Sisu

• Sammud
• Meetod 1: 1: päevakava koostamine
• Näpunäiteid
• Hoiatused

Päevakord on üksikasjalik nimekiri teemadest, mida koosolekul või koosolekul käsitletakse. See on koosolekute planeerimise ja läbiviimise lahutamatu osa, kuna see kirjeldab koosoleku eesmärki ja käsitletavaid küsimusi, loetleb esinejad ja määrab aja, millal iga teema läbi mõelda. Kui teil on vaja kohtumist planeerida, koguge kogu vajalik teave ja korraldage see päevakorras struktureeritud viisil. Järgmised näpunäited aitavad teil seda õigesti teha.

Sammud

Meetod 1: 1: päevakava koostamine

1. 1 Teavitage kõiki osalejaid koosolekust eelnevalt.
   • Saate neile saata e -kirju või levitada teenuseteateid trükitud kujul.
   • Lisage koosoleku kuupäev, kellaaeg, koht ja eesmärk.
   • Küsige adressaatidelt vastust. Andke neile teada, et kõik, kes kutseid vastu võtavad, peavad koosolekule ilmuma.
2. 2 Paluge igal osalejal teile eelnevalt teada anda, millist küsimust nad koosolekul käsitleda kavatsevad.
   • Paluge igal kolleegil kirjeldada küsimuse olemust ja üksikasju, mida nad koosolekul käsitleda soovivad, et saaksite selle õigesti ja täpselt päevakorda võtta.
   • Määrake, kui kaua võtab osaleja oma küsimuse kaalumiseks aega.
3. 3 Loetlege kõik päevakorrapunktid.
   • Tehke kolmeveeruline tabel pealkirjadega „Päevakorrapunkt”, „Esineja” ja „Aeg aruteluks”.
   • Loetlege vaadeldavad küsimused nende välimuse, asjakohasuse või tähtsuse järjekorras.
   • Kirjutage iga esineja iga teema lühikirjeldus.
   • Pealkirja lisage koosoleku üksikasjad - kuupäev, kellaaeg ja asukoht, eesmärk ja kestus.
4. 4 Küsige iga saatejuhi käest, kas ta nõustub oma kõneviisi ja küsimusele eraldatud ajaga.
5. 5 Vajadusel parandage päevakava.
6. 6 Saatke kinnitatud päevakorra koopiad kõigile koosolekul osalejatele. Tehke seda enne tähtaega, et nad saaksid sisu üle vaadata ja kohtumiseks valmistuda. Kaks päeva peaks olema piisav.

Näpunäiteid

• Kui saate taotluse lisada päevakorda mõni päevakorrapunkt, mis ei ole seotud koosoleku teemaga, kutsuge esinejat järgmisel koosolekul seda küsimust arutama.

Hoiatused

• Eraldage igale esinejale piisavalt aega oma teema esitlemiseks. Pidage meeles oma väljavaateid ja ärge proovige ühele koosolekule liiga palju teavet lisada. Pidage meeles, et osalejatel võib tekkida küsimusi või nad soovivad arutada täiendavaid teemasid.