemile. Ole osa lahendusest, pakkudes otsuse tegemiseks vajalikku teavet - ei rohkem ega vähem.
2. Eemaldage tehniline keel. Redigeerimisfaasis pöörake tähelepanu tehnilisele keelele või žargoonile, mis muudab teie briifingu vähem kättesaadavaks. Isegi kui proovisite seda briifingu kirjutamisel vältida, on võimalik, et mõned keerukad terminid on dokumenti leidnud.
   • Eriti kui olete asjatundja teemal, millest kirjutate, on lihtne hetkeks unustada, et teie igapäevane keel võib teistele raskesti mõistetav olla.
   • Pidage meeles, et inimeste jaoks, kes pole teemaga liiga kursis, pole ka alati kohe selge, miks miski oluline on. Poliitikakujundajad ei saa tavaliselt olla eksperdid kõigis küsimustes, mille üle otsuseid teha on vaja.
3. Veenduge, et struktuur oleks mõistlik. Veenduge, et peamised faktid, mille olete üles märkinud, tulenevad asjast loogiliselt, kui olete selle kokku võtnud. Kontrollige ka, kas kõik teie pakutavad lahendused vastavad kõige olulisematele kaalutlustele.
4. Kontrollige oma töös hoolikalt vigu. Pärast briifingu pikkuse ja kulgemise kontrollimist vaadake tekst veel kord hoolikalt üle, veendumaks, et sellesse pole vigu pugenud.
   • Õigekirja-, stiili- või grammatikavigadega briifingu muudab lugeja vähem tõsiseks. Võib-olla teete sellise lühikokkuvõttega rohkem kasu kui kahju, sest see võib teie vaatenurka halvustada.

Näpunäited

• Vaadake briifinguid, mille on välja kirjutanud silmapaistvad juhid ja professorid, et õppida tundma nende veenmisstiili.
• Pidage meeles, et kuigi teie briifing võib olla suunatud konkreetsele inimesele, võivad teised - töötajad, kolleegid ja isegi meedia - seda lugeda. See on hea põhjus hoida oma keel võimalikult ligipääsetavana, isegi kui kavatsetud lugejal on teemast mingid teadmised.